Gestionnaire de Base – Base Manager

Gestionnaire de base

A propos du rôle : Concern est largement reconnu au Tchad comme l’un des principaux acteurs humanitaires travaillant sur la résilience et a aussi récemment intensifié son intervention humanitaire dans le Lac de manière significative afin de soutenir les communautés vulnérables (hôtes, personnes déplacées, réfugiés) touchées par la crise prolongée du lac Tchad.

Il s’agit d’un poste avec des conditions non accompagnées basé à Bagasola, Département de Kaya, Province du Lac, TCHAD pour 12 mois renouvelable avec un salaire Grade 3 €36,527 – €40,586 par an plus avantages.

Vous rapporterez au Coordinateur de zone (AC) à Bagasola et vous serez le Manager du Log/Admin Officer. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le Program Manager (PM) et l’admin/Rh officer basés à Bagasola ainsi qu’avec le Systems Director (SD) et le Finance Manager (CFM) basés à Ndjamena.

Nous aimerions que vous commenciez le plus tôt possible.

Votre objectif: est de fournir un soutien quotidien à la mise en œuvre du programme en s’assurant que les systèmes (informatique, logistique, administration et RH) fonctionnent selon les besoins du programme et conformément aux politiques, procédures et normes de Concern. Sous la supervision du coordinateur de zone(AC), vous améliorerez les compétences de gestion et de planification du personnel Support de Concern de Bagasola et contribuerez au développement de systèmes efficaces et rentables qui respectent les directives, politiques et procédures informatiques, logistiques, RH et administratives. Vous dirigerez l’amélioration continue des systèmes en place et suggérerez des modifications si nécessaires. Vous soutiendrez la mise en œuvre de projets et apporterez un soutien efficace et opportun à tous les programmes de Bagasola dans vos domaines de responsabilité.

Vous serez responsable de:

Gestion du bureau

• Superviser l’entretien et le fonctionnement des locaux de Concern (bureaux / magasins et résidence) à Bagasola en veillant à ce que les fournitures, le personnel et les procédures opérationnelles standard soient en place.
• S’assurer que les baux de tous les locaux sont gérés activement, en s’assurant que les demandes de paiement (y compris les taxes) sont traités en temps opportun et que les renouvellements de contrats sont évalués et mis en œuvre ou modifiés en temps opportun, en collaboration avec le bureau de la coordination de Ndjamena.
• Assurer la liaison avec le bureau de Ndjamena pour assurer un soutien des systèmes efficace et opportun et la collaboration nécessaire à la mise en œuvre du programme.

Logistique:

• Assurer le respect des systèmes et procédures de Concern en matière de logistique, avec le soutien du AC et du SD.
• Gérer les fonctions logistiques (achats, transport, stockage, gestion des actifs) au Lac, en veillant à ce que toutes les tâches soient effectuées en temps opportun et conformément aux procédures de Concern et des donateurs.
• Assurer la gestion optimale de la flotte automobiles y compris les véhicules de location et des générateurs: superviser et maintenir le système de gestion du transport du programme, y compris la planification des mouvements des véhicules, le rapport de transport, etc. et planifier l’entretien / les réparations. Une attention particulière sera accordée à la gestion des générateurs, à la maintenance, à la gestion et à la consommation de carburant de même qu’au suivi des commandes des véhicules de location et des paiements des fournisseurs.
• Veiller à la mise en place des procédures et documentation de stockage, et de déstockage conformément aux règles logistiques de Concern et des bailleurs
• Partager avec le programme, de façon hebdomadaire, le suivi des achats et attirer l’attention sur les achats qui nécessitent une attention particulière
• Mettre en place un mécanisme de suivi des mouvements de véhicules en appui au fleet officer
• Gérer les actifs de Concern au Lac en veillant à ce que tous les actifs soient enregistrés, suivis, marqués et surveillés à l’aide d’un inventaire complet et d’un registre des actifs.

• Superviser la gestion efficace des entrepôts et des magasins Concern au Lac et s’assurer qu’ils fonctionnent conformément aux procédures Concern.

• Contribuer à l’élaboration de budgets précis notamment en ce qui concerne la logistique, le transport, les magasins, l’administration, les communications, la sécurité et les ressources humaines, pour les propositions des donateurs et dans le cadre du processus budgétaire annuel de Concern.

• Gérer et surveiller directement le transport et l’administration des dépenses et du budget du Lac.

• Travailler avec les équipes de programme et le SD pour élaborer des plans d’achats annuels réalistes et s’assurer qu’ils sont maintenus, respectés et régulièrement mis à jour.

• S’assurer que tout le personnel de Concern au Lac soit formé à la planification des commandes et connaît les procédures d’approvisionnement; informer le personnel de chaque révision.

• Conseils sur la distribution des articles de secours aux bénéficiaires et s’assurer qu’ils sont conformes aux procédures de Concern.

• Assurez les journaux, les rapports de transport, les ressources humaines et les rapports administratifs sont compilés et produits régulièrement selon les besoins et dans les délais.

Gestion des ressources humaines

• Assurer la supervision de la gestion au personnel des RH / Administration. Aider aux recrutements (si nécessaire) et fournir une formation au personnel concerné sur les systèmes et politiques de Concern et s’assurer que les normes de transparence et de responsabilité sont conformes à la politique de Concern et aux exigences des donateurs. En particulier, travailler en étroite collaboration avec le personnel des RH pour renforcer leurs capacités. Veiller à ce que les évaluations du développement du rendement du personnel (PDR) de la base soient effectués en temps opportun et de manière appropriée.
• Appuyer dans la gestion du personnel journalier suivant les procédures RH de Concern (recrutement etc….)
• Conseiller sur la planification de carrière du personnel du Support
• Tenir à jour les listes du personnel et fournir régulièrement des rapports de dotation au AC et au SD, en donnant des conseils sur les besoins en personnel.
• Conseiller et surveiller la mise en œuvre de la politique et des procédures RH de Concern vis-à-vis du personnel international et national.
• Assurer que les informations fournis chaque mois pour la gestion des salaires soient correctes et les transmettre dans les délais
• Assurer un suivi assidu des congés
• Appliquer et sensibiliser l’ensemble du personnel du Lac aux politiques RH Concern
• Assurer la compréhension de tous sur les mémos et notes de services

Gestion financière

• Sous la responsabilité du AC , assurer la supervision de la gestion au personnel des RH / Finance .
• du Field Finance Officer
• S’assurer de participer au cash count hebdomadaire et mensuel avec le AC en accord avec les procédures finances en place.
• S’assurer du respect des délais pour la soumission des rapports financiers hebdomadaires et mensuels à N’Djamena.
• Sous la supervision du AC, gérer les prévisions de trésorerie et soumettre à temps les besoins pour assurer le transfert des fonds en temps opportun.
• Veiller à ce que la documentation relative aux dossiers soumis pour paiement à N’Djamena soit complète conformément aux procédures de Concern.
• S’assurer de faire respecter les procédures en place.
• Élaborer des budgets de transport et d’administration précis pour les propositions des donateurs et dans le cadre des processus budgétaires annuels de Concern
• Gérer les dépenses et les budgets de transport et d’administration, en veillant à ce que les ressources soient utilisées de manière optimale et que les dépenses soient conformes aux procédures financières de Concern et aux exigences des donateurs
• Analyser les rapports mensuels sur les dépenses de transport et d’administration, en examinant tous les écarts importants par rapport au budget

Prise en charge des communications et des systèmes informatiques:

• Assurer la supervision de la gestion au responsable informatique national (basé à Ndjamena ), en veillant à ce que les besoins informatiques et de communication du personnel soient régulièrement examinés, budgétisés et satisfaits, tout en veillant à ce que les protocoles d’exploitation pertinents soient respectés.
• Conseiller / contribuer à rendre opérationnels les équipements de communication HF, VHF conformément aux politiques de communication et fournir la formation requise au personnel sur l’utilisation et les protocoles d’utilisation corrects.
• En collaboration avec le responsable informatique national et le personnel de gestion du programme, assurer la formation de tout le personnel concerné du programme à l’utilisation et à la maintenance du matériel informatique et de communication.

Sécurité et représentation

• Soutenir le AC dans l’application quotidienne des plans de gestion de la sécurité (SMP) et des procédures opérationnelles normalisées (SOP) de Concern à Bagasola en collaboration avec le groupe de focal de la sécurité (SFG).
• Effectuer toutes les évaluations de sécurité dans les zones d’opérations nouvelles / potentielles avant le déploiement des équipes de programme

• Comme demandé et / ou délégué par le AC :

• Fournir des informations au personnel et aux visiteurs sur le SMP et les SOP et s’assurer que tout le personnel est pleinement conscient de ses tâches et responsabilités liées à la sécurité.

• Représenter Concern auprès des autorités locales et / ou des réunions de sécurité de l’UNDSS des Nations Unies et d’autres membres de la communauté humanitaire à Bagasola.

• Sous la supervision du AC , entreprendre une analyse des incidents et des tendances de sécurité dans la zone d’intervention et les zones environnantes, en s’assurant que la hiérarchie est régulièrement informée de la situation de sécurité et conseille si nécessaire en ce qui concerne l’adaptation des plans de travail et des plans de mouvement.

• Veiller à ce que les résidences, bureaux et véhicules disposent d’une liste des biens et équipements nécessaires en cas d’urgence.

• Aider le AC à développer les relations / la liste de contacts des autres ONGI, UNDSS et les parties prenantes externes pour suivre l’évolution de la situation de sécurité et faire régulièrement rapport à la direction.

• Assurer que toute information de sécurité pertinente et / ou incident de sécurité soit communiquée au AC en temps opportun.

• Le Base Manager (BM) est l’interlocuteur privilégié de la société de sécurité externalisée, veille et retourne sur la qualité des services fournis

Politiques de sauvegarde et responsabilités:

• Adhère et applique les politiques de sauvegarde dans son domaine de responsabilité
• Adhère au mécanisme de réponse aux plaintes et facilite sa mise en œuvre.

Redevabilité

En ligne avec l ’engagement de Concern sur les Core Humanitarian Standard:

• Promouvoir activement l’engagement communautaire dans tous les étapes du cycle du projet (création, implémentation, M&E)
• Travailler en équipe avec les autres collègues pour s’assure que le Mécanisme de gestion des plaintes (CRM) est accessible et efficace at que les plaintes et les feedbacks sont bienvenues et correctement géré
• Travailler avec les collègues pour s’assurer que les informations sur le CRM, sur les sauvegarde et sur le comportement du staff sont connu à tous les niveaux par les bénéficiaires et la communauté

Vos compétences et votre expérience comprendront:

Essentiel:

• Diplôme en logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou discipline associéeAu moins 2 ans d’expérience en systèmes / logistique, avec une expérience en gestion, dont au moins deux ans à l’étranger avec une ONG; Expérience en logistique / approvisionnement / transport / gestion de flotte; expérience de gestion de magasins
• Aptitude avérée à rédiger des rapports
• Des notions en gestion budgétaire
• Excellentes compétences en communication en français,
• Très bon niveau d’anglais, écrit et verbal
• Solides compétences en communication, en résolution de problèmes et en analyse.
• Capable de prioriser et de gérer une charge de travail diversifiée et lourde.
• Compétences éprouvées en matière d’analyse, de planification et de gestion du temps
• Volonté et capacité de communiquer avec les gens et de contribuer au développement des capacités du personnel local
• Bon esprit d’équipe, flexible et capable de travailler avec une équipe nationale et multinationale
• Sensible politiquement et culturellement
• Capacité et volonté de vivre dans des conditions élémentaires pendant de longues périodes
• Excellentes compétences informatiques, y compris Microsoft Word, PowerPoint et Excel.

Souhaitable:

• Master ou diplôme en études de Logistique ou dans un domaine pertinent
• 2 ans minimum d’expérience dans un rôle de manager
• Personnalité extravertie avec d’excellentes compétences de formation
• Expérience de travail / de vie dans un environnement peu sûr
• Expérience ou connaissance des normes internationales telles que SPHERE et Core Humanitarian Standard
• Capacité à travailler sous pression pour respecter des délais serrés

Toute autre exigence particulière:

• Les femmes candidates sont encouragées à postuler

La préoccupation est un employeur d’égalité des chances et accueille les candidatures de toutes les sections de la communauté.

Base Manager

About the role:Concern is widely recognized in Chad as one of the main actor for resilience and humanitarian programming and has recently scaled up its humanitarian intervention in the Lake significantly in order to support vulnerable communities (host, IDPs, refugees) affected by the Lake Chad protracted crisis.

This is a position with unaccompanied conditions based in Bagasola, Department of Kaya, Lake Province, CHAD 12 months renewable with a salary Grade 3 €36,527 – €40,586 per annum plus benefits.

You will report to the Area Coordinator (AC) in Bagasola and manage the Log/Admin Officer. You will work in close collaboration with the Health and Nutrition Program Manager (PM) and the Admin/HR officer based in Bagasola as well as with the Systems Director (SD) and the Country Finance Manager (CFM) based in Ndjamena.

We would like you to start ASAP.

Your purpose: is to provide day-to-day programme implementation support by ensuring that systems (IT, logistics, administration and HR) are functioning as needed by the programme and in accordance with Concern’s policies, procedures and standards. Under the supervision of the AC, you will improve the management and planning skills of Bagasola’s Concern staff and contribute to the development of efficient and cost-effective systems that comply with IT, logistics, HR and administrative guidelines, policies and procedures. You will lead the continuous improvement of the systems in place and suggest modifications as necessary. You will support the implementation of projects and provide effective and timely support to all Bagasola programmes in your areas of responsibility. The Base Manager will assist the ERPC in the overall security management for Concern’s field operations in the Lake.

You will be responsible for:

Office Administration

• Oversee the maintenance and operation of Concern’s premises (offices/stores and residence) in Bagasola, ensuring that supplies, personnel and standard operating procedures are in place.
• Ensure that the leases of all premises are actively managed, ensuring that payment requests (including taxes) are processed in a timely manner and that contract renewals are assessed and implemented or amended accordingly, in collaboration with the coordination office in Ndjamena.
• Liaise with the Ndjamena office to ensure efficient and timely systems support and the collaboration required for programme implementation.

Logistics:

• Ensure compliance with Concern’s logistics systems and procedures, with support from the AC and the SD.
• Manage logistics functions (procurement, transport, storage, asset management) in the Lake province, ensuring that all tasks are completed in a timely manner and in accordance with Concern and donor procedures.
• Ensure optimal management of the fleet, including rented vehicles, and generators: oversee and maintain the programme’s transport management system, including vehicle movement planning, transport report, and plan maintenance/repairs. Particular attention will be paid to the management and maintenance of generators, as well as to fuel management and consumption as well as monitoring rental vehicle orders and supplier payments
• Ensure that stock and de-stock procedures and documentation are in place in accordance with Concern and donor logistics rules
• Share with the programme, on a weekly basis, the monitoring of purchases and flag any purchase that require special attention
• Set up a mechanism to monitor vehicle movements in support of the fleet officer
• Manage Concern’s assets in the Lake by ensuring that all assets are recorded, tracked, tagged and monitored using a comprehensive inventory and assets register.
• Oversee the efficient management of Concern warehouses and stores in Bagasola and ensure that they operate in accordance with Concern procedures.
• Contribute to the development of accurate budgets including logistics, transport, stores, administration, communications, security and human resources, for donor proposals and as part of the annual budget process by Concern.
• Directly manage and monitor the transportation and administration of Lake’s expenses and budget.
• Work with programme teams and the SD to develop realistic annual purchasing plans and ensure they are maintained, adhered to and regularly updated.
• Ensure that all Concern’s Lake staff are trained in order planning and know the procurement procedures; inform staff of each revision.
• Advice on distributing relief items to beneficiaries and ensuring that they comply with Concern’s procedures.
• Ensure that logs, transport reports, human resources and administrative reports are compiled and produced regularly as needed.

Human Resources Management

• Provide management supervision to HR/Administration staff. Assist with recruitments (if required), provide training to staff involved on Concern systems and policies, and ensure that standards of transparency and accountability are in line with Concern policy and donor requirements. In particular, work closely with HR staff to build their capacity. Ensure that staff performance development review (PDR) assessments are carried out in a timely and appropriate manner.
• Support in the management of short-term staff according to Concern’s HR procedures (recruitment etc….)
• Advise on career planning for Support staff.
• Maintain staff lists and provide regular staffing reports to the AC and SD, advising on staffing needs.
• Advise and monitor the implementation of Concern’s HR policy and procedures vis-à-vis international and national staff.
• Ensure that the information provided each month for the management of salaries is correct and transmitted on time
• Ensure a regular follow-up of staff leaves
• Apply and raise awareness on the HR policies of Concern to all staff in the Lake
• Ensure understanding of all memos and notes

Financial Management

• Under the supervision of the AC, provide day to day management supervision of Finance Field Officer
• Participate in the weekly and monthly cash count, with AC and cashier in accordance with the financial procedures in place.
• Ensure timely submission of weekly and monthly financial reports to N’Djamena.
• Under the supervision of the A, manage cash flow forecasts and submit on time requirements to ensure timely transfer of funds.
• Ensure that documentation of files submitted for payment to N’Djamena is complete in accordance with Concern procedures.
• Ensure that the procedures in place are respected.
• Develop accurate transport and administration budgets for donor proposals and as part of Concern’s annual budget processes.
• Manage transport and administration expenses and budgets, ensuring that resources are used optimally and that expenses comply with Concern’s financial procedures and donor requirements.
• Monitor monthly reports on transportation and administration expenses, reviewing any significant variances from budget.

Communications and IT Systems Support:

• Provide management oversight to the National IT Officer, ensuring that computer and communication needs of the staff are regularly reviewed, budgeted for, and met, while ensuring that relevant operating protocols are adhered to.
• Ensure that all HF/VHF and other communications equipment are operational in line with communication policies and provide required training to staff on the correct use and usage protocols.
• In conjunction with the National IT Officer and programme management staff, ensure the training of all relevant programme staff in the use and maintenance of communications and IT equipment.

Security and Representation

• Support the AC in the day-to-day application of Safety Management Plans (SMP) and Standard Operating Procedures (SOP) of Concern in Bagasola in collaboration with the Safety Focal Group (SFG).
• Perform all security assessments in areas of new/potential operations prior to the deployment of programme teams.

• As requested and/or delegated by the AC:

  • Provide information to staff and visitors on the PMS and SOPs and ensure that all staff are fully aware of their safety-related tasks and responsibilities.
  • Represent Concern to local authorities and/or United Nations UNDSS security meetings and other members of the humanitarian community in Bagasola

• Under the supervision of the AC, undertake an analysis of security incidents and trends in the intervention area and surrounding areas, ensuring that the hierarchy is regularly informed of the security situation and advises as necessary in what concerns the adaptation of work plans and movement plans.

• Ensure that residences, offices and vehicles have a list of the goods and equipment needed in the event of an emergency.

• Assist the AC in developing the relationships/contact list of other INGOs, UNDSS and external stakeholders to monitor developments in the security situation and report regularly to management.

• Ensure that any relevant security information and/or security incident is communicated to the ERPC in a timely manner.

• The Base Manager (BM) is the privileged interlocutor of the outsourced security company, monitors and reviews the quality of the services provided.

Accountability

In line with Concern’s commitments under the Core Humanitarian Standard (CHS):

• Actively promote meaningful community participation and consultation at all stages of the project cycle (planning, implementation, M&E);
• Work with relevant colleagues to ensure that the Complaints and Response Mechanism (CRM) is functional and accessible, that feedback and complaints are welcomed and addressed;
• Work with relevant colleagues to ensure that information about CRM, safeguarding and expected staff behaviour is disseminated among programme participants and communities.

Safeguarding Policies and Responsibilities:

• Adhere and apply the safeguarding policies in their area of responsibility.
• Adhere to the complaints response mechanism and facilitate its implementation.

Your skills and experience will include:

Essential:

• Diploma in logistics, supply chain management or related discipline.
• At least 2 years of experience in systems/logistics, with management experience, including at least two years abroad with an NGO; Experience in logistics/procurement/transport /fleet management; store management experience.
• Proven ability to write reports.
• Knowledge of budget management
• Excellent communication skills in French.
• Very good level of English, written and verbal.
• Strong communication, problem solving and analytical skills. Able to prioritize and manage a diverse and heavy workload.
• Proven analytical, planning and time management skills.
• Willingness and ability to communicate with people and contribute to the capacity building of local staff.
• Good team player, flexible and able to work with a national and multinational team.
• Politically and culturally sensitive
• Ability and willingness to live in basic conditions for long periods of time.
• Excellent computer skills including Microsoft Word, PowerPoint and Excel.

Desirable:

• Master or diploma in logistics studies or in a relevant field
• 2 years minimum of experience in a managerial role
• Outgoing personality with excellent training skills
• Work/life experience in an unsafe environment
• Experience or knowledge of international standards such as SPHERE and Core Humanitarian Standard
• Ability to work under pressure to meet tight deadlines

Any other special requirement:

• Women candidates are encouraged to apply

Concern is an equal opportunity employer and welcome applications from all section of the community.