Finance Coordinator

DIMENSION DU POSTE

Pour la réalisation de son programme, Plan International Centrafrique, par le présent avis, lance un appel d’offres pour le recrutement d’un Finance Coordinator pour son Bureau de Bangui

Sous la supervision des Country Finance Manager, le Finance Coordinator sera responsable de :

• Participer à l’élaboration des couts d’opérations du sous bureau (salaire staff support, cout opérationnel…) ;
• Participer aux différentes révisions budgétaires de PO des projets du sous bureau ;
• Suivre la consommation budgétaire des projets du sous bureau avec la collaboration des chefs de projet et détecter les lignes sous/sur consommées et d’éventuels dépassements au-delà de la limite prévue dans le contrat et proposer des corrections.

LE/LA TITULAIRE DU POSTE EST RESPONSABLE DE :

Planification Et suivi budgetaire

• Participer à l’élaboration des couts d’opérations du sous bureau (salaire staff support, cout opérationnel…) ;
• Participer aux différentes révisions budgétaires de PO des projets du sous bureau ;
• Suivre la consommation budgétaire des projets du sous bureau avec la collaboration des chefs de projet et détecter les lignes sous/sur consommées et d’éventuels dépassements au-delà de la limite prévue dans le contrat et proposer des corrections.

Comptabilité, tresorerie Et archivage

• S’assurer du paiement des LSW des staffs expatriés chaque le 15 du mois ;
• Contrôler les commitments (engagements) des projets implémentés au sous bureau en les faisant ressortir pour une discussion avec le Logisticien chaque mois avant la clôture ;
• Poster toutes les factures et journaux préenregistrés par l’assistant comptable pour chaque période avant la clôture et ainsi faire les F-53 et s’assurer que toutes les transactions du mois ont été comptabilisées et enregistrées dans SAP ;
• Veiller au scan de tous les dossiers financiers du sous bureau et insérer dans Teams chaque mois et envoyer les versions dures au CO moyennant la liste des pièces chaque le 15 du mois ;
• Suivre Méthodiquement les avances du sous bureau et veiller à la liquidation dans les différents délais conformément au manuel des opérations en respectant la règle de pas plus d’une avance à un staff ;
• S’assurer qu’aucune avance au personnel ne dépasse 30 jours ;
• S’assurer qu’aucune transaction n’est enregistrée sur NRGRANT durant chaque période pour le sous bureau ou le Country office ;
• Faire un contrôle inopiné chaque mois de la petite caisse du sous bureau. Faire valider le formulaire de contrôle par le Chef de Sous-Bureau/Country Finance Manager et envoyer une copie au Business Analyst et CFM ;
• Veiller à la bonne codification des pièces comptables (GL) avant tout enregistrement dans SAP et acheminement à la logistique ;
• Veiller à l’utilisation des bons comptes de bilan lors des enregistrements ;
• Vérifier à la disponibilité budgétaire pendant toute revue comptable d’une réquisition et paiement ;
• Veiller à l’enregistrement des charges fixes et courantes du sous bureau à savoir : Frais de communication (Telecel et crédit complémentaire), loyer (bureau et Guest), internet (VSAT et autre), Salaires, carburant, abonnement canal, consommation d’eau courante, électricité ceci avant la fin de chaque mois pour la période encours en tenant compte des charges constatée d’avance dans les comptes de bilan ;
• Suivre les paiements cash des activités sur le terrain ;
• Recueillir le cash forecast (prévisions) de chaque département et projet et soumettre pour consolidation au CO dans le délai requis ;
• Veiller qu’aucun cheque dans le rapprochement bancaire n’excède un délai de 3 mois. Auquel cas informer le CFM ;
• Réaliser avec le concours de la logistique du sous bureau l’établissement de la fiche technique du sous bureau comportant : informations sur les Baux (nom, montant, périodicité…), gardiennage, internet, entrepôt, bref cout opérationnel nécessaire au fonctionnement du bureau.

Analyse Et Rapportage Financiers

• Soumettre le draft du pack et le final dans le respect du délai chaque mois, prendre les actions pour cas de « pending Overdue » et informer le CFM en avant la clôture du mois ;
• Faire le draft du rapprochement bancaire au plus tard le 2 du mois suivant et le final au plus tard le 5 de chaque mois. Le rapprochement bancaire devra être soumis au chef comptable pour analyse et au point focal pour consolidation conformément au différentes monnaies (monnaie Locale XAF et Monnaie du Groupe EUR) ;
• Elaborer les drafts des rapports financiers chaque mois du sous bureau et partager avec les différents chefs de projets avec copie Chef de sous bureau, Directeur financier, Business Analyst et chef comptable ;
• Préparer les rapports financiers des bailleurs dans le délai imparti et conformément aux exigences ;
• Elaborer le rapport des avances non-liquidées chaque fin de semaine et partager avec les staffs concernés en copiant le Chef de Sous-Bureau/Country Accountant, le CFM et le Business Analyst.

Renforcement des capacités

• Suivre l’activité de l’Assistant Comptable sous sa supervision et faire son évaluation à mi-parcours et à la fin de l’année ;
• Renforcer les capacités du staff, partenaires et autres acteurs du sous bureau et envoyer le rapport pour archivage ;
• Former les chefs de projets à la lecture des rapports financiers et smart List.

Conformité

• Veiller à l’application des procédures financières en vigueur dans le pays conformément au manuel des opérations, guide des achats, politique de voyage, et autres … Informer le management en cas de débordement ;
• Participer au lettrage des GL account du pays ;
• Participer à l’élaboration des contrats pour les activités du sous bureau et relever les irrégularités ;
• Proposer des solutions pour l’amélioration du traitement comptable et financiers du sous bureau surtout en matière de gestion de cash ;
• Veiller avec la collaboration de la logistique à la disponibilité des décharges ou liste d’émargement des différentes distributions de kits et autres.

COMPETENCES ET CONNAISSANCES REQUISES :

Essentielles

• Avoir au moins Bac +3, Licence, Maitrise ou Master en finances et comptabilité ou équivalent ;
• Expérience d’au moins 3 ans dans un poste similaire dans une ONG International ;
• Bonne connaissance des procédures financières et comptables ;
• Bonne connaissance de SAP serait un grand atout.

Desirables:

• Capacité d’intégration et de travail en équipe dans un milieu multiculturel ;
• Qualités de rigueur, de transparence, d’honnêteté et de discrétion ;
• Capacité à travailler sous pression ;
• Confidentialité et obligation de réserve par rapport à l’information comptable ;
• Bonne connaissance en coaching ;
• Excellente capacité de communication ;
• Très bonne maitrise du français ;
• Bonne connaissance de l’anglais.

Comportements :

• Être honnête, intègre transparent et discret ;
• Être autonome et capable de travailler sous pression ;
• Avoir un sens élevé de responsabilité ;
• Avoir une capacité de prise d’initiative et de décisions ;
• Avoir une bonne capacité de gestion du stress.

LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE

Nous sommes ouverts et responsables

• Promeut une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs ;
• Se tient responsable, ainsi que les autres, d’atteindre les normes d’intégrité les plus élevées ;
• Cohérent et équitable dans le traitement des personnes ;
• Ouvert sur les erreurs et désireux d’apprendre d’eux ;
• Responsable de veiller à ce que nous soyons une organisation sûre pour tous les enfants, filles et jeunes.

Nous nous efforçons d’avoir un impact durable

• Articule un objectif clair pour le personnel et fixe des attentes élevées ;
• Crée un climat d’amélioration continue, ouvert aux défis et aux nouvelles idées ;
• Concentre les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou aux crises ;
• Basé sur des preuves et évalue l’efficacité.

Nous travaillons bien ensemble

• Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, est prêt à faire des compromis le cas échéant ;
• Établit des relations constructives au sein de Plan International pour soutenir nos objectifs communs ;
• Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés ;
• S’engage et travaille bien avec d’autres en dehors de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et habilitants

• Nous donnons à notre personnel les moyens de donner le meilleur d’eux-mêmes et de développer son potentiel ;
• Nous respectons toutes les personnes, apprécions les différences et défions l’égalité dans nos programmes et sur notre lieu de travail ;
• Nous aidons les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur propre vie.

NIVEAU DE CONTACT AVEC LES ENFANTS : Fréquent.