Coordinateur/trice Logistique Niger (f/h/x)

CONTEXTE

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde.
Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n’ont pas ou plus d’accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l’égalité ou contre les violences sexuelles par exemple) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Accompagner : plus qu’aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale,

Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

QUE FAIT MDM AU NIGER

Le Niger fait office de carrefour migratoire – avec Agadez en dernière étape avant la traversée du Sahara.

Sur le terrain, Médecins du Monde se focalise sur les plus vulnérables : dans les ghetto d’Agadez auprès des migrants, dans les plaines du district de Tchirozérine auprès des nomades, ainsi qu’auprès des filles et des femmes dans tout le pays.

L’ESSENTIEL

Sous la supervision du Coordinateur Général, vous êtes responsable de la gestion logistique de la mission MdM-Be au Niger.

Vous gérez l’ensemble des aspects logistiques de la mission afin de garantir la mise en œuvre des projets via une utilisation efficiente des ressources. Vous donnez également un appui au Coordinateur Générale dans la gestion de la sécurité.

PRINCIPALES TACHES

En tant que technicien et manager, coordonner l’ensemble des activités du service logistique afin de garantir le respect des procédures internes MdM-Be, des procédures bailleurs et des contraintes sécuritaires.

Exemples de tâches :

Appui logistique aux programmes

· Gérer les achats et les approvisionnements logistiques, médicaux et programmatiques pour le fonctionnement et les activités MdM-Be.

· Assurer la réponse logistique des structures de santé en fonction des besoins (maintenance, entretien du matériel, travaux de construction/réhabilitation identifiés par MdM-Be, sécurité des lieux).

Gestion de la chaîne d’approvisionnement

· Appliquer et veiller au respect des procédures d’achats MdM-Be et bailleurs.

· Planifier (PA), identifier les marchés, gérer les achats de la mission, assurer le suivi des livraisons.

· Constituer et archiver les dossiers d’achat complets, tenir à jour les outils de suivi (registre, contrats, fournisseurs, screening, etc.).

· Gérer l’importation et le dédouanement des commandes à l’international.

· Participer à d’éventuelles négociations avec le Ministère du Plan et les autres agences gouvernementales (sur les questions douanières par exemple).

Gestion des stocks et équipements

· Appliquer et veiller au respect des procédures gestions des stocks et des équipements MdM-Be : entreposage, inventaire, suivi in/out et affectation, sécurisation, certificats, etc.

Gestion des véhicules / parc motorisés

· Appliquer et veiller au respect des procédures gestions parcs motorisés MdM-Be.

· Coordonner l’entretien, le suivi, la réparation du parc motorisé.

· Etablir les plannings des chauffeurs et mouvements hebdomadaires.

· Effectuer des contrôles (ex. logbooks, système de tracking, etc.) et tenir à jour le suivi des consommations carburants

· Gérer l’achat, la location de véhicules additionnels si besoin.

· Recruter et former les chauffeurs aux règles de conduite MdM-Be.

Gestion des locaux

· S’assurer de la sûreté et de la sécurité des bâtiments MdM-Be (gardiens existants et formés, liste téléphoniques, éclairage, plan d’évacuation, malle hibernation etc.).

· Assurer le suivi des commandes et des contrats fournisseurs, pour les achats, maintenance et réparations régulières des bases vie/bureau (équipement, satellitaire, énergie, baux, etc.)

Sécurité et Assurances

· Appuyer le Coordinateur Général dans la mise à jour annuelle du Guide Sécurité et dans la veille sécuritaire de la mission.

· Capitaliser et archiver les rapports d’incidents.

· Veiller à la compréhension et l’application des règles sécuritaires en place pour le staff international comme national.

· En back-up, effectuer les briefings sécu pour tout nouveau staff et visiteur (national ou expatrié).

· Veiller à une couverture assurantielle optimale en lien avec les bâtiments, équipements et véhicules.

En tant que responsable d’équipe

Coordonner le travail et les tâches des différents collaborateurs afin de garantir un cadre de travail optimal en fonction des moyens et priorités de la mission.

Exemples de tâches :

· S’assurer que les procédures administratives (absences, congés…) sont respectées par les membres de l’équipe.

· Identifier les besoins en ressources humaines, superviser le recrutement, créer/réviser les descriptions de tâches et faciliter l’introduction de nouveaux membres de l’équipe.

· Encadrer les membres de son équipe, élaborer les plans d’action annuels, fixer les objectifs individuels, effectuer les évaluations, organiser les back-up en cas de congé, absence, en collaboration avec le département RH prendre les mesures disciplinaires.

· Identifier les besoins de formation (coaching, formation continue, conférences…) des membres de l’équipe.

· Former les membres du personnel concernés aux outils et procédures logistiques en place.

· Développer et animer des formations en gestion logistique et/ou sur des sujets spécifiques afin d’augmenter les capacités et les connaissances des membres de l’équipe MdM-Be.

· Garantir le classement, l’archivage de la documentation, et la sécurité des données produites par votre service.

· Organiser et superviser les réunions du service.

En tant que membre de l’équipe de Coordination

Représenter l’organisation auprès des organismes externes, analyser, communiquer et apporter les améliorations nécessaires afin de permettre le déroulement optimal des processus logistiques sur la mission.

Exemples de tâches :

· Agir en tant que point de contact avec le(s) référent(s) technique(s) du siège

· Contribuer à l’organisation des back-up (absences, congés).

· Participer avec l’équipe de coordination pays à la réflexion sur l’évolution de la mission, et la programmation de nouveaux projets et/ou réorientation (cycle de projet, plans d’actions annuels, stratégie d’intervention pays).

· Rédiger les rapports réguliers sur ses activités

· Participer à la rédaction des parties techniques par métier des demandes de financement, rapports bailleurs, MOU, convention de partenariats.

· Participer à la rédaction des parties techniques par métier des demandes de financement et des rapports bailleurs intermédiaires et finaux.

· Participer aux réunions inter-log/sécurité avec les autres ONG.

· Participer à l’analyse des suivis budgétaires mensuels, et à l’identification des écarts et proposer des ajustements au service financier.

· Effectuer les briefings et débriefings par “métier” pour tout nouveau membre du personnel et visiteur.

Ces responsabilités seront mises en œuvre de façon spécifique et transversale sur base du plan d’action individuel annuel, établi en collaboration entre le responsable et le titulaire du poste en question. Les activités peuvent être amenées à évoluer en fonction du contexte.

PROFIL REQUIS

· Diplôme universitaire en sciences économiques, logistique, supply chain ou expérience équivalente en ONG.

· Minimum 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction de coordination logistique de mission ou de logistique projet.

· Expérience dans le secteur de l’humanitaire indispensable.

· Bonne connaissance des principaux bailleurs de fonds (ex. ECHO, DGD, etc.).

· Parfaite maîtrise du Français et bonne connaissance de l’anglais.

· Parfaite maîtrise du pack Microsoft Office, SharePoint, Power BI, etc.

· Connaissance des politiques et procédures de base pour la gestion logistique d’une mission.

· Compétences d’analyse et de synthèse.

· Qualités organisationnelles démontrées.

· Rigueur et moralité, diplomatie, esprit d’équipe, flexibilité, bonne gestion du stress, leadership.

NOUS OFFRONS

· Contrat international ou national

· Contrat à durée déterminée (CDD) 6 mois renouvelables selon financement

· Une mission de terrain au cœur des activités de Médecins du Monde

· Lieu de mission : Niamey

Conditions pour contrat international :

· Family posting possible

· Salaire de base (indexation 03/2022 incluse). Un salaire brut de 2.622 € pour 0 années d’expérience ; un salaire brut de 2.896 € pour 10 années d’expérience. Per diem 531 € brut. Expérience pertinente reconnue. Selon votre résidence fiscale, il se peut qu’un précompte soit déduit.

· Un package de divers avantages (assurance, logement en guest house, etc.)) lié au statut d’expatrié.

Conditions pour contrat national : selon les conditions salariales en application sur la mission