GERENTE DE FINANZAS ACTED Colombia & Venezuela

Objetivo.
El Gerente de Finanzas de la misión ACTED Colombia y Venezuela (Country Finance Manager – CFM) es un miembro clave del Equipo de Gestión a nivel de país. Él / la CFM será responsable de la gestión financiera ACTED en la misión bajo la autoridad de la Representante País. El/la CFM asegura que se respete la legislación y normas nacionales y que se apliquen los estándares financieros y administrativos de ACTED en términos contables, tributarios, sistemas de control financiero, procesos de información internos/externos, administrativos, operativos para garantizar un uso eficiente de los recursos. Él/Ella dirige, brinda apoyo técnico y desarrollo de capacidades al personal administrativo y de finanzas de la misión.

Objetivos:

1. Administrar y controlar el ciclo de contabilidad, tesorería asegurándose de que se cumplan los plazos y el Manual de Procedimientos de Finanzas Globales de ACTED y las normas en vigor en los países de intervención.
2. Asegurar el control financiero, administrativo y la presentación de informes internos adecuados, anticipar, reducir e informar los riesgos financieros, asegurando que las operaciones se ejecutan de manera rentable con una gestión de efectivo planificada, de conformidad con los procedimientos financieros, administrativos y requisitos legales de ACTED y los donantes.
3. Asegurar un ciclo de proyecto fluido desde una perspectiva financiera desde la elaboración del presupuesto (en línea con la estrategia de país y las normas de los donantes) hasta el informe final y el cierre de un proyecto.
4. Liderar los equipos de finanzas, administración y coordinar y facilitar el acceso a la información dentro de los equipos FLATS (Finanzas, Logística, Administración, Transparencia y Seguridad).

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

1. Gestión contable y de tesorería
   1.1 Gerencia de Contabilidad-supervisar el ciclo contable de la misión
   a. Asegurar entradas de datos oportunas y precisas en el libro de caja, el libro de banco y SAGA siguiendo las descripciones estándar definidas en el Manual de Procedimientos de Finanzas Globales de ACTED;
   B. Verificar y coordinar los libros contables mensuales de cada área;
   C. Supervisar el proceso de verificación de saldos bancarios y de caja al cierre de las cuentas mensuales;
   D. Comunicar las cuentas mensuales a la sede, respetando los procedimientos SAGA y los plazos de acuerdo con el cronograma contable mensual según los Procedimientos financieros de ACTED;
   mi. Gestionar la presentación, circulación, archivo de comprobantes y archivo de documentos contables y financieros en cumplimiento de los procedimientos FLAT y Finanzas (mantener un seguimiento de archivo actualizado: A8.01_Red Cell Game); Revisar aleatoriamente la calidad y el cumplimiento de la documentación de las áreas al momento de centralizar;
   D. Supervisar los Cierres Contables Anuales, Semestrales y mensuales tanto en aspectos de Contabilidad General como Analítica (V1 y V2).

1.2 Administración de la tesorería-garantizar una gestión de efectivo controlado y fluida.

Compromiso de gastos, control presupuestario y gestión financiera
2.1 Compromiso de gastos-garantizar la disponibilidad básica y el
cumplimiento de ACTED y los procedimientos del donante antes de liberar los
pagos:
a. Recopile muestras de los miembros del personal autorizado, establezca un techo de
compromiso en monedas locales, defina métodos y plazos para el pago;
B. Antes del compromiso / pago de cualquier gasto, verifique los niveles de
autorización, la disponibilidad básica, la línea presupuestaria en la que se autorizará el
gasto, asegurando el cumplimiento total de los procedimientos ACTED y de los donantes:
c. En estrecha coordinación con el Gerente de Logística del País (CLM) o
equivalente, negociar los términos de los contratos, incluido el calendario de pagos y las
obligaciones fiscales; asegurandose de que se cumplan los procedimientos de adquisicion;
Seguimiento de compromisos y pagos a través de la herramienta A7.02_Seguimiento de
Contratos (CFU); Asegurar los puntos de control financiero, de cumplimiento y
presupuestario durante las reuniones del Comité de Compras; revisar la coherencia entre
pedidos, cotizaciones/ofertas, órdenes de compra, documentación de convocatoria de
licitación, memorando de adquisición, contrato, facturas, recibos, certificados de finalización
de obras/servicios; Compruebe la capacidad del receptor para respaldar el pago.
Naciones Unidas. Garantizar un proceso de selección de bancos para justificar, abrir/cerrar y gestionar las cuentas
bancarias bajo la autoridad de la Representante País;

de referencia, legislación nacional y restricciones presupuestarias; revisar y validar la
nómina el día 25 de cada mes;
mi. Valide la precisión y el cumplimiento de la contabilidad y la documentación del socio antes del pago.
2.2 Seguimiento del presupuesto del proyecto, control de costos de la misión, auditorías internas y externas – anticipar y reducir los riesgos financieros asegurando que las operaciones se ejecutan de manera rentable y conforme a las normas.
A. Liderar el proceso de consolidación del Seguimiento Presupuestario (A7.01) y Cuadros de Asignación (A5);
B. Analizar / informar brechas entre los presupuestos planificados y los gastos reales; cumplir con la regla de flexibilidad;
C. Anticipar riesgos financieros, presentar actualizaciones presupuestarias y planes de mitigación durante las reuniones FLAT;
D. Análisis e informe mensual de gastos de funcionamiento, flota y comunicación de cada zona (A6.01-04) . Prevenir y reportar cualquier pérdida financiera y operativa (A6.01 Seguimiento de ACT);
E. Presentar a la sede todos los anexos de la herramienta de informes de seguimiento financiero interno (TITANIC) antes del día 15 de cada mes;
B. Supervisar el manejo de las cuentas bancarias: controlar, seguir y verificar de que los
flujos estén debidamente rotulados (anticipos, transferencias, etc.), consultar saldos y
justificaciones, autorizar transferencias; Informar a la sede a través de la herramienta de
informes de flujos A1_PRATIC;
C. Supervisar el manejo de cajas fuertes y efectivo: cantidad disponible, cheques de saldo,
instrucciones de seguridad;
D. Evalúe las necesidades mensuales de flujo de efectivo para proyectos y áreas, complete y
comparta el formulario A4.01_Solicitud de efectivo el 15 y 30 de cada mes;
mi. Gestionar transferencias de dinero, áreas de suministro de efectivo y cantidades en
circulación, al tiempo que define los procedimientos de pago (transferencia bancaria, cheque,
efectivo, etc.);
F. Asegurarse de que los donantes sean facturados a tiempo y reportarlo a través de la
herramienta A4.04_ATROCE.

En estrecha coordinación con el equipo administrativo, asegúrese de que los
contratos del personal estén en línea con la tabla salarial estándar ACTED, los presupuestos
disponibles y las regulaciones; proponer revisiones de las tablas salariales basadas en puntos

Haga un seguimiento de los formularios de salida para el personal internacional y asegúrese de que se envíen a la sede central una vez validados;
G. Tomar la iniciativa en la preparación de la auditoría externa en apoyo a los equipos de cumplimiento del país, si los hay; Contribuir a las reuniones de apertura / cierre, respuestas a informes de auditoría, planes de implementación de recomendaciones.

1. Gestión del ciclo financiero del proyecto
   A. Desarrollar presupuestos e informes de proyectos. -garantizar la viabilidad financiera de los proyectos, respetando las normas y los plazos de ACTED y de los donantes.
   B. Recopilar información de los departamentos pertinentes para consolidar los presupuestos de las propuestas de proyectos de acuerdo con las necesidades del proyecto/misión y las limitaciones de los donantes; Proponer suficientes programas y presupuestos de apoyo, incluidos los planes de inversión de la misión, en estrecho vínculo con la coordinación del país;
   C. Revisar y negociar los términos de los contratos de subvención antes de la firma (calendario de informes financieros y de pago, uso del sistema de fondos compartidos de la sede central, etc.);

Planificar, consolidar, redactar y cotejar con los informes financieros del Departamento de Desarrollo de Proyectos (PDD) cuando se requiera (ad’hoc, provisional y final), respetando los plazos contractuales y reglas como flexibilidad, elegibilidad y período de liquidación, etc. ;
E. Pagos de seguimiento de los donantes y cierre del proyecto financiero (liquidación del contrato).

1. Liderazgo de equipos y otras tareas
   A. Actualizar el organigrama y los TdR de los departamentos de finanzas y administración (si corresponde) de acuerdo con el desarrollo de la misión;
   B. Supervisar el equipo, planificar y realizar contrataciones de personal financiero, administrativo, operativo, realizar evaluaciones, seguir la gestión de carrera, identificar personal con potencial y contribuir a la política de movilidad interna de ACTED;
   C. Asegurar la capacitación y el desarrollo de capacidades para los miembros del equipo de finanzas de ACTED y los socios para aumentar el nivel de capacidad y habilidades técnicas;
   D. Promover activamente articulaciones fuertes y estructuradas con todos los equipos (Logística y PDD en particular); Representar a ACTED con redes financieras y administrativas relevantes a nivel de país;
   E. Mejorar los flujos de información dentro del departamento y con otros departamentos;
2. Planificar misiones de monitoreo de campo;
   G. Realizar cualquier otra actividad afín que le asigne su supervisor inmediato.
   INDICADORES CLAVE DE RENDIMIENTO
   • % de TITANIC presentado completo, a tiempo y con un nivel aceptable de precisión
   • % de informes financieros entregados a tiempo y con precisión
   • % de ACT o gastos no elegibles (debido a auditorías externas, revisiones de informes financieros de donantes) en el presupuesto anual general y % de cambio en comparación con el año anterior
   • % de proyectos realizados dentro del presupuesto aceptado y % de cambio en comparación con el año anterior
   • Seguimiento de efectivo promedio para la misión y tiempo para recibir el pago de un donante entre la fecha de finalización de un proyecto y la fecha en que se recibe el pago; % de cambio en comparación con el año anterior
   • Número de planes de alerta y acción desarrollados por el departamento de finanzas para mejorar el sistema, el proceso y las prácticas
   • Realización regular y oportuna de reuniones internas de coordinación (WCM, FLAT meeting, MCM) y contribución a los informes a presentar a HQ (MMR)
   • Tasa de retención entre el personal de finanzas internacionales y nacionales.
   • CUALIFICACIONES, CUALIDADES HUMANAS, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES TÉCNICAS REQUERIDAS
     Cualificaciones
     • Pregrado: Contador (a) titulado con tarjeta profesional, economista, administrador de empresas, administrador financiero, ingeniero industrial, carreras afines.
     • Especialización y/o maestría en auditoría, revisión fiscal, gerencia financiera, gerencia administrativa, afines.
     • Experiencia con más de 3 años como gerente y/o persona a cargo, para gestionar – liderar, procesos contables, administrativos, financieros, tributarios; preferiblemente en organizaciones de cooperación internacional, ONG’s y entidades sin ánimo de lucro.
     • Conocimientos en NIIF, impuestos, retenciones, liquidaciones, reformas tributarias, auditorias Etc.
     • Manejo de software contable, deseable SAGA.
     • Dominio de Excel, Word y Outlook y plataformas informáticas.
     • Ventaja Fluidez en idioma inglés y/o francés.
     Cualidades humanas
     • Amabilidad, aceptación, solidaridad • Empatía • Respeto.
     • Apoyo a los demás. Capacidad para trabajar en equipo y para construir buenas relaciones.
   • Competencias:
     • Dinamismo
     • Trabajo en equipo
     • Responsabilidad
     • Comunicación
     • Orientación a resultados
     • Gestión de conocimientos.
     • Liderazgo.
     • Autoconciencia.
     CONDICIONES CONTRACTUALES:
   • Contrato por prestación de servicios por tres meses renovables.
   • Afiliaciones a seguridad social como cotizante independiente al régimen contributivo.
   • El pago de aseguramiento es bajo responsabilidad del contratista, el ingreso base de cotización a seguridad social es del 40% del total de sus ingresos mensuales.
   • Trabajo 100% presencial y viajes a regiones.
   • Ciudad – Bogotá.
   • Honorarios desde $5.500.000 COP dependiendo de su experiencia.
   • Teniendo en cuenta que la contratación será en Colombia, es importante mencionar que las personas extranjeras que apliquen a esta convocatoria deben contar actualmente con el permiso válido para trabajar en Colombia y su renovación no quedará del vínculo con la organización.