Deputy Chief of Party- USAID/Guatemala GBV Prevention and Response Projec

EnCompass LLC seeks a Deputy Chief of Party (DCOP) Manager for an upcoming five-year activity USAID/Guatemala GBV Prevention and Response Project focused on reducing the negative social and economic impacts of Gender Based Violence (GBV) in targeted areas of Guatemala. The proposed Guatemala GBV Prevention and Response Project aims to support women, children, adolescents, and other vulnerable groups impacted by GBV and intrafamily violence in targeted communities with high rates of violence and out-migration to the United States.

Position Duties and Responsibilities

The DCOP will be responsible for the financial aspects of the project and the day-to-day management of the EnCompass project field office located in Guatemala. The DCOP will:

• Work closely with the Chief of Party and the EnCompass Home Office Finance and Contracts teams to develop, manage, and maintain the project’s financial, operational, and contract systems and processes, ensuring compliance with USAID requirements (i.e., FAR, ADS, FAM, grants under contracts), Guatemalan law and EnCompass LLC organizational policies and enabling transparency, accountability and accuracy
• Serve as the primary point of contact for procurement of supplies, services (including sub-consultancy services), and equipment
• Develop and maintain procurement system to allow for timely engagement of Guatemalan organizations through sub-contracting; create and maintain procurement manual
• Develop, execute, and manage consultant, subcontractor, and vendor agreements, authorize and approve payments to consultants, subcontractors, and vendors
• Manage local payroll and reporting
• Develop, analyze, and monitor program budgets; monitor and track obligations and expenditures against budgets
• Execute all budget and financial tracking and reporting requirements and respond to related inquiries by USAID and the EnCompass Home Office in a timely fashion
• Provide direction and guidance to subcontractor staff on compliance issues, procurement standards/requirements, and other administrative, financial, HR, and logistical questions
• May also supervise the Finance and Administrative Specialist and work closely with this Specialist to execute activities listed above.

Position Requirements

Qualifications

Academic Qualifications:

• Master’s degree in finance, management, business administration, procurement, or related field

Experience and Skills:

• Minimum of ten (10) years of experience working on donor-funded projects in a related role and managing, in roles of increasing responsibility: contract administrative compliance, finance and procurement (subcontracts), and direct supervision of professional and support staff
• Experience managing operations for international development projects, with strong preference on experience with USAID programs
• Proficient in US Government procurement, human resources, and financial reporting processes and requirements
• Previous experience managing staff of 10-20 people
• Previous experience managing highly complex projects with budgets on the $20-40 million dollar range.
• Previous experience working in Grants Under Contracts preferred
• Knowledge of applicable Guatemalan laws and policies on financial and procurement procedures and human resources
• Guatemalan national preferred
• High-level of working proficiency in both spoken and written English, and fluent in Spanish language

Descripción del Puesto

EnCompass LLC busca un/a subdirector(a) para administrar un proyecto de USAID de cinco años para la Misión de USAID en Guatemala que será lanzado próximante. EL Proyecto está dirigido a la reducción de los impactos negativos a nivel social y económico de la Violencia de Género (VG) en áreas específicas de Guatemala. El proyecto que abarca tanto temas de prevención y respuesta a la violencia de género en Guatemala tiene como objetivo apoyar a las mujeres, niños, adolescentes y otros grupos vulnerables afectados por la violencia de género y la violencia intrafamiliar en comunidades seleccionadas con altos índices de violencia y emigración a los Estados Unidos.

Funciones y Responsabilidades del Puesto

El/la subdirector(a) será responsable de los aspectos financieros del proyecto y de la gestión diaria de la oficina de campo del proyecto EnCompass LLC situada en Guatemala. El subdirector (a):

• Trabaja en directa colaboración con el director(a) del Proyecto y los equipos de Finanzas y Contratos de la Oficina Central de EnCompass LLC para desarrollar, gestionar y mantener los sistemas y procesos financieros, operativos y contractuales del proyecto, asegurando el cumplimiento de los requisitos de USAID (es decir, FAR, ADS, FAM, GUCs), la legislación guatemalteca y las políticas organizativas de EnCompass LLC y permitiendo la transparencia, la responsabilidad y la precisión.
• Es el punto de contacto principal para la adquisición de suministros, servicios (incluidos los servicios de subconsultorías) y equipos
• Desarrolla y mantiene un sistema de adquisiciones que permita la participación oportuna de organizaciones guatemaltecas mediante la subcontratación; crea y mantiene el manual de adquisiciones
• Desarrolla, ejecuta y gestiona los acuerdos con consultores, subcontratistas y proveedores, autoriza y aprueba pagos a consultores, subcontratistas y proveedores
• Gestiona las nóminas y los informes locales
• Desarrolla, analiza y supervisa los presupuestos de los programas; supervisa y hace un seguimiento de las obligaciones y los gastos con respecto a los presupuestos
• Ejecuta todos los requisitos de seguimiento y presentación de informes presupuestarios y financieros y responde a consultas de la USAID y de la Oficina Central de EnCompass LLC de manera oportuna
• Proporciona dirección y orientación al personal de los subcontratistas en temas de cumplimiento, normas/requisitos de adquisición y otras cuestiones administrativas, financieras, de recursos humanos y logística
• También puede que supervise al especialista en finanzas y administración y trabaje en estrecha colaboración con este especialista para ejecutar las actividades mencionadas anteriormente.

Requisitos del Puesto

Calificaciones

Calificaciones Académicas:

• Maestría en finanzas, gestión, administración de empresas, adquisiciones o campos relacionados

Experiencia y Habilidades:

• Mínimo diez (10) años de experiencia trabajando en proyectos financiados por donantes en una función relacionada y gestionando, en funciones de creciente responsabilidad:

– el cumplimiento administrativo de los contratos, las finanzas y las adquisiciones (subcontratos), logística y la supervisión directa del personal profesional y de apoyo

• Experiencia en la gerencia de las Operaciones en proyectos de desarrollo internacional, preferencia con USAID
• Dominio de los procesos y requisitos de contratación, recursos humanos y presentación de informes financieros del Gobierno de EE.UU.
• Conocimiento del manejo de subvenciones (Grants Under Contract)
• Se prefiere la experiencia previa en programas financiados por USAID
• Conocimiento de las leyes y políticas guatemaltecas aplicables a los procedimientos financieros y de adquisiciones y a los recursos humanos
• Se prefiere de nacionalidad guatemalteca
• Alto nivel de competencia laboral en inglés hablado y escrito, y fluidez en el idioma español