Fortalecimiento Institucional Programa Conjunto JOTAY

Términos de referencia para Fortalecimiento Institucional

1. Antecedentes
El programa conjunto en Guatemala, ACTuando Juntas Jotay es la respuesta a la iniciativa GOAT, iniciada por ocho miembros europeos de ACT Alliance. Juntas, comparten un fundamento y una trayectoria sólida como organizaciones basadas en la Fe entre sus aliados y organizaciones internacionales. Como miembros de la ACT Alliance, mantienen el compromiso de trabajar juntas y con otros asociados de la ACT Alliance, tanto a nivel nacional como internacional.

• La iniciativa GOAT busca fortalecer sinergias entre las organizaciones ecuménicas europeas miembros de ACT Alliance, al invertir estratégicamente los recursos disponibles, potenciar el impacto mediante un trabajo conjunto y, sobre todo, contribuir en Guatemala con el fortalecimiento de capacidades de las organizaciones basadas en la fe y de la sociedad civil socias del Programa, para potenciarlas como agentes de cambio y desarrollo por derecho propio.

  Jotay se estableció en Guatemala en abril 2017, con la colaboración activa de seis organizaciones con presencia en este país a través de alianzas históricas con organizaciones de la sociedad civil para el trabajo a favor de las poblaciones más excluidas. Estas fueron: Ayuda de la Iglesia de Noruega, Christian Aid, Brot für die Welt/Pan para el Mundo, Act Iglesia Sueca, ICCO Cooperación y Federación Luterana Mundial (FLM). En 2019, ICCO Cooperación se retiró debido a reestructuración a nivel global y Christian AID participó hasta diciembre 2021.

  El Programa se constituye con un mandato y compromiso de cada una de las organizaciones para colaborar y coordinar entre sí, desarrollando trabajo conjunto desplegando la asociación con un espíritu de mutualidad y reconocimiento de sus raíces y valores comunes.

  En el memorándum de entendimiento 2023-2025 se establecen los siguientes objetivos, valor agregado y principios:
  1. Desarrollar un programa conjunto de país en Guatemala con fundamento en la visión conjunta de las instituciones de cooperación;
  2. Mantener y fortalecer un mecanismo de cooperación efectivo y sólido que: a. dé las directrices del Programa en asuntos de políticos; b. facilite una gobernanza clara y una estructura de administración; c. garantice la propiedad conjunta y la identidad común que, al mismo tiempo, reconozca las prioridades de las instituciones de cooperación;
  3. Permita el uso más efectivo y eficiente de los recursos y recaude una cantidad mayor de fondos de tal forma que contribuya a cambios sustentables que logren el mayor impacto posible; y
  4. Añadir valor por medio de poner en práctica sinergias y productividad, así como de una mayor comprensión interinstitucional y la eliminación de esfuerzos duplicados.

  El plan actual, contiene cuatro áreas temáticas: a. Justicia de género centrada en los derechos de las mujeres; b. Gestión ambiental y territorios sostenibles; c. Derechos humanos y Justicia y d. Gestión del riesgo de desastres y respuesta humanitaria.

  Los enfoques transversales del programa conjunto son: El enfoque de derechos sensible a la igualdad de género; enfoque de sensibilidad al conflicto; basado en derechos humanos; derechos colectivos de los pueblos indígenas y la Norma Humanitaria Esencial (CHS siglas en ingles) en material de calidad y rendición de cuentas. También se incluyen como ejes estratégicos la movilización de recursos, el fortalecimiento de capacidades y la incidencia y la acción política para el cambio; sinergias y articulaciones, comunicación y generación de conocimientos y las acciones ecuménicas y ciudadanas a favor de la vida y la paz.

  El Programa se reafirma la relevancia de conectar lo local con lo global, potenciando la pertenencia a la Alianza ACT, así como el carácter ecuménico del Programa, debido a la naturaleza y mandato de sus organizaciones miembros, por lo que se busca que el Programa defina con mayor claridad su rol con relación a actores y organizaciones religiosas en Guatemala.

  Desde 2017 hasta la fecha, el Programa ACTuando Juntas JOTAY coopera con organizaciones y movimientos de la sociedad civil (mujeres, pueblos indígenas, defensores de derechos humanos), centros de investigación, organizaciones, actores y líderes religiosos que trabajan las áreas temáticas antes señaladas, tanto a nivel nacional como departamental y municipal.

  La FLM es la organización anfitriona del programa conjunto y por tanto la entidad legal y empleador formal de todo el personal contratado. La oficina conjunta está bajo la administración de una coordinadora con soporte de la oficina regional de FLM para garantizar la rendición de cuentas y el buen desempeño.

  La estructura de ACTuando Juntas JOTAY está conformada por una Junta de Gobernanza (JPCC- Joint Program Coordination Commitee) integrada por los representantes de las organizaciones e iglesia miembros lideradas por un/a presidente. La coordinación de JOTAY reporta al Representante Regional de la FLM – Programa Centroamerica. JOTAY cuenta por un equipo local conformado por una Coordinadora, seis oficiales de Programa, una oficial de proyectos y cuatro personas en funciones administrativas y operativas basado en Ciudad de Guatemala.

  A siete años del Programa, la estructura, han tenido cambios. Al inicio se contaba con dos instancias, una conformada por la Junta Supervisora (SB – siglas en Ingles) y el Comité de Coordinación de la Cooperación – CCC. Desde 2020 ha quedado con el Comité de Coordinación del Programa Conjunto (JPCC – siglas en ingles). En cuando al equipo técnico se han mantenido casi la misma estructura, por lo que el JPCC y la coordinadora ven la necesidad de realizar ajustes debido a que el Programa ha crecido, ha acumulado experiencia y el contexto de cooperación ha cambiado. Los retos que implica fortalecer a la sociedad son cambiantes, por lo que amerita realizar ajustes tanto en la estructura del equipo de trabajo, como revisar la dinámica, los mecanismos internos de trabajo, la delegación de responsabilidades, las metodologías, así como las herramientas necesarias para realizar una labor con los estándares de calidad adecuados y de manera oportuna.

  El equipo debe dar la talla en la implementación de los proyectos que operativizan las metas del plan estratégico vigente. Así mismo, deben ser potenciadas sus capacidades para que implemente con eficiencia y eficacia sus funciones, teniendo como documento de base al plan estratégico vigente.

  Uno de los retos es mantener un equipo núcleo y no aumentar en número de empleados/as, sino se apuesta por mejorar la eficiencia del equipo utilizando herramientas agiles, métodos prácticos y software sencillos para desarrollar sus funciones. Igualmente se prefiere mantener o tal vez aumentar el número de organizaciones copartes locales (socias). Es esencial definir responsabilidades para evitar la centralización en la coordinación de Jotay, delegando tareas a otros miembros del equipo. Así mismo definir mecanismos de control de calidad para liberar tiempo de la coordinación en dichas tareas y al mismo tiempo garantizar estándares de calidad.

  El programa también apuesta por proporcionar un ambiente agradable, de crecimiento personal y con valores y principios democráticos a su equipo de trabajo.

  2. Objetivos

  2.1 Objetivo general:
  Desarrollar un proceso de fortalecimiento institucional según las pautas dadas arriba, centrado en el equipo de trabajo y mecanismos eficaces de trabajo.

  2.2 Objetivos Específicos:
  • Revisar y actualizar la estructura de trabajo de acuerdo con el documento borrador de desarrollo institucional Jotay, actualizando los perfiles de puestos y descriptores de puestos de todo el equipo de trabajo.
  • Analizar la dinámica, las responsabilidades, el sistema y los métodos de trabajo actual del equipo y proponer mejoras o una reorganización acorde a las necesidades del Programa y del contexto actual y de acuerdo con los lineamientos de las organizaciones del Programa Conjunto JOTAY (FLM, Act CoS, AIN y BfdW/PPM).
  • Proponer herramientas, sistemas eficientes y un esquema de la estructura del equipo. • Proponer una delegación de tareas, mecanismos de decisión claros

  3. Aspectos relevantes para considerar en la metodología y categorías básicas:
  Las o los consultores postulantes deben presentar una propuesta metodológica detallada, incluyendo los fundamentos y conceptos que aplicará.

  Las o los profesionales deben incorporar diversas modalidades para la recolección de información: entrevistas y reuniones con equipo de trabajo y los/as integrantes del Comité de Coordinación del Programa Conjunto (JPCC).

  4. Perfil de equipo consultor:

  • Consultor (a) con amplia experiencia comprobada de al menos 10 años en procesos de fortalecimiento institucional, reorganización de equipos de trabajo, conocimientos de sistemas y metodologías de trabajo eficientes y eficaces.
  • Manejo de metodologías participativas, inclusivas y respetuosas de la diversidad étnica y de género.
  • Conocimiento amplio del contexto y del ámbito y estructura de la cooperación internacional.
  • Conocimiento de los temas o áreas de los que se ocupa ACTuando Juntas JOTAY.
  • Conocimiento en desarrollo organizacional y sostenibilidad institucional
  • Experiencia internacional y conocimiento del trabajo y las prioridades de las agencias de cooperación internacional, preferiblemente del ámbito ecuménico y europeo.
  • Excelente capacidad de análisis, sistematización y síntesis.
  • Excelente redacción en español.
  • Confidencialidad en el manejo de información.

  5. Responsabilidades en el proceso:

  Equipo Jotay:
  • Facilitar documentaciones relevantes al equipo consultor/a
  • Discutir y proponer ajustes a la propuesta técnica y metodología de trabajo
  • Sostener reuniones de introducción, coordinación y seguimiento al proceso.
  • Facilitar a inicios de la consultoría una reunión con el Comité de Coordinación del Programa Conjunto JOTAY JPCC, y el equipo consultor.
  • Responder solicitudes, consultas y retroalimentación requeridas por el equipo consultor.
  • Participar en las reuniones o talleres definidos por el equipo consultor
  • Facilitar contactos con las organizaciones miembros, organizaciones socias y otros actores claves.

  Consultor (a) o Equipo de -consultores:
  • Elaborar la propuesta técnica, metodológica y financiera. (no mayor de 10 páginas)
  • Responder con puntualidad al cronograma;
  • Sostener reuniones de retroalimentación y efectuar al documento borrador según el cronograma.
  • Coordinar con el equipo de Jotay responsable del proceso (nombrar quien es la persona de contacto en Jotay)
  • Solicitar con antelación información y/o documentaciones extras relacionada al proceso.
  • Entregar el documento final con anexos con estándares de calidad según el cronograma

  6. Cronograma del proceso:

  Lanzamiento de convocatoria 06/12/2023
  Recepción de propuestas 16/12/2023
  Selección de consultor y propuesta 19/12/2023
  Desarrollo de la evaluación 20/12/2023 al 30/03/2024
  Entrega de primer borrador 16 de febrero 2024
  Entrega de informe borrador con comentarios del Programa. 23 de febrero 2024
  Documento final con aprobación satisfactoria 29 de febrero 2024

  7. Modalidad de la contratación, forma de pago y requerimiento de documentos:

  La contratación será por servicios profesionales por medio de un proceso selectivo y de acuerdo con la propuesta técnica aprobada. El informe final al 30 de marzo de 2024. El equipo o el/la consultor/a debe desarrollar su cronograma en la temporalidad indicada.

  La Forma de Pago Honorarios será de la forma siguiente:
  – Transferencia electrónica bancaria.
  – Contra firma de contrato un 30%
  – Contra finalización de primer borrador de evaluación 30%
  – Contra entrega del Documento de evaluación final con aprobación satisfactoria 40%.

  Previa a la firma de contrato deberán presentar y aceptar:
  – Copia de factura contable por servicios profesionales.
  – Constancia del régimen al que está adscrito contablemente.
  – Presentar copia de DPI /pasaporte y registro tributario.
  – Firma de código de conducta.
  – Firma de términos y condiciones generales del contrato
  – Si el equipo consultor no cumpliera con requerimientos de calidad el contratante tiene el derecho de detener el pago hasta que el producto se entregue a entera satisfacción.