Financial Planning and Analysis Assistant

Finance Planning & Analysis Assistant

EQUIPE/PROGRAMME: Finance

LOCATION: Dakar

GRADE: 5

TYPE DE POSTE : National ( CDD/2 ans)

Défense de l’enfance :

Niveau 3 – les responsabilités de ce poste peuvent exiger que le titulaire ait accès ou des contacts réguliers avec les enfants et les jeunes adultes

But du poste

Appuyer à la bonne gestion financière et budgétaire du portefeuille du bureau pays, dans le respect de Save the Children et des bailleurs de fonds.

RELATION HIERARCHIQUE :

Sous la supervision de : Financial Planning and Analysis Coordinator

Personnel sous la supervision du poste : Néant

RESPONSABILITES CLES :

Tout le personnel de Save the Children s’efforce de permettre à nos équipes programme opérations et plaidoyer des bureaux pays d’effectuer un travail de qualité supérieure, dans les délais impartis, selon le budget, avec conformité et dans le respect du plus grand nombre d’enfants.

1. Traitement des transactions :

• Préparer les pièces justificatives et veiller à l’autorisation appropriée des transactions avant leur traitement ;
• Effectuer les enregistrements dans Agresso (système financier) ;
• Participer aux processus de clôtures mensuelles et annuelles

1. Support financier

• Procéder a un contrôle préliminaire des diverses requêtes soumises par le personnel programmatique ;
• Veiller à ce que les normes et les formats soient mis à la disposition des utilisateurs sur le terrain ;
• Contrôler les avances programmatiques accordées au personnel et veiller à ce qu’elles soient régularisées en temps utile conformément aux politiques de Save the Children ;
• Participer à la formation des équipes de projet aux procédures du bailleur et veiller à leur application ;
• Effectuer des missions de terrains afin d’appuyer les projet Coordinators

1. Gestion des archives

• Veiller à ce que les pièces justificatives et les archives soient correctement classées conformément aux lois applicables et exigences des bailleurs ;
• Assurer un classement adéquat des informations financières et des documents à l’appui des transactions avant et après les audits ;
• Appuyer les équipes FCC pour l’audit des différents projets

1. Responsabilité Budgétaire

Participer aux processus de sélection des dossiers d’appels d’offre et garantir l’existence de pièces justificatives adéquates, l’exactitude des montants et le contrôle des paiements ;

• Aider les équipes projets dans le suivi des engagements et des montants des contrats en cours ;
• Etablir le BVA (budget vs actual) mensuel des projets n’ayant pas de réfèrent financier, et aider les budget holders a la lecture de ces documents ;
• Effectuer les réaffectations nécessaires selon les délais impartis ;
• Sous la supervision du FP&A Coordinator, appuyer les budget holders dans les exercices de budgétisation/forecasting ;
• Appuyer le FP&A Coordinator dans les activités de budgétisation (estimation des couts pour les propositions budgétaires ;
• Effectuer la réconciliation des factures (Invoice Reconciliation) dans ProSave selon les délais impartis ;
• Sous la direction du FP&A Coordinator, participer au processus de mise en place et de close-out des projets

Politiques et procédures

• Respecter et faire respecter les procédures de supply chain ;
• Veiller au respect de la politique de Save the Children pour lutter contre la fraude et s’assurer que les partenaires dans sa zone d’intervention appliquent cette politique ;
• Contribuer au respect des engagements pris auprès des partenaires financiers ;
• Dénoncer tous les cas d’abus interne ou externe ;
• Connaitre la politique Child Safeguarding et le Code de Conduite ; et sensibiliser les différentes parties prenante (enfants, partenaires, communauté)

EDUCATION ET QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE

• Master 1 en Finance ou Comptabilité ;
• Expérience d’au moins 2 ans en finance ou comptabilité générale au même niveau de responsabilité, requise ;
• Expérience en gestion comptable/financière de projet d’au moins 2 ans, souhaitable ;
• Avoir la capacité d’organiser efficacement ses tâches quotidiennes ;
• Avoir une bonne connaissance de Office (Excel, Word, Powerpoint) ;
• Avoir une bonne capacité rédactionnelle en Français ;
• Parler couramment le Français et avoir un bon niveau en Anglais

Défense de l’enfant :

Nous devons assurer la sécurité des enfants, ainsi notre processus de sélection qui inclut une vérification rigoureuse de références, reflète notre engagement à la protection des enfants contre tous abus.

Save the Children International a une tolérance ZÉRO sur les dommages / risques délibérés et par inadvertance pour les enfants que nous servons.

Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément à la politique anti-harcèlement de SCI.

Santé et Sécurité

Le tenant du poste doit accomplir ses rôles et responsabilités en conformité avec les procédures de Santé et Sécurité de SCI.