Consultoría 2023/017 “Elaborar un Manual de funciones para los coordinadores de albergues temporales, coordinadores de equipos técnicos sectoriales

Consultoría 2023/017 “Elaborar un Manual de funciones para los coordinadores de albergues temporales, coordinadores de equipos técnicos sectoriales de albergues de los niveles municipales – departamentales y de los coordinadores regionales”

1. Duración de la Consultoría: tres meses (1 de abril al 7 de julio del 2023)
2. **Naturaleza de la consultoría:**Categoría “B”Productos tangibles y mensurables de la asignación de trabajo
3. Contexto y alcance del proyecto:

La OIM a través del proyecto Respuesta Humanitaria y Atención a Población en situación de movilidad y desplazamiento en contexto de emergencias en El Salvador.

El Salvador, Guatemala y Honduras, que comprenden el norte de Centroamérica (ANC), enfrentan una variedad de desafíos y necesidades humanitarias resultantes de factores y amenazas estructurales comunes, tales como: alta pobreza, choques climáticos recurrentes, violencia crónica, acceso limitado a los servicios y migración y desplazamiento pendientes, entre otros. Estos desafíos y amenazas estructurales afectan profundamente a las poblaciones y comunidades, provocando debilidades y vulnerabilidades interrelacionadas.

El Salvador, fue severamente afectado por las tormentas tropicales Cristóbal y Amanda y las zonas más afectadas, también fueron comunidades rurales y de barrios marginales muy vulnerables.

Los impactos de la pandemia de COVID-19 y la temporada de huracanes más activa registrada en la historia (enfrentada por la NCA en 2020), exacerbaron la complejidad de la crisis humanitaria estructural, mientras que los niveles de resiliencia de la población, necesarios para enfrentar futuros choques externos, están en su punto más bajo. La pandemia y las tormentas provocaron un aumento del número de personas que necesitaban asistencia humanitaria en los tres países (60% del crecimiento entre 2020 y mediados de 2021).

El nivel de necesidad urgente y desesperación empuja a las personas a migrar. El desplazamiento interno y la migración están mostrando fuertes aumentos, particularmente de los más afectados y vulnerables.

El acceso a refugios para hacer frente a futuras temporadas de huracanes también es urgente, ya que continuarán ocurriendo más eventos con efectos potencialmente devastadores. Para que esto sea posible, es necesario mejorar la coordinación y la gestión de los refugios, así como facilitar la disponibilidad y el acceso a los refugios para todos los desplazados internos y migrantes.

El Proyecto “Abordaje a las crisis convergentes y aumento sin precedentes de las necesidades de los desplazados internos, los retornados y sus familias en el norte de Centroamérica”, tiene como objetivo el acceso a refugios para hacer frente a futuras temporadas de huracanes, ya que continuarán ocurriendo más eventos con efectos potencialmente devastadores. Para que esto sea posible, es necesario mejorar la coordinación y la gestión de los refugios, así como facilitar la disponibilidad y el acceso a los refugios para todos los desplazados internos y migrantes.

1. Departamento / Unidad Organizacional a la que el Consultor está contribuyendo: (DP.2464) Proyecto “Abordaje a las crisis convergentes y aumento sin precedentes de las necesidades de los desplazados internos, los retornados y sus familias en el norte de Centroamérica”
2. Consultores de categoría B: Productos tangibles y mensurables de la asignación de trabajo
3. Objetivo general.

Elaborar un Manual de funciones para los gestores/coordinadores de albergues temporales en la comunidad, coordinadores de equipos técnicos sectoriales de albergues del nivel municipal, departamental y de nivel regional.

A1. Objetivos específicos.

• Elaborar un manual de funciones basado en algunos documentos ya existentes y otros que están en proceso (Guía Práctica para la administración, montaje y coordinación de albergues temporales y Guía Popular (Pag. 16-30), Borrador del manual de flujo y manejo de la información de la DA (Borrador), otros que proporcione el equipo de seguimiento)
• Realizar reuniones con administradores/gestores/coordinadores de albergues, coordinadores de equipos de albergues municipales y departamentales, así como otros que podrían aportar experiencias.
• Trabajar en plena coordinación con el “equipo de seguimiento”: MIGOBDT (DA – DGPC), OIM, MINSAL, MINEDUCYT, Federación Luterana Mundial FLM, Solidar Suiza y Plan Internacional, el cual estará apoyando para que el producto final, sea útil y amigable.
• Elaborar una propuesta metodológica para el proceso de divulgación.

1. Meta

Obtener un producto final Manual de funciones para los coordinadores de albergues temporales, coordinadores de equipos técnicos sectoriales de albergues de los niveles municipales – departamentales y de los coordinadores regionales. que sirva de base para que los actuales y nuevos administradores de albergues temporales, tengan claras sus funciones y que conozcan a fondo cuáles son sus responsabilidades.

1. Metodología.

La presente asistencia técnica se dividirá en las siguientes fases:

Fase I: Trabajo de oficina y de organización previa

La persona natural contratada para realizar la consultoría se reunirá con el equipo de seguimiento para darle información importante sobre el producto que se espera obtener, conocer los documentos que deberá tomar como base e información preliminar sobre las visitas que deberá realizar para recopilar datos en los albergues y municipalidades.

También investigará sobre políticas institucionales, guías nacionales e internacionales, formatos que deberá usar, metodología para elaborar Guías Prácticas establecidas por la Dirección General de Protección Civil, Prevención y Mitigación de Desastres.

En base a lo anterior, elaborará el plan de trabajo de la consultoría con la calendarización del servicio que prestará, con las fases a desarrollar y pasos para la consecución de los productos con fechas de entrega, el cual deberá ser aprobado por OIM previo visto bueno de la Dirección de Albergues.

Fase II: Actualización de los documentos.

La elaboración del documento “Manual de funciones para los coordinadores de albergues temporales, coordinadores de equipos técnicos sectoriales de albergues de los niveles municipales – departamentales y de los coordinadores regionales”, deberá estar basada en un proceso participativo de consulta con el equipo de seguimiento, instituciones invitadas, administradores o coordinadores de albergues, y coordinadores de equipos de albergues municipales y departamentales, así como otros que podrían aportar experiencias, debiendo ir presentando avances para aprobación.

También deberá hacerse una revisión exhaustiva de los documentos relacionados que existen, borradores de documentos relacionados y de las leyes vigentes a nivel del sistema nacional de protección civil.

Deberá explicar las herramientas y plataformas a utilizar para los grupos de consulta y los procesos deben ser adaptados para trabajar de forma presencial y virtual, según se considere y de acuerdo con el comportamiento epidemiológico de la pandemia. En toda actividad presencial, se deben tomar en cuenta las normas para prevenir COVID-19, establecidas por el MINSAL.

La elaboración del manual deberá considerar los siguientes aspectos y otros que resultaren de las consultas:

• Tendrá un enfoque práctico, fácil de comprender, claro, amigable y útil, debiendo contener toda la información necesaria para que los nuevos administradores de albergues temporales puedan tener una base sólida de cuáles son sus funciones y responsabilidades, así como cuál es su papel con otros a los cuales les deba rendir informe, teniendo claros los procedimientos, periodos de rendir informes, etc. debiendo contener, además, todos los formularios actualizados a utilizar para tal fin.
• Incorporar los contenidos necesarios y acordados con el equipo de seguimiento, Dirección General de Protección Civil y la Dirección de Albergues del MIGOBDT, así como de otras instituciones de la CTSA invitadas, además definir un objetivo para cada uno de los diferentes actores dentro de la administración de albergues.
• Proponer incorporar otros documentos que conozcan y que pueda aportar en beneficio del tema.
• Proponer otras instituciones que crean conveniente tomar en cuenta.
• Definir el perfil que deba tener un administrador de albergues temporales.
• Sugerir qué tipo de coordinaciones se deben tener a nivel comunitario, a nivel municipal y departamental.
• El documento debe contener infografías, procedimientos, flujogramas y otros que aporten a que sea fácil de entender.

Fase II.1: Levantamiento y captura de la información

El equipo de seguimiento hará las coordinaciones necesarias para que el consultor pueda realizar entrevistas, reuniones virtuales y presenciales, etc. a municipalidades, departamentales y otras, no estando dentro de las facultades del consultor hacerlo de manera personal.

Los métodos de recopilación se pueden realizar por medio de entrevistas, grupos focales, encuestas, etc. y se realizarán de manera presencial si las condiciones sanitarias lo permiten, o de manera virtual con la plataforma más adecuada para el grupo o persona de quien o quienes se captarán la información.

El análisis de los documentos a tomar en cuenta, pueden hacerlo en sus instalaciones y proponer reuniones con el equipo de seguimiento y otros invitados a fin de ir validando contenidos preliminares.

Fase II.2: Procesamiento de información

El consultor presentará como parte importante de sus avances, texto, tablas, matrices, infografías, flujogramas, procedimientos y todo lo pertinente para que el equipo de seguimiento tenga una idea clara de cómo va quedando el documento.

Fase II.3: Propuesta de documentos.

A medida se avance, se compartirá con los invitados, instituciones amigas que están participando, a fin de obtener opiniones y cierta validación.

Todos los avances serán presentados en los formatos acordados, documentos en físico, en formato digital y en una presentación de PowerPoint, para su respectiva aprobación.

Fase III. Diseño, diagramación y edición de los borradores de los documentos validados técnicamente.

Una vez validado el documento por OIM y la Dirección de Albergues, se deberá proceder al diseño y diagramación de éstos y una vez aprobado el diseño y arte final.

Fase IV. Entrega de informe final

Será necesario entregar los documentos listos para impresión y reproducción, la entrega de las artes finales debe ser en formato PDF y en formato editable.

Producto 1: Plan de trabajo y cronograma de actividades.

Presentará un plan de trabajo de la consultoría con la calendarización del servicio que prestará, con las fases a desarrollar y pasos para la consecución de los productos con fechas de entrega, el cual deberá ser aprobado por OIM previo el visto bueno de la Dirección de Albergues**.**

Producto 2: Informe de avances.

Presentar los avances de las diferentes fases (fases de la I y II) a fin de ser validadas por OIM y la Dirección de Albergues.

Producto 3: Entrega de borrador.

Presentar los borradores finales (Fase III)

Producto 4: Producto final.

Presentar el documento terminado “Manual de funciones para los coordinadores de albergues temporales, coordinadores de equipos técnicos sectoriales de albergues de los niveles municipales – departamentales y de los coordinadores regionales” que sirva de base para que los actuales y nuevos administradores de albergues temporales, tengan claras sus funciones y que conozcan a fondo cuáles son sus responsabilidades.

Para efectos de los desembolsos la OIM deberá aprobar a satisfacción, los medios de verificación detallados en la siguiente tabla:

Porcentaje de desembolso

Producto entregado

Detalle de producto

Fechas posibles de entrega de productos

20%

Plan de trabajo

Presentación de documento que contenga Plan de trabajo y cronograma de actividades.

(Debe incluir objetivos, metas, etapas y productos a entregar en el tiempo).

3-7 de abril de 2023

40%

Informe de avances.

Cumplimiento de avances en las diferentes fases y productos.

15 de mayo de 2023

40%

Entregada de producto final.

Entregada de producto terminado final (Manual de funciones para los coordinadores de albergues temporales, coordinadores de equipos técnicos sectoriales de albergues de los niveles municipales – departamentales y de los coordinadores regionales) en formatos editables y en los formatos previamente acordados.

30 de junio de 2023

*Los trámites de desembolsos se iniciarán luego de la entrega a satisfacción del producto.

1. Indicadores de desempeño para la evaluación de resultados

La OIM y DA recibirán y evaluarán los avances del documento en sus diferentes etapas, dando el visto bueno cuando los resultados sean satisfactorios.

1. Obligaciones de la persona consultora

• Del consultor contratado asumirá la total responsabilidad sobre la implementación de todo el proceso para que éste se realice en óptimas condiciones técnicas.
• Será obligación primordial del consultor contratado, desarrollar la implementación de acuerdo con los Términos de Referencia, la Propuesta Técnica y Económica, y el Cronograma de trabajo autorizado.
• Suministrar el personal competente y adecuado para ejecutar las actividades en las Propuestas Técnicas y Económicas, así como el cronograma, de la mejor manera posible.
• Mantener comunicación directa, eficiente e inmediata en caso de presentarse algún inconveniente o demora en el proceso.
• Pagar cumplidamente al personal a su cargo los honorarios, prestaciones, seguros, bonificaciones y demás beneficios complementarios que ordene la ley. La OIM, bajo ningún concepto, asumirá responsabilidades por omisiones legales de la persona contratista en este aspecto.
• Dar cumplimiento a la legislación vigente sobre el personal que supervise y emplee para las actividades descritas en su propuesta.
• Garantizar que el personal empleado durante el transcurso de la implementación sea competente e idóneo, además de contar con la experiencia suficiente para acometer de la mejor manera las labores encomendadas.
• Los costos de movilización correrán por cuenta del consultor.

1. Propiedad intelectual

Todos los productos y materiales desarrollados y entregados bajo los presentes Términos de Referencia serán propiedad de OIM El Salvador a través de la Dirección de Albergues y la Dirección General de Protección Civil, Prevención y Mitigación de Desastres, quienes tendrán los derechos exclusivos para utilizar, publicar y difundir los productos que se originen con dicho trabajo. Este derecho continuará vigente aún concluida la relación contractual de las partes.

1. Confidencialidad

El Consultor contratado deberá garantizar las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información a la que podría tener acceso debido al trabajo que realice. Esta condición también se aplicará al personal técnico que la empresa adjudicada designe para realizar el trabajo.

El consultor contratado deberá especificar su compromiso para el cumplimiento de las Cláusulas de Confidencialidad de la Información y de Responsabilidad con respecto a los daños que pudiera sufrir OIM, ya sea por divulgación de información no autorizada o por daños que pudieran afectar a la infraestructura tecnológica de la OIM. El contrato incluirá las cláusulas correspondientes, cuyo cumplimiento será verificado por la OIM.

1. Responsabilidad de la OIM

La OIM se compromete a:

• Mantener comunicación constante con el consultor contratado.
• Proporcionar al consultor contratado la información de contacto de actores clave para el desarrollo de la implementación.
• Revisar y retroalimentar los informes presentados por el consultor contratado.
• Monitoreara las actividades según se requiera

How to apply

1. Educación, experiencia y / o habilidades requeridas

Buscamos una persona natural/consultor con experiencia comprobable de al menos 2 años en temas relacionados con el manejo y administración de albergues, elaboración de manuales, procedimientos y/o protocolos.

La selección de la persona natural a contratar se hará a partir de la evaluación de la propuesta técnica y económica presentada a la OIM y, además, de una serie de documentos que acompañen a la misma.

En ese sentido, la persona natural a contratar deberá presentar (En un solo PDF):

• Documentación de portafolio o descripción de la experiencia y servicios.
• Propuesta Técnica.
• Propuesta Económica. Ésta debe incluir el costo total del proyecto.
• Hoja de vida que incluya experiencia de trabajo de actividades relevantes apegadas al contenido de los términos de referencia.
• Cartilla de vacunación (tres dosis)
• Comprobante de seguro de salud privado o ISSS
• Carta de interés aceptando los Términos de Referencia.

Las propuestas deberán enviarse a los correos:[email protected] , con el asunto: “Elaboración de un manual de funciones para administradores de albergues temporales”.

Recepción de preguntas: **del 17 al 19 de marzo de 2023 (**Dirigirlas a: [email protected]; [email protected]; [email protected])

Respuestas: del 20 de marzo de 2023

Presentación de propuestas: el 22 de marzo de 2023

1. Viaje requerido

Deberá movilizarse a los lugares que crea convenientes para la obtención de la información clave que le ayude a la elaboración del manual (MIGOBDT, DA, Municipalidades, gobernaciones, etc.), esto previa gestión con la Dirección de Albergues, quien le hará las gestiones oficiales para ser recibido, los costos de esas movilizaciones cubiertos por la persona consultora.

Opcionalmente puede utilizar otros medios alternativos a la movilización para la obtención de los mismos resultados.

1. Competencias

Valores

• • • Inclusión y respeto por la diversidad: respeta y promueve las diferencias individuales y culturales; fomenta la diversidad y la inclusión siempre que sea posible.
      – Integridad y transparencia: mantiene altos estándares éticos y actúa de manera consistente con los principios / reglas y estándares de conducta de la organización.
      – Profesionalismo: demuestra capacidad para trabajar de manera compuesta, competente y comprometida y ejerce un juicio cuidadoso para enfrentar los desafíos del día a día.

Competencias básicas – indicadores de comportamiento

• • • Trabajo en equipo: desarrolla y promueve la colaboración efectiva dentro y entre las unidades para lograr objetivos compartidos y optimizar los resultados.
      – Entrega de resultados: produce y entrega resultados de calidad de manera oportuna y orientada al servicio; está orientada a la acción y comprometida con el logro de resultados acordados.
      – Gestionar y compartir el conocimiento: busca continuamente aprender, compartir conocimientos e innovar.
      – Rendición de cuentas: asume la responsabilidad de lograr las prioridades de la Organización y asume la responsabilidad de la acción propia y el trabajo delegado.
      – Comunicación: fomenta y contribuye a una comunicación clara y abierta; explica asuntos complejos de forma informativa, inspiradora y motivadora.

OTROS.

• PREVISIONES CONTRA LA CORRUPCIÓN.

No se deberá ofrecer y/o realizar pago, consideración o beneficio de cualquier tipo que constituya una práctica ilegal o corrupta, directa o indirectamente, como incentivo o compensación por la adjudicación del contrato. Cualquier práctica de este tipo dará lugar a la cancelación del proceso de selección de ofertas, adjudicación o ejecución del contrato, además de iniciar acciones civiles y penales en contra de los involucrados.

• SUSPENSIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN.

La OIM podrá suspender el presente proceso de selección cuando se presenten impedimentos que afecten el objeto de la convocatoria o cuando así lo considere necesario la OIM. En dicho caso la OIM informará de la suspensión de este.

• SUPERVISIÓN Y DESARROLLO DE LOS TRABAJOS.

La coordinación y vigilancia de la ejecución y cumplimiento del contrato serán ejercidos por la OIM. La institución contratista deberá permitir a la OIM llevar a cabo esta supervisión sin obstrucción alguna. La OIM podrá solicitar información adicional a la que se especifica en estos Términos de Referencia y el contrato. El Contratista estará obligado a suministrarla dentro de los términos y plazo solicitados por la OIM.

• PRIVILEGIOS E INMUNIDADES

Ninguna disposición de las cláusulas del contrato ni de los Términos de Referencia se entenderá como renuncia, explícita o implícita a ninguno de los privilegios e inmunidades de que en la actualidad goza la OIM.

Puede descargar los TDRs en el siguiente vinculo

Annex 2-Consultant TDR Consultoria 2023017 SV.pdf