Coordinateur/trice Logistique – Plusieurs Destinations

INTERSOS is an independent humanitarian organization that assists the victims of natural disasters, armed conflicts and exclusion. Its activities are based on the principles of solidarity, justice, human dignity, equality of rights and opportunities, respect for diversity and coexistence, paying special attention to the most vulnerable people.

Terms of reference
Job Title: Coordinateur/trice Logistique
Code: SR-999-1991
Duty station: Plusieurs Destinations
Starting date: 20/04/2022
Contract duration: 12 mois
Reporting to: Chef de Mission; Coordinateur Logistique Régional
Supervision of: n/a
Dependents: Selon la Mission

General context of the project
Selon la Mission.

General purpose of the position
Le/la Coordinateur/trice Logistique répondra hiérarchiquement au chef de mission et techniquement au coordinateur logistique Régional, sur les tâches quotidiennes telles que décrites dans ce TdR. Le/la Coordinateur/trice Logistique travaille également en étroite collaboration avec les PM et les coordinateurs de programme s’ils sont présents et coordonne de manière systématique avec le chef de mission et le département administratif/financier.

Le/la coordinateur/trice est chargé/e de superviser, de surveiller et de guider/améliorer les opérations logistiques de la mission INTERSOS en travaillant en étroite collaboration avec le personnel du programme et administratif pour assurer des rapports, un soutien et une assistance complets à toutes les activités INTERSOS.
De plus, il/elle est responsable de la formation et de l’orientation du staff sur le logiciel INTERSOS pour la gestion de la logistique et des achats.

Main responsibilities and tasks
Le/la Coordinateur/trice Logistique définit et met en œuvre les stratégies techniques/logistiques et le soutien au programme de pays INTERSOS. Il/Elle s’assurera de la pertinence et de la cohérence du programme logistique, de l’adéquation des moyens mis à disposition et de la conformité d’INTERSOS et des standards internationaux ; garantir des conditions de travail appropriées au niveau de la mission ainsi que le bon fonctionnement de l’infrastructure informatique. Plus précisément, il/elle est responsable de:

Tâches génériques:

• Établir, harmoniser et maintenir des procédures et politiques logistiques normalisées appropriées dans l’ensemble de la mission et conformément aux exigences des donateurs, y compris les procédures et mécanismes d’approvisionnement, de gestion de flotte et informatiques.
• Chercher des conseils et des validations du chef de mission et du personnel concerné au siège en cas de besoin, et recommander les changements nécessaires.
• Assurer la bonne mise en œuvre des politiques et procédures logistiques sur le terrain.
• Anticiper les événements défavorables par l’analyse des données et préparer des stratégies de contrôle.
• Coordonner avec le service administratif et financier pour s’assurer que les processus de paiement aux fournisseurs sont effectués à temps et sans aucune contrainte inutile sur les systèmes financiers.
• Gérer le personnel et les systèmes pour maximiser l’efficacité et l’exécution du programme.
• Coordonner le recrutement, la formation et le soutien du personnel logistique sur le terrain, si nécessaire.
• Conseiller les gestionnaires et les employés sur les politiques et les procédures.
• Planifier et effectuer des audits sur le terrain pour assurer la cohérence dans l’application des processus et le maintien d’une documentation et d’un classement appropriés.
• Remplir d’autres tâches de niveau similaire au besoin

Tâches spécifiques:
Responsabilités d’approvisionnement

• Le Coordinateur Logistique sera chargé de suivre les achats, de traiter avec les fournisseurs sélectionnés et d’organiser les distributions sur le terrain, en étroite collaboration avec le Chef de Projet.
• Assurer une planification d’approvisionnement efficace et rentable en assurant la liaison avec le personnel technique, les chefs de base et/ou les chefs de projet pour s’assurer que les plans d’approvisionnement sont détaillés, en place et à jour.
• Maintenir et mettre à jour une liste de fournisseurs établie et fournir des conseils au personnel logistique dans le même but.
• Examiner et réévaluer les contrats de service existants et superviser les loyers réguliers, les paiements des services publics (c’est-à-dire l’électricité, l’eau, le gaz, etc.), les contrats d’entretien des bureaux et les procédures de coûts de fonctionnement.
• Soutenir à distance le personnel logistique si nécessaire et veiller à ce que les procédures et politiques logistiques soient conformes aux exigences d’Intersos et des donateurs.
• Vérifier et coordonner avec le personnel logistique que les livraisons de marchandises sont effectuées comme prévu et correctement stockées.

Responsabilités en matière de gestion de flotte et d’actifs

• S’assurer que la flotte est vérifiée, entretenue régulièrement et que les véhicules sont assurés et que les taxes sont payées.
• Suivi du bon suivi de la consommation de carburant et de l’utilisation du journal de bord du véhicule, du journal d’entretien, du journal d’huile et d’autres formats et modèles de flotte par le personnel logistique sur le terrain.
• S’assurer que la documentation appropriée des véhicules (c.-à-d. location, assurance, inspection mécanique, etc.) est correctement gérée par le personnel logistique.
• Superviser la conduite des chauffeurs et les former au besoin.
• Initier une vérification régulière des immobilisations et des stocks sur une base trimestrielle.

Responsabilités de gestion informatique

• Recommander des stratégies, des politiques et des procédures de technologie de l’information en identifiant les problèmes; évaluer les tendances et anticiper les besoins.
• Planifier, organiser, contrôler et évaluer les opérations informatiques et de données électroniques, en collaboration avec le responsable de la gestion des données.
• Assurer l’achat, l’enregistrement et la maintenance appropriés des actifs informatiques et du matériel de bureau (c’est-à-dire du matériel informatique, du matériel de communication, etc.).
• Coordonner le support informatique dans les bureaux extérieurs et s’assurer que les actifs sont utilisés correctement.

Required profile and experience
Education
Diplôme pertinent et/ou expérience professionnelle équivalente en logistique.

Professional Experience
Expérience professionnelle pertinente d’au moins 3 ans et expérience humanitaire antérieure.

Professional Requirements

• Flexibilité, capacité à travailler sous pression dans des contextes d’urgence très complexes
• Excellentes compétences organisationnelles dans des opérations d’urgence très complexes
• Capable d’assurer une livraison rapide de qualité dans un environnement stressant
• Bonne connaissance de MS Office (Word, Excel, Outlook)

Languages
Français; l’Anglais est un atout.

Personal Requirements

• Très bonnes compétences interpersonnelles : solides compétences en communication et en diplomatie
• Approche pratique et attitude à la résolution de des problèmes
• Excellente capacité à établir des relations interpersonnelles et de bonnes aptitudes à la négociation
• Vision stratégique. Orientation au service. Engagement envers les principes INTERSOS.
• Compréhension des principes, des normes et des meilleures pratiques.