Contratación de un Coordinador(a) de Logística y Comunicación para el desarrollo de los foros de productos Banano y Cacao en República Dominicana 2022

Contexto de la consultoría

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La Coordinadora Latinoamericana y del Caribe de Pequeños(as) Productores(as) y Trabajadores(as) de Comercio Justo (CLAC), tiene como una de sus intervenciones más importantes la promoción del acceso a mercados de su membresía. En ese sentido, se realizarán Foros Internacionales para facilitar la interacción entre organizaciones y compradores de banano y cacao Fairtrade.

Objetivo de la consultoría

Organizar, supervisar, coordinar y promover el proceso de planificación y ejecución de los Foros Internacionales de los productos Banano y Cacao de la Coordinadora Latinoamericana y del Caribe de Pequeños(as) Productores(as) y Trabajadores(as) de Comercio Justo (CLAC) a realizarse en República Dominicana en el mes de noviembre 2022.

En este sentido se especifican los eventos específicos de los que el Consultor(a) estaría encargado:

• Foro de banano para 200 personas de dos días de duración.
• Encuentro de la Red de Banano de CLAC para 30 personas (al día siguiente del Foro de banano).
• Foro de cacao para 100 personas de dos días de duración.
• Encuentro de la Red de Cacao de CLAC para 30 personas (al día siguiente del Foro de cacao).

Todos los eventos descritos deberán realizarse durante 7 días continuos entre la segunda y cuarta semana del mes de noviembre del 2022.

Productos esperados

Para el cumplimiento de los objetivos se requiere el cumplimiento de los siguientes productos:

Previos al evento

1. Presentación de propuesta de plan de trabajo y diseño del evento según las necesidades e indicaciones brindadas por parte del equipo de CLAC y las políticas internas de la institución, empezando con la presentación de lugares en el que podrían desarrollarse los foros
2. Presentación y selección en conjunto con el equipo de trabajo de los lugares para la alimentación, medios de transporte para invitados y proveedores de servicios que se requieran para el óptimo desarrollo del evento.
3. Elaboración detallada y manejo de agenda y cronograma para los foros.
4. Responsable de coordinar las invitaciones, elaborar un Paquete informativo con datos de interés para los participantes y confirmar la asistencia de las personas que participarán en los foros.
5. Manejar la lista de participantes y coordinar hospedaje, alimentación y desplazamiento hacia el lugar del evento tanto para llegadas como para regresos, además de detalles y solicitudes especiales por parte de estos.
6. Desarrollarse como intermediario y coordinador entre proveedores de servicios y el equipo de trabajo de CLAC.
7. Supervisar el correcto montaje de material promocional (p.ej rolls up,banners y otros), distribución de los asistentes, acceso a equipos electrónicos como Wifi, proyectores y computadoras, presentaciones digitales y la llegada de material a ser repartido entre los asistentes (credenciales, bolsos, flyers y otros), lo cual implica la presencia del consultor previo, durante y posterior al evento.
8. Seguimiento a la documentación requerida para los materiales comunicacionales (consentimientos, autorizaciones, etc)

Durante cada uno de los eventos

1. Supervisión de agenda y programa del evento, lo cual incluye la participación de conferencistas y autoridades y el correcto funcionamiento del material de apoyo como presentaciones en Power Point, videos y audio.
2. Supervisión en el registro y entrega de materiales a los participantes, así como supervisar la ejecución de la cobertura fotográfica u otros servicios que se contratarán a proveedores dispuestos en la planificación y que han sido autorizados por el equipo operativo de CLAC.
3. Coordinación con equipo del hotel en que esté disponible el acceso a Wifi, los coffee – break, almuerzos y demás servicios alimenticios sean dados a la hora correcta.
4. Otros tareas afines y no contempladas que requiera el equipo de CLAC vinculadas al desarrollo de los foros.

Posterior a cada uno de los eventos

1. Supervisar el desmontaje del material, equipos y presentaciones digitales utilizados durante el evento para entrega al equipo CLAC.
2. Coordinación de actividades posteriores al evento como visitas de campos o eventos sociales de despedida para participantes a los eventos, lo cual incluye gestión de transporte y contratación de otros servicios para los participantes.
3. Entrega de documentos oficiales que involucren los recursos de CLAC; reportes, contratos, facturas, cotizaciones y otros que se consideren importantes.
4. Entrega de informes de cumplimiento de actividades previas, durante y posteriores al evento, así como recomendaciones para futuras ediciones.

Características técnicas de los productos esperados.

• El Coordinador de Logística y Comunicación estará capacitado, de acuerdo con las actividades que desarrollan en el perfil profesional, para planificar eventos; organizar y gestionar las actividades dentro del evento; controlar y coordinar el cronograma y la promoción de la actividad y al finalizar presentar un reporte final dirigido hacia CLAC con los documentos oficiales.

Plan de entrega, verificación y edición final

El/la consultor/a deberá presentar un plan de trabajo que contemple sus tiempos estimados necesarios (con una breve justificación) para el desarrollo de cada producto. A partir de lo anterior, se le solicita tener en cuenta los siguientes puntos en su planteamiento:

1. Firma de convenio.
2. Entrega de propuesta
3. Recepción de observaciones y ajustes.
4. Entrega de producto o productos finales.

Requisitos del/a consultor/a y/o su equipo

Las personas interesadas en esta consultoría deben demostrar que cumplen con los siguientes requisitos:

• Formación correspondiente en logística, organización de eventos sociales o comerciales.
• Profesional con habilidades de comunicación verbal y escrita, creatividad, proactividad, resolución de problemas y trabajo bajo presupuestos establecidos.
• Manejo del idioma inglés.
• Experiencia comprobada de al menos un año en la planificación de eventos internacionales. Incluir información comprobable.
• Disponibilidad de tiempo y absoluto compromiso de entrega del material en tiempo y forma requeridos.
• Empatía con los valores y enfoques del Comercio Justo.
• Residir en República Dominicana

Condiciones de la Contratación

Duración de la Consultoría:

Se le solicita a él/la consultor/a ser lo más específico y claro posible en la delimitación de sus tiempos de ejecución, siendo el período de la consultoría desde julio del 2022 a diciembre del 2022. ¿de julio a noviembre?, ¿cuál es la fecha? Tomar en cuenta los tiempos administrativos y si le pedirán algún reporte posterior al evento de lecciones aprendidas.

Nota: Para agilizar y facilitar la realización de las actividades, el/la consultor/a recibirá el apoyo del equipo operativo de CLAC coordinada desde la Unidad Comercial de CLAC quien facilitará la información general necesaria y apoyará en la definición del cronograma general.

Responsabilidades del consultor/a y/o su equipo

1. Elaboración del plan de entregas donde se especifique: cronograma de tiempos esperados para la elaboración de los productos y su cotización. El plan debe estar ajustado a las exigencias del TdR, para el proceso de documentación visual e implementación de este.
2. Seguir las especificaciones del Manual de Marca de CLAC.
3. Entregar los archivos editables de todos los productos, así como las ilustraciones elaboradas para esta consultoría.
4. Reuniones de trabajo con miembros de diferentes unidades del equipo de CLAC.
5. Revisión con el equipo de CLAC de los productos elaborados.
6. Preparación de los productos finales.
7. El consultor/a seleccionado/a será responsable del manejo adecuado y ético de los elementos visuales, así como de los documentos e informaciones que les sean facilitados en el marco de la consultoría.

Responsabilidades de CLAC:

1. Orientar al consultor(a) y/o su equipo en la elaboración del plan acordado.
2. Entregar oportunamente la documentación pertinente al consultor(a) y/o su equipo, así como orientarlo sobre su uso.
3. Retroalimentar al consultor(a) y/o su equipo sobre los productos de la consultoría.
4. Realizar los pagos correspondientes en los tiempos establecidos al recibir cada uno de los productos acordados.

Propiedad Intelectual

Queda establecido en los presentes términos de referencia, los mismos que serán parte indivisible del contrato que genere la contratación del consultor/a y/o su equipo, que todo el material visual o producción intelectual resultante del trabajo realizado y toda otra información complementaria será considerada desde su elaboración como propiedad de CLAC y Fairtrade International, que tendrá los derechos exclusivos para publicar o difundir los mismos

Pagos

Los pagos por la realización de esta consultoría incluirán los honorarios del consultor(a) y/o su equipo.

Producto 1: Propuesta de plan de trabajo y diseño del evento (20%).

Producto 2: Informe de cumplimiento de actividades previas al primero de los eventos (al menos 3 semanas antes de los foros) (30%).

Producto 3: Informe final de cumplimiento de actividades y desarrollo de los eventos, los cuales incluirán información de proformas, facturas, contratos, además de comentarios y sugerencias del desarrollo de los foros (50%).

Los productos anteriores deberán haber sido entregados y recibidos a satisfacción por CLAC.

CLAC realizará pagos al consultor(a) titular sin incurrir en retenciones de ningún tipo, por lo que las obligaciones fiscales que se generen como resultado de esta consultoría, estarán bajo la responsabilidad única del consultor/a y/o su equipo, de acuerdo con lo establecido en la legislación del país respectivo o de residencia de éste(os/as).

Documentación a requerir (sugerencia):

1. Hoja de vida actualizada
2. Carta de recomendación
3. Comprobantes de experiencia
4. Enviar documentación al correo [email protected] hasta el 27 de junio del 2022, con el asunto: “Foros de banano y cacao en República Dominicana”.

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