Coordinateur programmes H/F

Title: Coordinateur programmes H/F
Job Description:

Poste : Coordinateur Programmes H/F
CDI à pourvoir en mars 2023
Localisation : Guadeloupe – Les Abymes
Prime de cherté (20% de la rémunération brute annuelle) + prime de fin d’année,
Congés : 5 semaines de CP/an + 23 RTT/an

Créée en 2005, la Plateforme d’Intervention Régionale Amériques Caraïbes (PIRAC) est la délégation représentative de la Croix-Rouge française (CRF) pour la région caribéenne ainsi que son dispositif opérationnel d’action humanitaire et de coopération régionale.

La PIRAC vient en aide aux populations de la Caraïbe sur toutes les catastrophes majeures et s’emploie à développer des actions de renforcement des capacités de résilience des populations sur les territoires français ainsi que sur les pays et territoires de l’arc caribéen et du plateau des Guyanes.
La Caraïbe est une des régions au monde les plus exposées aux risques de catastrophes naturelles : séismes, éruptions volcaniques, cyclones, tsunamis, inondations, mouvements de terrain.

MISSIONS ET ACTIVITÉS

MISSION 1 : ENCADRER, ANIMER, COORDONNER L’ACTIVITE DE L’EQUIPE SOUS SA RESPONSABILITE
 Animer, développer et fédérer l’équipe
 Définir et adapter l’organisation aux besoins en tenant compte des aspects budgétaires et de l’optimisation de la masse salariale dans le respect du cadre réglementaire
 Déployer la politique des ressources humaines sur son périmètre en termes de recrutement, de gestion des carrières, de développement et de formation ; assurer la mise en œuvre des entretiens annuels individuels et de formation, ainsi que la fixation des objectifs individuels
 Suivre et promouvoir le développement des compétences des collaborateurs en adéquation avec les évolutions de l’organisation
 Veiller au bien-être au travail de ses collaborateurs et prévenir les risques professionnels (risques psychosociaux et risques physique s liés à la pénibilité)
 Superviser, contrôler et évaluer les missions et activités déléguées à ses collaborateurs
 Participer à et/ou animer des réunions pour relayer les informations descendantes, ascendantes et garantir la fluidité de la communication sur son périmètre
 Organiser la diffusion des décisions institutionnelles auprès de ses collaborateurs, et garantir leur mise en œuvre sur son périmètre

MISSION 2 COORDINATION DES PROJETS ET PROGRAMMES
 Organiser et planifier les programmes de la PIRAC en coordination avec le chef de délégation et l’équipe du département technique opérationnel
 Contribuer activement avec les responsables de projets/activités à la réalisation des activités conformément au calendrier de réalisation et aux engagements bailleurs (indicateurs de réalisation)
 Coordonner l’action de la PIRAC avec les autres acteurs opérationnels de la gestion des risques de catastrophes et des crises et autres composantes du Mouvement Croix-Rouge, acteurs humanitaires et de la solidarité, partenaires techniques et scientifiques, partenaires financiers et les autorités locales
 Valider techniquement les suivis budgétaires des projets en collaboration avec le coordinateur administratif et financier et sous la supervision du chef de délégation
 Participe à la prospection des besoins opérationnels et rend compte au chef de délégation et à la coordinatrice technique opérationnelle
 Analyser les informations recueillies durant les supervisions des projets de la CRf afin d’identifier des solutions adaptées aux contraintes et proposer des orientations.
 Contribuer au évaluation internes et externes des projets en collaboration avec la coordinatrice technique opérationnelle
 Participer aux réunions de coordination de la délégation, aux points informatifs hebdomadaires sous la direction d u chef de délégation et aux réunions avec les autres départements de la délégation.

MISSION 3 SUIVI DES PROJETS/PROGRAMMES ET APPUI AU SUIVI DES ACTIVITES SERA
■ S’assurer de l’atteinte des objectifs des projets et leur faisabilité. Réorienter les activités avec les responsables de projet concerné.es
■ Appuyer les évaluations internes et externes des projets en collaboration avec les responsables de projet
■ Prendre part à l’identification de propositions d’actions ou de projets
■ S’assurer de la mise en place et l’utilisation de l’outil de suivi opérationnel (OSO) sur chaque projet, les analyser avec les responsables de projets et réajuster les activités en conséquence en lien avec le/la responsable de projet
■ Veiller à la mise en œuvre et l’actualisation des outils de suivi et d’évaluation des d’activités et de comptage des bénéficiaires et suivre
■ Appuyer la mise e n place par les équipes projets du plan SERA des projets et sa réalisation
■ Participer à l’alimentation des outils SERA pour le département programmes

MISSION 4 OBLIGATIONS BAILLEURS ET REDEVABILITE
 Veiller au bon respect du calendrier de reporting pour chacun des projets
 Contrôler la qualité des rapports transmis au bailleur et au respect des pièces à fournir et des modalités de transmission
 Coordonner avec les chefs de projet et les services impliqués de la PIRAC et du siège, les demandes des bailleurs en matière de traitement des rapports et de la bonne transmission des éléments à fournir
 Développer des outils permettant d’encadrer le travail de reporting à la fois pour les équipes CRf impliqués ainsi qu’avec les demandes des bailleurs dans une optique de capitalisation des procédures à suivre relative à chacun des partenaires financier
 Organiser les demandes (cost extens ion/no cost extension) auprès des partenaires financiers de manière anticipé
 Régir l’ensemble des aspects administratifs qui lient les projets aux partenaires financiers (dépôt/convention/modalités de démarrage de projet….)
 Veiller à la transparence du partage d’information avec les partenaires financiers et opérationnels impliqués dans les projets ainsi qu’auprès des bénéficiaires des projets
 Garantir le respect du principe Do no Harms dans l’approche opérationnelle de la mise en œuvre des projets

MISSION 5 COORDINATION DU DEPARTEMENT PROGRAMMES
 Favoriser le développement des relations transversales entre responsables de projets au sein du département
 Garantir le processus de validation par le département technique opérationnel en matière de technicité/qualité opérationnelle et de SERA
 Appuyer le respect de réalisation des rapports d’activités alimentant la capi talisation des activités ainsi que l’alimentation des outils de capitalisation globale des projets/programmes
 Faire le lien entre les équipes projet et les équipes des autres départements de la délégation (communication, finance, ressources humaines, logistique…), pour nourrir la réalisation de leur travail
 Contribuer au développement d’un réseau de contacts (experts, scientifiques, institutionnels, associations, etc.)
 Participer aux événements techniques grand-public et représenter la PIRAC par délégation du chef de délégation
 Participer activement aux relations institutionnelles et opérationnelles avec les autorités des zones d’intervention
 Développer et entretenir une coordination étroite avec les responsables de programmes des autres organisations présentes dans la zone

COMPÉTENCES

 Expérience solide en gestion de projet, niveau senior
 Co mpétences dans le domaine de la gestion des risques de catastrophes et des crises
 Maîtrise des procédures spécifiques aux bailleurs de fonds institutionnels
 Forte motivation pour les enjeux de la solidarité internationale
 Connaissance du Mouvement Croix-Rouge et de son fonctionnement
 Diplomate et patient, capacité à travailler en équipe et en lien fonctionnel

 Bon esprit d’analyse, de synthèse et bonnes capacités rédactionnelles

COMPÉTENCES MANAGÉRIALES
 Expérience confirmé en management d’équipe
 Enrichir sa vision stratégique et la faire partager
 Mettre en œuvre le pilotage opérationnel de son activité
 Adapter sa communication et entraîner l’adhésion
 Décider et assumer ses choix
 Garantir la fonction de contrôle
 Animer et responsabiliser son équipe