France : Responsable Transparence et Conformité – Paris (Siège) (déplacements fréquents sur terrain)

CDI | Mars 2022

ACTED

Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.

ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.

Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.

ACTED met en œuvre plus de 500 projets par an auprès de 20 millions de bénéficiaires dans 38 pays. Nos équipes sont composées de 450 employés internationaux et 5500 staff nationaux.

ACTED France (HQ)

Le siège d’ACTED s’est installé à Paris en 2000 dans le but de coordonner les interventions de l’organisation à l’échelle mondiale. Aujourd’hui le siège est composé d’environ 100 personnes dans les départements RH, Finance, Programmes, Audit, Sécurité, Logistique & Systèmes et Communication. Ces départements apportent leur soutien aux 38 missions d’ACTED, comprenant environ 400 expatriés et plus de 5900 salariés nationaux. Le siège fait aussi office de point de convergence pour la Direction d’ACTED, à savoir la Directrice Générale, le Directeur du Développement et les quinze membres du Conseil d’Administration.

Rôle et responsabilités principales

1.Gestion de l’audit interne

• Mettre en place le plan régional d’audit interne approuvé : conduire et superviser les missions d’audit interne via une approche de gestion des risques.

Mettre en œuvre le plan d’audit régional

• En lien avec la Direction Audit, faire un projet de plan audit régional annuel ;
• Faire le lien avec les Directeurs pays pour s’assurer de la disponibilité de leurs équipes ;
• Réévaluer et mettre à jour le plan d’audit régional de manière régulière pour garantir une approche des risques prioritaires.

Revoir les plans audit pays et superviser leur mise en œuvre

• Selon la configuration des départements audit des pays, les missions d’audit interne peuvent être conduites par l’équipe audit du pays au niveau de la capitale et des zones. Revoir et suivre la mise en œuvre des plans audit pays en organisant des rendez-vous téléphoniques réguliers avec le Directeur pays.
• Conduire des missions d’audit interne régionales et superviser les missions d’audit internes pays conduites par l’Adjoint du Coordinateur Technique régional transparence et conformité
• En lien avec la Direction Audit et le Directeur pays, définir le champ d’application et les objectifs avant de conduire les missions d’audits pays.
• Différent types d’audits peuvent être conduits : audits de processus, audits de projet, audit spécifique d’enquête sur une fraude, etc…. à la fois au niveau de la capitale et des zones;
• Envoyer les termes de référence approuvés à l’équipe pays avant la mission ;
• Revoir les ToRs des missions d’audit régional conduites par l’Adjoint au Coordinateur Technique transparence et conformité avant validation du siège ;
• Une fois revus par le Directeur pays et en lien avec le département audit du siège, revoir et approuver les ToRs des missions audit interne pays à conduire par les Chargés de Conformité FLAT.

Mission Audit

• Organiser et conduire les missions d’audit pays en lien avec la Direction Audit, selon le plan régional Audit et la méthodologie Audit interne d’ACTED ;
• Garantir la conformité des procédures standards d’ACTED pour tous les cycles de gestion, anticiper et atténuer les risques de conformité et d’audits externes en s’assurant que les opérations sont réalisées (i) en conformité avec les procédures d’ACTED et des bailleurs, avec les obligations légales, et (ii) en optimisant les coûts ;
• Suggérer des mesures à la Direction Audit du HQ pour atténuer ces risques, discuter des recommandations et résultats principaux avec cette dernière durant la mission ;
• Coordination interne : faciliter la communication entre les départements et le partage d’informations pour développer un environnement de travail positif.
• Faire un projet de plan d’action à discuter avec le Directeur pays durant la session de débriefing.
• Superviser les missions d’audit régionales conduits par l’Adjoint du Coordinateur Technique transparence et conformité (organiser des réunions téléphoniques durant la mission, identifier les problèmes clef, revoir les résultats les plus risqués).
• Superviser les missions d’audit interne pays conduits par les Chargés Conformité FLAT.

Rapport Audit

• Envoyer les projets de rapports d’audit pour l’approbation du HQ dans la semaine suivant l’audit – incluant les résultats, analyses, recommandations et le plan d’action proposé durant la session de debriefing avec le Directeur pays ;
• Envoyer le rapport d’audit approuvé à l’équipe pays.
• Revoir les projets des rapports d’audits régionaux de l’Adjoint au Coordinateur Technique Régional transparence et conformité avant validation du siège ;
• Une fois revu par le Directeur pays et en lien avec le département audit du siège, revoir et approuver les missions pays d’audit interne conduites par les Chargés de Conformité FLAT.

S’assurer du suivi des recommandations

• Superviser la mise en œuvre des recommandations discutées et approuvées avec l’équipe de gestion de la région/du pays et la Direction Audit ACTED ;
• Organiser une réunion téléphonique mensuelle avec le directeur pays pour réévaluer le plan d’action et revoir les enjeux liés à la mise en œuvre des recommandations dans des délais opportuns ;
• Mettre à jour les évaluations des risques en se basant sur le suivi des recommandations.
• Garantir la mise en œuvre du système standard FLAT d’ACTED dans la région
• S’assurer que le système des standards FLAT ACTED est mis en place de manière pertinente dans les missions de la région ;
• Contrôler le flux mensuel de documentation émanant des zones et des partenaires en direction du bureau de la capitale.
• Sur demande du département Audit du HQ, revoir le rapport mensuel de Conformité (FLA 04) et le TITANIC Audit envoyé par l’équipe Conformité.
• Contrôler la conformité avec les règles et législations du pays
• Suivre les cas de litiges (employé, fournisseur, etc.) de la région en lien avec les Directeurs pays et la Directrice Audit du HQ ;
• Suivi de la législation nationale et locale : en lien avec le Responsable Finance pays et le Directeur pays, s’assurer que les législations nationale et locale sont bien respectées (exemption d’impôt, sécurité