Gerente de Finanzas

Términos de referencia

GERENTE DE FINANZAS

ACTED Colombia & Venezuela

Objetivo.

El Gerente de Finanzas de la misión ACTED Colombia y Venezuela (Country Finance Manager – CFM) es un miembro clave del Equipo de Gestión a nivel de país. Él / la CFM será responsable de la gestión financiera ACTED en la misión bajo la autoridad de la Representante País. El/la CFM asegura que se respete la legislación y normas nacionales y que se apliquen los estándares financieros y administrativos de ACTED en términos contables, tributarios, sistemas de control financiero, procesos de información internos/externos, administrativos, operativos para garantizar un uso eficiente de los recursos. Él/Ella dirige, brinda apoyo técnico y desarrollo de capacidades al personal administrativo y de finanzas de la misión. El/la CFM alertará a la Representante País en caso de que surjan problemas importantes con un impacto financiero y administrativo potencial en la misión.

Cadena de Mando

Bajo una autoridad de:

• Representante País. (gerente de línea directa)

Gestión Funcional:

• • Equipo de finanzas de ACTED

Relaciones Laborales.

• HQ (sede) Paris (Finanzas, Auditoría, Recursos Humanos)
• Coordinación de País
• Equipo de logística del país
• Equipo de administración
• Coordinadores de Área
• Gerentes de Proyecto
• Cualquier otro departamento

Externo:

• Donantes
• Bancos
• Organizaciones socias nacionales e internacionales
• Auditores externos;
• Abogados nacionales
• Proveedores, Prestadores de Servicios, Contratistas, trabajadores.
• Autoridades nacionales y locales.

Objetivos:

1. Administrar y controlar el ciclo de contabilidad, tesorería asegurándose de que se cumplan los plazos y el Manual de Procedimientos de Finanzas Globales de ACTED y las normas en vigor en los países de intervención.
2. Asegurar el control financiero, administrativo y la presentación de informes internos adecuados, anticipar, mitigar e informar los riesgos financieros, asegurando que las operaciones se ejecuten de manera rentable con una gestión de efectivo planificada, de conformidad con los procedimientos financieros, administrativos y requisitos legales de ACTED y los donantes.
3. Asegurar un ciclo de proyecto fluido desde una perspectiva financiera desde la elaboración del presupuesto (en línea con la estrategia de país y las normas de los donantes) hasta el informe final y el cierre de un proyecto.
4. Liderar los equipos de finanzas, administración y coordinar y facilitar el acceso a la información dentro de los equipos FLATS (Finanzas, Logística, Administración, Transparencia y Seguridad).

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

1. Gestión contable y de tesorería

   1. Gerencia de Contabilidad-supervisar el ciclo contable de la misión

2. Asegurar entradas de datos oportunas y precisas en el libro de caja, el libro de banco y SAGA siguiendo las descripciones estándar definidas en el Manual de Procedimientos de Finanzas Globales de ACTED;

3. Verificar y coordinar los libros contables mensuales de cada área;

c. Supervisar el proceso de verificación de saldos bancarios y de caja al cierre de las cuentas mensuales;

d. Comunicar las cuentas mensualmente a la sede, respetando los procedimientos SAGA y los plazos de acuerdo con el cronograma contable mensual según los Procedimientos financieros de ACTED;

e. Gestionar la presentación, circulación, archivo de comprobantes y archivo de documentos contables y financieros en cumplimiento de los procedimientos FLAT y Finanzas (mantener un seguimiento de archivo actualizado: A8.01_Red Cell Game); Revisar aleatoriamente la calidad y cumplimiento de la documentación de las áreas al momento de centralizar;

d. Supervisar los Cierres Contables Anuales, Semestrales y mensuales tanto en aspectos de Contabilidad General como Analítica (V1 y V2).

1. 1. Administración de la tesorería-garantizar una gestión de efectivo controlada y fluida.

a. Garantizar un proceso de selección de bancos justificado, abrir/cerrar y gestionar las cuentas bancarias bajo la autoridad de la Representante País;

b. Supervisar el manejo de las cuentas bancarias: controlar, seguir y asegurarse de que los flujos estén debidamente rotulados (anticipos, transferencias, etc.), consultar saldos y justificaciones, autorizar transferencias; Informar a la sede a través de la herramienta de informes de flujos A1_PRATIC;

c. Supervisar el manejo de cajas fuertes y efectivo: cantidad disponible, cheques de saldo, instrucciones de seguridad;

d. Evalúe las necesidades mensuales de flujo de efectivo para proyectos y áreas, complete y comparta el formulario A4.01_Solicitud de efectivo el 15 y 30 de cada mes;

e. Gestionar transferencias de dinero, áreas de suministro de efectivo y cantidades en circulación, al tiempo que define los procedimientos de pago (transferencia bancaria, cheque, efectivo, etc.);

f. Asegurarse de que los donantes sean facturados a tiempo y reportarlo a través de la herramienta A4.04_ATROCE.

1. Compromiso de gastos, control presupuestario y gestión financiera
   1. Compromiso de gastos-garantizar la disponibilidad presupuestaria y el cumplimiento de ACTED y los procedimientos del donante antes de liberar los pagos:

a. Recopile muestras de los miembros del personal autorizados, establezca un techo de compromiso en monedas locales, defina métodos y plazos para el pago;

b. Antes del compromiso / pago de cualquier gasto, verifique los niveles de autorización, la disponibilidad presupuestaria, la línea presupuestaria en la que se asignará el gasto, asegurando el cumplimiento total de los procedimientos ACTED y de los donantes:

c. En estrecha coordinación con el Gerente de Logística del País (CLM) o equivalente, negocie los términos de los contratos, incluido el calendario de pagos y las obligaciones fiscales; asegurarse de que se cumplan los procedimientos de adquisición; Seguimiento de compromisos y pagos a través de la herramienta A7.02_Seguimiento de Contratos (CFU); Asegurar los puntos de control financiero, de cumplimiento y presupuestario durante las reuniones del Comité de Compras; revisar la coherencia entre pedidos, cotizaciones/ofertas, órdenes de compra, documentación de convocatoria de licitación, memorando de adquisición, contrato, facturas, recibos, certificados de finalización de obras/servicios; Comprobar la capacidad del receptor para respaldar el pago.

1. En estrecha coordinación con el equipo administrativo, asegúrese de que los contratos del personal estén en línea con la tabla salarial estándar ACTED, los presupuestos disponibles y las regulaciones; proponer revisiones de las tablas salariales basadas en puntos de referencia, legislación nacional y restricciones presupuestarias; revisar y validar la

nómina el día 25 de cada mes;

1. Valide la precisión y el cumplimiento de la contabilidad y la documentación del socio antes del pago.

   1. Seguimiento del presupuesto del proyecto, control de costos de la misión, auditorías internas y externas- anticipar y mitigar los riesgos financieros asegurando que las operaciones se ejecuten de manera rentable y conforme a las normas.

2. Liderar el proceso de consolidación del Seguimiento Presupuestario (A7.01) y Cuadros de Asignación (A5);

3. Analizar / informar brechas entre los presupuestos planificados y los gastos reales; cumplir con la regla de flexibilidad;

4. Anticipar riesgos financieros, presentar actualizaciones presupuestarias y planes de mitigación durante las reuniones FLAT;

5. Análisis e informe mensual de gastos de funcionamiento, flota y comunicación de cada zona (A6.01-04) . Prevenir y reportar cualquier pérdida financiera y operativa (A6.01 Seguimiento de ACT);

6. Presentar a la sede todos los anexos de la herramienta de informes de seguimiento financiero interno (TITANIC) antes del día 15 de cada mes;

7. Haga un seguimiento de los formularios de salida para el personal internacional y asegúrese de que se envíen a la sede central una vez validados;

8. Tomar la iniciativa en la preparación de la auditoría externa en apoyo a los equipos de cumplimiento del país, si los hay; Contribuir a las reuniones de apertura / cierre, respuestas a informes de auditoría, planes de implementación de recomendaciones.

9. Gestión del ciclo financiero del proyecto

10. Desarrollar presupuestos e informes de proyectos. -garantizar la viabilidad financiera de los proyectos, respetando las normas y los plazos de ACTED y de los donantes.

11. Recopilar información de los departamentos pertinentes para consolidar los presupuestos de las propuestas de proyectos de acuerdo con las necesidades del proyecto/misión y las limitaciones de los donantes; Proponer suficientes programas y presupuestos de apoyo, incluidos los planes de inversión de la misión, en estrecho vínculo con la coordinación del país;

12. Revisar y negociar los términos de los contratos de subvención antes de la firma (calendario de informes financieros y de pago, uso del sistema de fondos compartidos de la sede central, etc.);

13. Planificar, consolidar, redactar y cotejar con los informes financieros del Departamento de Desarrollo de Proyectos (PDD) cuando se requiera (ad’hoc, provisional y final), respetando los plazos contractuales y reglas como flexibilidad, elegibilidad y período de liquidación, etc.;

14. Pagos de seguimiento de los donantes y cierre del proyecto financiero (liquidación del contrato).

15. Liderazgo de equipos y otras tareas

16. Actualizar el organigrama y los TdR de los departamentos de finanzas y administración (si corresponde) de acuerdo con el desarrollo de la misión;

17. Supervisar el equipo, planificar y realizar contrataciones de personal financiero, administrativo, operativo, realizar evaluaciones, seguir la gestión de carrera, identificar personal con potencial y contribuir a la política de movilidad interna de ACTED;

18. Asegurar la capacitación y el desarrollo de capacidades para los miembros del equipo de finanzas de ACTED y los socios para aumentar el nivel de capacidad y habilidades técnicas;

19. Promover activamente articulaciones fuertes y estructuradas con todos los equipos (Logística y PDD en particular); Representar a ACTED con redes financieras y administrativas relevantes a nivel de país;

20. Mejorar los flujos de información dentro del departamento y con otros departamentos;

21. Planificar misiones de monitoreo de campo;

22. Realizar cualquier otra actividad afín que le asigne su supervisor inmediato.

KEY PERFORMANCE INDICATORS

• % de TITANIC presentado completo, a tiempo y con un nivel aceptable de precisión
• % de informes financieros entregados a tiempo y con precisión
• % de ACT o gastos no elegibles (debido a auditorías externas, revisiones de informes financieros de donantes) en el presupuesto anual general y % de cambio en comparación con el año anterior
• % de proyectos realizados dentro del presupuesto aceptado y % de cambio en comparación con el año anterior
• Seguimiento de efectivo promedio para la misión y tiempo para recibir el pago de un donante entre la fecha de finalización de un proyecto y la fecha en que se recibe el pago; % de cambio en comparación con el año anterior
• Número de planes de alerta y acción desarrollados por el departamento de finanzas para mejorar el sistema, el proceso y las prácticas
• Realización regular y oportuna de reuniones internas de coordinación (WCM, FLAT meeting, MCM) y contribución a los informes a presentar a HQ (MMR)
• Tasa de retención entre el personal de finanzas internacional y nacional.

CUALIFICACIONES, CUALIDADES HUMANAS, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES TÉCNICAS REQUERIDAS

Cualificaciones

• Pregrado: Contador (a) titulado con tarjeta profesional, economista, administrador de empresas, administrador financiero, ingeniero industrial, carreras afines.
• Especialización y/o maestría en auditoria, revisoría fiscal, gerencia financiera, gerencia administrativa, afines.
• Experiencia con más de 3 años como gerente y/o persona a cargo , para gestionar – liderar, procesos contables, administrativos, financieros, tributarios; preferiblemente en organizaciones de cooperación internacional, ONG’s y entidades sin animo de lucro.
• Conocimientos en NIIF, impuestos, retenciones, liquidaciones, reformas tributarias, auditorias Etc.
• Manejo de software contable, deseable SAGA.
• Dominio de Excel, Word y Outlook y plataformas informáticas.
• Fluidez en idioma inglés y/o francés.

Cualidades humanas

• Amabilidad, aceptación, solidaridad • Empatía • Respeto.
• Apoyo a los demás. Capacidad para trabajar en equipo y para construir buenas relaciones.

Competencias:

• Dinamismo
• Trabajo en equipo
• Responsabilidad
• Comunicación
• Orientación a resultados
• Gestión de conocimientos.
• Liderazgo.
• Autoconciencia.

CONDICIONES CONTRACTUALES:

– Contrato por prestación de servicios por tres meses renovables.

– Afiliaciones a seguridad social como cotizante independiente al régimen contributivo.

– El pago de aseguramiento es bajo responsabilidad del contratista, el ingreso base de cotización a seguridad social es del 40% del total de sus ingresos mensuales.

– Trabajo 100% presencial y viajes a regiones.

– Ciudad – Bogotá.

– Honorarios de $5.618.340 COP dependiendo de su experiencia.

– Teniendo en cuenta que la contratación será en Colombia, es importante mencionar que las personas extranjeras que apliquen a esta convocatoria deben contar actualmente con el permiso válido para trabajar en Colombia y su renovación no dependerá del vínculo con la organización.