Coordinador/a de Logística

INTRODUCCIÓN

A lo largo de 2020 y 2021, HEKS ha ido desarrollando su presencia en Venezuela, desde la misión exploratoria realizada en octubre de 2019 hasta nuestra presencia actual, con una oficina en Caracas, otra en Guasdualito, Estado Apure y otra en Puerto Ayacucho, Estado Amazonas. Hasta ahora, HEKS trabaja principalmente en las áreas de Agua, Saneamiento e Higiene (ASH) y de Seguridad Alimentaria.

La organización tiene el objeto de seguir desarrollando la buena implementación y gestión de sus procesos logísticos en la misión en Venezuela, por lo cual necesita cubrir un puesto de Coordinador de Logística en Caracas.

El/la Coordinador/a trabaja en coordinación y bajo la dirección del: Director País.

El/la Coordinador/a Logístico se encarga de gestionar e implementar todos los procedimientos logísticos de HEKS/EPER en Venezuela.

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Objetivos y actividades

El puesto de Coordinador Logístico tiene los siguientes objetivos:

Objetivo 1: Estrategia

• Conocimiento de los protocolos y políticas logísticas de HEKS, y difusión e implementación de éstas entre el equipo y las contrapartes.
• Contribución a la escritura de la estrategia de HEKS en el país, en coordinación con el Director País.
• Identificación de recursos necesarios, materiales y humanos, para la implementación de la estrategia, y operacionalización de estos a través de propuestas y proyectos.
• Trabajo con donantes y contrapartes en la identificación de oportunidades de financiación, en línea con la estrategia de país.
• Identificación de riesgos país, tanto a nivel financiero, administrativo, logístico, como de seguridad.

Objetivo 2: Propuestas e informes

• Análisis de necesidades y confección de presupuestos para propuestas, en coordinación con el Director País y el resto del equipo, así como de otros aspectos logísticos, en especial el plan de compras y el plan de seguridad.
• Contribución a la escritura de propuestas según sea necesario. Conocimiento e implementación de las exigencias del donante respectivo.
• Escritura de informes tanto internos como externos (destinados a donantes u otras contrapartes, según sea necesario), según el calendario establecido y siguiendo los formatos correspondientes, y sumisión al Director País para su revisión.
• Revisión y validación de informes logísticos de contrapartes de acuerdo con lo establecido en el convenio respectivo.

Objetivo 3: Implementación de programas

• Seguimiento de procesos de aprovisionamiento.
• Seguimiento de actividades y coherencia entre actividades y gasto presupuestario, así como previsión de gastos en colaboración con jefes de proyecto.
• Capitalización y archivo de documentos y buenas prácticas.
• Gestión y supervisión de consultores externos, según sea necesario y a petición del Director País.
• Supervisión de operaciones de aprovisionamiento, verificación de dossiers, revisión y envío a la sede (cuando sea necesario) según los procedimientos de HEKS.
• Supervisión de los procesos logísticos de las contrapartes, en especial de aprovisionamiento.

Objetivo 4: Gestión de Oficina País

• Mantener un sistema logístico de oficina conforme con todas las políticas y procedimientos de HEKS/EPER, pero principalmente con las Directrices Financieras y Administrativas sobre el Terreno (FFAG).
• Garantizar la preparación de la documentación logística para auditorías.
• Garantizar que los procedimientos de contratación y logística de HEKS/EPER se sigan debidamente
• Preparar los documentos periódicos para su aprobación por el Director País y, en su caso, envío a la sede.
• Mantener un sistema de documentación y archivo completo y estructurado físico y electrónico, en las áreas de su competencia, según sea necesario, que incorpore todos los aspectos del trabajo de HEKS/EPER de acuerdo con las FFAG.
• Atraer, motivar y retener a las personas de su equipo; desarrollar tanto las capacidades individuales y como las grupales; crear un clima positivo de trabajo y gestionar el desempeño de las personas del equipo

TITULACION Y EXPERIENCIA REQUERIDAS

Estudios en cadena de suministro.

Nivel alto de inglés y español (hablado y escrito)

Experiencia requerida:

Al menos tres años de experiencia en una función logística en una ONG internacional u organización sin ánimo de lucro.

Experiencia demostrable de al menos tres años en aprovisionamiento, especialmente en licitaciones, y conocimiento demostrable de los estándares aplicables.

Conocimientos logísticos generales, y en especial en gestión de stock y gestión de seguridad.

Capacidad demostrada de dar apoyo, orientación y formación a las partes interesadas internas y externas.

Habilidades requeridas:

• Excelentes capacidades de análisis y conceptualización.
• Orientación para trabajar por objetivos. Capacidad para trabajar de forma flexible, y de desarrollar y adaptarse a múltiples tareas al mismo tiempo.
• Buenas capacidades de comunicación y dominio de conversación de inglés (hablado y escrito).
• Capacidad para trabajar en entornos complejos y para garantizar que las partes implicadas internas y externas cumplan los plazos (buenas capacidades de priorización y gestión del tiempo).
• Capacidad de garantizar que las partes implicadas internas y externas entiendan y cumplan debidamente los procedimientos y directrices de HEKS/EPER.
• Excelentes capacidades en informática y TI (en concreto en Microsoft Excel y software de contabilidad).
• Persona diligente y de confianza que preste la atención apropiada a los detalles.
• Excelente capacidad para trabajar en equipo y habilidades sociales.
• Buen conocimiento de la legislación y de las obligaciones locales relevantes (laboral, fiscal, seguridad social, etc.).
• Disponibilidad para viajar a nivel local y nacional.
• Actitud de trabajo profesional, cooperativa, eficiente y efectiva.
• Capacidad para trabajar bajo presión, con fechas límites.
• Capacidad para trabajar de manera autónoma.
• Excelente capacidad de planificación y organización. Debe ser capaz de predecir riesgos y proponer soluciones alternativas.

CONDICIONES CONTRACTUALES

• Contrato por prestación de servicios por seis meses con un mes de prueba
• Honorarios según las tablas de retribución de HEKS
• Incluye seguro médico
• Ciudad Caracas – Venezuela (trabajo 100% presencial)