FACILITIES OFFICER (BASED IN BARCELONA)

CONTEXTO GENERAL
Médicos Sin Fronteras es una organización médico-humanitaria de carácter internacional e independiente, que ofrece asistencia a las poblaciones que sufren, a las víctimas de catástrofes naturales o provocadas por el hombre y a las víctimas de conflictos armados, sin discriminación e independientemente de su raza, religión, creencia o afiliación política.

MSF es una iniciativa de la sociedad civil que reúne a personas comprometidas con la asistencia de otros seres humanos en crisis. Como tal, MSF es por elección una asociación. Cada persona que trabaja con MSF lo hace por convicción y está listo para defender los valores y principios de MSF.

El movimiento de MSF está organizado alrededor de seis directorios operacionales. MSF OCBA es uno de los centros operacionales. Las operaciones son implementadas por diferentes equipos de terreno y de coordinación de las misiones, junto con las unidades organizativas basada en la sede de Barcelona, y descentralizadas de Nairobi, Dakar y Amman. Las operaciones en terreno son guiadas y apoyadas por 5 Células Operacionales, la Unidad de Emergencia y otros departamentos de apoyo a las operaciones, incluyendo el área de Facilities.

OBJETIVO GENERAL Y ENTORNO DEL PUESTO
El Facilities officer tendrá como objetivo principal solicitar las intervenciones y controlar la calidad de los trabajos de mantenimiento del edificio, coordinar las compras y suministro de material y mobiliario, así como el inventario de este, y realizar informes de seguimiento de los trabajos en base a la planificación, políticas y procedimientos de la Unidad de Facilities para dar la mejor y más eficiente respuesta a las necesidades de la organización (back up del responsable de la Unidad).

El puesto se sitúa en la Unidad de Facilities, en el Departamento de Supply Chain & Logistic, dependiendo jerárquicamente de la responsable de la unidad de Facilities.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES
• Gestión del equipo de Logística Interna y Recepción.
• Controlar y coordinar los trabajos de mantenimientos preventivos y correctivos realizados por las empresas externas de manera que cumplan los requerimientos de MSF y los estándares de calidad establecidos en los contratos.
• Gestión del libro de mantenimiento.
• Llevar a cabo las intervenciones sobre averías en sede para conseguir su reparación en el plazo más breve posible, ya sea con intervención directa del equipo de Logística Interna o a través de terceros.
• Coordinar las tareas de revisión periódica de las instalaciones de la sede para asegurar su fiabilidad y gestionar el material imprescindible para llevar a cabo el mantenimiento de la infraestructura de la sede.
• Registro de peticiones y/o averías a través del formulario de peticiones o aplicación para el seguimiento de estas. Evaluación del servicio y estadísticas.
• Dar respuesta a todos los requerimientos en la mayor brevedad posible teniendo en cuenta la diversidad de tareas y el elevado número de usuarios internos.
• Analizar y priorizar las peticiones en función de la necesidad. Valorar las posibilidades de actuación si conllevan gasto, si se puede solucionar de manera interna, si procede llamar a un servicio técnico o si es suficientemente grave como para involucrar al responsable de la Unidad.
• Propuestas de mejora de las instalaciones.
• Seguridad, realizar el seguimiento de seguridad y alarma anti intrusos, antiincendios y coordinar los mantenimientos de estos, así como la gestión con la de la empresa responsable de los equipos de sistemas de protección. Gestionar el control de acceso electrónico a la oficina. Reportes.
• Gestión de altas de nuevos empleados, coordinando con el equipo de Facilities la ubicación de estos y facilitando su incorporación al puesto de trabajo.
• Breafing a las nuevas incorporaciones de la información básica sobre el edifico y las normas de seguridad, así como de información global para su integración.
• Dar soporte logístico al Responsable de la Unidad de Facilities en las tareas de gestión de espacios.
• Back up del Responsable de la Unidad. Dar soporte al responsable de la Unidad de Facilities en las tareas de gestión del funcionamiento de la sede y demás oficinas en temas de logística interna y recepción.
• Llevar a cabo el control e inventario del stock mobiliario para atender y resolver las necesidades del edificio de la sede.
• Gestionar los espacios de almacenaje de los distintos departamentos de la sede.
• Llevar a cabo la compra del material de papelería institucional para la sede y las oficinas Delegadas.
• Coordinar y verificar que todas las salas de reunión de la sede estén en perfectas condiciones para su uso.
• Coordinar tareas de recepción:

• Coordinar horarios, Buck ups y vacaciones de las recepcionistas y distribuir la carga de trabajo en las siguientes áreas:
• Tareas de recepción como atención de llamadas, recepción de visitantes, atención a usuarios internos y externos, control de Petit Cash, etc.
• Recepción de nuevos empleados coordinando con Logística Interna.
• Verificar que los nuevos empleados estén recibiendo una bienvenida personalizada y dirigirlos a la persona de contacto de su departamento (Departamento Asistente).
• Briefing de bienvenida coordinado con Logística Interna.

• Dar apoyo a recepción en situaciones de conflicto para garantizar la seguridad del personal MSF.
• Dar apoyo a recepción en situaciones de mucha carga de trabajo. Back up de recepción en ocasiones puntuales.
• Dar soporte a Recepción y usuario interno para los eventos facilitando el material necesario para su realización, preparación de estos e instalación en caso de necesidad, coordinando con Logística Interna.
• Asegurar y dar soporte en la gestión de los servicios de mensajería local y nacional y de correo (recepción, distribución, envío e imputación de facturas) MRW.

CRITERIOS DE SELECCIÓN
• Experiencia en gestión de mantenimientos, gestión de personas, orientación al cliente y cara al público;
experiencia en recepción/centralita, contacto con proveedores, mensajería, en gestión administrativa,
etc.
• Español e inglés fluido imprescindibles.
• Francés y catalán deseables.
• Informática a nivel usuario (entorno Windows).
• Conocimientos Autocad deseable.

COMPETENCIAS
• Compromiso con los Principios de MSF
• Flexibilidad
• Gestión del estrés
• Pensamiento analítico
• Orientación a resultados y calidad
• Orientación al servicio
• Planificación y organización
• Iniciativa e innovación

CONDICIONES
• Localización: basado en Barcelona en la sede de Médicos Sin Fronteras España.
• Contrato Indefinido.
• Jornada a tiempo completo presencial en la oficina.
• Salario bruto anual (en base a 40 h semanales): Nivel HQ 2C+ beneficios secundarios en base a la Política
de Compensación de MSF OCBA.
• Inicio: lo antes posible.