Contract Officer (m/f/x) – MSF Belgique – Bruxelles

Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation médicale d’aide humanitaire. Dans plus de 70 pays, les équipes MSF apportent leurs secours aux populations en détresse, aux victimes de belligérances, sans aucune discrimination d’origine, de nationalité, religion, philosophie ou politique.

Contract Officer (m/f/x) – MSF Belgique – Bruxelles

CONTEXTE

L’objectif de MSF est de fournir une assistance impartiale, sur la base des seuls besoins, sans distinction d’origine ethnique, de genre, de croyance ou d’affiliation politique. Pour maintenir son indépendance vis-à-vis des interférences politiques, MSF compte sur les dons de particuliers du monde entier pour au moins 50 % de ses revenus. Ce financement privé donne à MSF la liberté de répondre aux plus grands besoins aussi rapidement que possible.

Le mouvement MSF s’articule autour de cinq directions opérationnelles soutenus par les 21 sections, 24 associations et autres bureaux de MSF réunis dans le monde entier. MSF OCB est l’un de ces centres opérationnels. Les opérations sont mises en œuvre par des équipes de terrain. Les opérations sur le terrain sont guidées et soutenues par des équipes de coordination des missions et des cellules opérationnelles, des équipes de soutien régionales, l’unité d’urgence et d’autres départements soutenant les opérations.

RAISON D’ETRE

En tant que Contract Officer la personne est plus spécifiquement en charge des contrats du siège basés à Bruxelles. Elle joue également un rôle de point focal pour les activités administratives qui lui sont confiées au sein de l’équipe administrative d’MSF Belgique.

La personne s’engage à contribuer au développement, à la promotionet à veiller à la mise en œuvre d’un cadre de travail équitable, cohérent avec les valeurs de MSF et adapté aux besoins de sa mission sociale. La personne s’engage également à mettre l’expérience des employésau centre de ses préoccupations en assurant notamment un accueil & un accompagnement satisfaisant et de qualité tout au long du parcours administratif de l’employé.e au sein de MSF.

La personne agit de manière intègre conformément aux attentes de l’organisation en respectant la confidentialité et les engagements, et en évitant toute forme de partialité.

RESPONSABILITES

1. GESTION DES CONTRATS SIEGES

Gestion de la communication

• Répond à toutes les questions formulées par les employés & Assistantes de département
• Adresse les questions les plus spécifiques & dossiers plus complexes aux référents thématiques

Gestion avant l’engagement

• Accompagne et conseille le collaborateur dans la création de sa fiche d’identification HR.net via le self-service
• Vérifie la conformité des informations sur base des documents officiels (envoi du mail d’accueil et suivi)

Suivi du cycle de la gestion des contrats Siège

• Reçoit la Décision d’Engagement (DE) : demande de contrat des Assistantes de Département
• Assure la mise à jour du dossier de l’employé dans la base de données MSF
• Assure le briefing en termes de contrat, d’assurances, de job description et fiche d’induction à tout nouvel employé HQ sous contrat belge
• Etablit les contrats, les avenants ainsi que les documents annexes nécessaires en cours de carrière (C131B, allocations familiales…)
• Garantit un accompagnement administratif des employés tout au long de son cycle de vie administratif chez OCB et assure la fluidité des changements de statut HQ Terrain.
• Est la personne de Référence pour les Assistantes de Département pour les départements sous sa responsabilité.

Gestion des sorties

• Est en charge du suivi administratif dans l’application des fins de contrat (rédaction des ruptures en commun-accord, suivi des conventions & licenciements en collaboration avec HQ HR Ops & la Référente de Droit Social…)
• Informe les employés pour les démarches à réaliser.

Garant de l’application des politiques MSF liés aux employés

1. POINT FOCAL D’ACTIVITES ADMINISTRATIVES :

• Réalise la gestion administrative de l’activité : encodages, déclarations, affiliations, désaffiliations, vérification et contrôle des factures, suivi de dossier, diffusion des informations
• Garantit que les informations à jour sur ce thème sont disponibles pour les collègues qui briefent les nouveaux employés
• Effectue une veille & met à jour les documents thématiques disponibles dans l’intranet pour les employés

1. COLLABORATION ET DOCUMENTATION

• Participer à l’amélioration continue des procédures et politiques relatives aux matières en rapport avec sa fonction
• Mettre à jour les documents/fiches techniques Back-up liés à son poste
• Assure le back-up des autres Contract Officers
• Participe à la compilation des documents liés aux audits
• Contribue à l’amélioration de la base de données RH

PREREQUIS

EDUCATION

• Diplôme en Gestion des Ressources Humaines ou Droit, ou Sciences du travail

EXPERIENCE

• Expertise en législation sociale belge basée sur une expérience de 2 ans dans le domaine, notamment en gestion de contrat de travail et assurances

LANGUES

• Parfaite maîtrise du Français (oral et écrit) et une bonne compréhension du Néerlandais et de l’Anglais

COMPETENCES

• Bonnes compétences en informatique : Word, Excel
• Bonnes compétences en communication, écoute active et gestion des relations interpersonnelles
• Organisé(e), méthodique et méticuleux (-se)
• Flexible et dynamique
• Autonome & orienté solutions
• Sachant travailler en équipe et sous pression
• Motivation pour le secteur humanitaire

CONDITIONS

• Date de début: Octobre 2022
• Localisation*** : Bruxelles (Belgique)
• Deux postes vacants: un CDD de 12 mois et un CDI – Temps plein
• Contrat belge; Salaire en fonction de la grille salariale MSF-OCB HQ
• Chèques repas – Assurance hospitalisation (DKV) – Plan pension – 100% remboursement des frais de transports en commun – Cantine à prix équitables
• Adhésion aux valeurs managériales de l’organisation : Respect, Transparence, Responsabilisation, Intégrité, Confiance, Autonomisation
• Adhésion aux engagements pour un comportement responsable

*Les candidats ayant le droit permanent et/ou un permis de travail valide pour travailler dans le lieu mentionné ci-dessus sont fortement invités à postuler.

Date limite pour postuler : 10/10/2022