FINANCE & ADMINISTRATIVE MANAGER

Contexte :

Le/la Finance and Admin Manager est recruté(e) pour appuyer les opérations financières du Cameroun. Il/elle assurera le leadership dans la supervision des aspects financiers et contractuels du bureau. Le/la Finance Manager travaille en étroite collaboration avec le Country Program Manager, le personnel du programme, l’équipe de soutien du siège et d’autres pour assurer un rapportage financier et contractuel précis à l’équipe de gestion et aux partenaires de Jhpiego. Il/elle s’assurera également que les systèmes et rapports financiers sont compatibles avec les pratiques comptables standard et respectent les règles et réglementations des donateurs et de Jhpiego.

Principales responsabilités :

• Gérer et travailler en collaboration avec les programmes du Cameroun et les membres de l’équipe technique, ainsi qu’avec le personnel des programmes du siège, afin de garantir le bon déroulement et l’efficacité des activités de planification, de budgétisation et de suivi financier, des opérations, de la disponibilité des ressources et de la gestion des programmes ;
• Gérer et superviser directement les aspects des opérations financières des projets, y compris le suivi du budget, la coordination d’un soutien logistique approprié et la préparation des principales activités de formation, les voyages nationaux et internationaux, et les achats pour assurer la mise en œuvre réussie des activités du projet ;
• Gérer toutes les sous-subventions, en veillant au respect des règles et à l’établissement de rapports par les bénéficiaires des sous-subventions, et en renforçant leurs capacités si nécessaire ;
• Apporter un soutien à l’équipe pour la recherche et l’élaboration des nouvelles propositions dans le cadre du NPD ;
• S’assurer que des contrôles internes, des politiques et des procédures adéquates sont en place pour garantir la conformité avec les exigences de Jhpiego, de l’université Johns Hopkins et des donateurs (y compris USAID) ;
• Soutenir le développement et, si nécessaire, les modifications des budgets des projets ;
• Travailler en collaboration avec les autres membres du personnel de soutien aux opérations et le personnel technique pour préparer et suivre régulièrement l’évolution des budgets des plans d’activité par domaine technique ;
• Conseiller le personnel concernant les exigences financières du projet et les opérations du bureau en conformité avec les procédures et politiques de Jhpiego/ l’Université Johns Hopkins et des donateurs et les meilleures pratiques ;
• S’assurer que les transactions financières sont conformes aux politiques et procédures de Jhpiego/Université Johns Hopkins et les autres donateurs ;
• Procéder aux réconciliations périodiques des comptes bancaires aux US et au Cameroun pour s’assurer de l’exactitude des transactions ;
• Demander des fonds et s’assurer de leur disponibilité pour mettre en œuvre les activités du pays dans les délais requis ;
• Vérifier et traiter les avances au personnel et assurer le suivi des soldes non réconcilies ;
• Préparer mensuellement le budget par rapport aux dépenses par le biais de Quickbooks afin de le comparer aux rapports de gestion financière lors des réunions du personnel ;
• Examiner les documents d’approvisionnement pour s’assurer qu’ils sont conformes aux politiques et procédures de Jhpiego/ Université Johns Hopkins et des donateurs ;
• Contribuer à la préparation du budget pour les années fiscales ;
• Participer au démarrage et la clôture des projets ;
• Appuyer le personnel du programme dans la mise en œuvre des plans de travail afin de garantir une exécution en temps voulu ;
• Participer aux activités d’audit.

Gestion Administrative et RH

• Planifier et organiser le travail administratif des bureaux du Cameroun, y compris les procédures opérationnelles, et maintenir des systèmes administratifs efficaces ;
• S’assurer que les documents d’enregistrement du pays sont en règle et à jour pour le Cameroun ;
• S’assurer que les ressources humaines de Jhpiego sont en place – conformément aux règlements applicables et au manuel de l’employé – et que le personnel s’y conforme. Il s’agit notamment de : la comptabilisation du temps ; du suivi des congés, des jours de maladie, des absences ; des dossiers d’emploi du personnel ; de processus d’embauche / cessations d’emploi ; les augmentations salariales ; et d’autres actions liées aux ressources humaines ;
• Encadrer, soutenir, superviser et gérer une équipe de personnel hautement qualifié et aligner leurs efforts sur les objectifs du projet afin de garantir des résultats rapides et durables.

Principales compétences et qualifications requises :

• Maîtrise en administration des affaires, en administration publique, en finances, en comptabilité ou dans un domaine pertinent ;
• Totaliser plus de sept 7 ans d’expérience dans le domaine des finances et de l’administration ;
• Expérience avérée de la gestion administrative et financière de programmes internationaux d’une valeur supérieure à 5 millions de dollars US par an ;
• Au moins cinq 5 ans d’expérience en matière d’analyse financière, de rapports financiers, d’analyse des flux de trésorerie, d’élaboration de budgets et de prévisions, de préférence sur des projets de santé internationaux ;
• Au moins 5 ans de travail dans le domaine de la santé internationale dans les pays en développement et en Afrique subsaharienne, avec un accent sur la santé reproductive, maternelle, néonatale et infantile ;
• Au moins 5 ans d’expérience professionnelle de haut niveau avec l’USAID ou d’autres donateurs ;
• Connaissance avérée des principes de coûts de l’USG, y compris les règlements, les politiques et procédures administratives de l’USG et les autres donateurs, les règles comptables GAAP et la gestion des contrats de subvention ;
• Connaissance experte (directeur)/ compétence (gestionnaire) dans l’utilisation des applications logicielles financières (Quick Books), des bases de données, des feuilles de calcul et/ou du traitement de texte. Les progiciels comprennent : Microsoft Outlook, Access, Excel et Word ;
• Expérience de la gestion financière de sous-contrats ou accords de sous-traitance ;
• Expérience de la gestion des ressources humaines et des marchés publics pour des projets au Cameroun
• Maîtrise de l’anglais ;
• Excellentes aptitudes interpersonnelles, rédactionnelles et de présentation orale ;
• Compétence en matière de rédaction et d’édition de lettres, de rapports et de documents ;
• Capacité avérée à établir et maintenir des relations interpersonnelles et professionnelles avec les donateurs, les homologues du pays hôte et les représentants d’autres parties prenantes clés telles que les ONG, les OSC et le secteur privé ;
• Capacité à voyager au niveau national et international jusqu’à 30 % de son temps.