Consultants pour la mise a jour des procedures administratives, financiers et comptables de la CAMEG-Togo | Lomé, Togo | 2023

Chemonics fait appel aux services d’un consultant externe pour la mise à jour des procédures administratives, financières et comptables de la CAMEG-TOGO, dans le souci de renforcer le système de contrôle en place. L’objectif général de la mission est de faciliter l’élaboration et la mise à jour des procédures de passation des marchés, desprocédures de gestion administrative, financière et comptable, y compris celles relatives aux processus de gestion des activités pharmaceutiques (achat, stockage, distribution, etc…).

Présentation de la CAMEG TOGO

• La Centrale d’Achat des Médicaments Essentiels et Génériques du Togo (CAMEG-TOGO), grossiste répartiteur pharmaceutique créé en août 1998 sous la tutelle du Ministère chargé de la santé. La CAMEG-TOGO est dotée d’un statut juridique d’association à but non lucratif et jouit des attributs d’une personne morale de droit privé avec une autonomie de gestion.

Mission de la CAMEG TOGO

• Par convention signée le 30 septembre 2010, l’Etat Togolais a investi la CAMEG-TOGO d’une mission de service public d’intérêt général et à finalité sociale, consistant à :
  • Approvisionner et distribuer les produits pharmaceutiques de la Liste Nationale des Médicaments Essentiels (LNME) aux formations sanitaires publiques et privées à but non lucratif,
  • Assurer la cession de ces produits à un « prix social »,
  • assurer la qualité des produits distribués et contribuer à leur usage rationnel.

La centrale achète, stocke et distribue les Médicaments Essentiels et Génériques (MEG) et les Dispositifs Médicaux Essentiels (DME) aux formations sanitaires publiques sur toute l’étendue du territoire national.

Vision et valeurs

• La vision de la CAMEG-TOGO porte sur une reconnaissance ultime des compétences internes en matière d’approvisionnement et de distribution de produits essentiels de santé de qualité et des services fournis qui sont diversifiés. Elle ambitionne de devenir une structure qui fonctionne avec un personnel suffisamment motivé et engagé dans l’atteinte des objectifs assignés au vu de sa mission. A cet égard, elle fera partie des institutions les plus performantes œuvrant pour l’amélioration globale de la qualité des soins des populations et forcera par son impact le respect des bénéficiaires, du Gouvernement du Togo, des partenaires et des centrales membres de l’Association Africaine des Centrales d’Achats de Médicaments Essentiels (ACAME).

Offre de services

• Le catalogue des articles/prix de la CAMEG-TOGO compte 211 produits de santé essentiels distribués en routine ainsi qu’une cinquantaine de produits dits spécifiques achetés sur demande spéciale des formations sanitaires.Ces produits sont achetés à travers une procédure de pré qualification des couples produit/fournisseurs suivant le référentiel de cahier de charges développé par l’ACAME, importés, stockés et distribués dans le respect des bonnes pratiques de stockage et de distribution pharmaceutique. En outre, le ministère de la santé et de l’hygiène publique a confié à la CAMEG-TOGO la gestion des produits de santé subventionnés dans le cadre de ses programmes de santé, soit 468 produits mis à disposition du système de santé.Les produits pharmaceutiques distribués par la CAMEG-TOGO à travers ses PRA sont cédés au même prix à toutes les formations sanitaires sur toute l’étendue du territoire national.

La CAMEG TOGO est organisée comme suit :

• Assemblée générale,
• Comité de supervision,
• Conseil d’Administration,
• Direction générale.

La Direction générale de la CAMEG TOGO regroupe les six (6) directions suivantes :

• Direction des Achats et de la Gestion des Stocks,
• Direction Administrative et Financière,
• Direction Commerciale,
• Direction de l’Assurance Qualité Pharmaceutique,
• Direction du Contrôle de Gestion et de l’Audit Interne,
• Direction des Projets et Programmes de Santé.

La CAMEG-TOGO représente le « bras armé » du ministère de la santé à travers son circuit de distribution de MEG. A partir de son siège social sis à Lomé et abritant les magasins centraux, elle approvisionne sept (7) agences commerciales dénommées Pharmacies Régionales d’Approvisionnement (PRA), créées pour desservir les formations sanitaires accréditées :

• Pour la région Lomé Commune, la PRA Lomé Commune est sise au siège de la Centrale,
• Pour la région Maritime, la PRA Tsévié,
• Pour la région des Plateaux, la PRA Atakpamé et la PRA Kpalimé,
• Pour la région Centrale, la PRA Sokodé,
• Pour la région de la Kara, la PRA Kara,
• Pour la région des Savanes, la PRA Dapaong.

La CAMEG – TOGO emploie actuellement 143 personnes réparties sur l’ensemble de ses sites.

Contexte et justification

• Le plan stratégique 2016-2020 de la CAMEG-TOGO, validé en décembre 2015 par le conseil d’administration, a retenu, parmi les orientations stratégiques, l’amélioration de la gouvernance et la viabilité économique et financière de l’institution à travers, entre autres, la mise en place d’un Système de Management de la Qualité (SMQ) selon les normes ISO.
• Pour rappel, la CAMEG-TOGO s’est doté depuis 2008, d’un manuel de procédures répondant aux besoins tant au niveau organisationnel qu’au niveau légal (article 6,16, 69 de l’Acte Uniforme portant harmonisation des comptabilités). Sa conception s’est appuyée sur l’organigramme de la CAMEG-TOGO et les fiches de poste. En 2011, une relecture de ce manuel de procédures a été faite à la suite des changements survenus dans l’organigramme. Depuis lors, de nouveaux changements ont été opérés dans l’organigramme se traduisant par la création de nouveaux postes (chargé de communication, cellule marchés, chargé des projets etc.), et de nouvelles activités (engendrant de nouveaux flux) qui ne sont pas pris en compte, dont celles liées à la gestion de divers projets pour le compte du ministère de la santé et certains partenaires techniques et financiers.
• Dans ce contexte, et dans le souci de renforcer le système de contrôle en place, la CAMEG-TOGO se propose de faire appel aux services d’un consultant externe pour la mise à jour de ses procédures administratives, financières et comptables. Par ailleurs, il est à souligner la nécessité de prendre en compte pour cet exercice les résultats de l’audit institutionnel, organisationnel et fonctionnel en cours de mise en œuvre sur la même période.

L’objectif général de la mission est de faciliter l’élaboration et la mise à jour des différentes procédures suivantes :

• procédures de passation des marchés,
• procédures de gestion administrative, financière et comptable, y compris celles relatives aux processus de gestion des activités pharmaceutiques (achat, stockage, distribution, etc…).

Les objectifs spécifiques de cette mission sont :

• Faire un état des lieux de la documentation existante et des pratiques en cours,
• Procéder à la mise à jour des procédures existantes dans le respect des règlementations en vigueur opposables,
• Organiser l’accompagnement des utilisateurs dans une approche de conduite du changement.

Les résultats attendus de cette mission sont de :

• Rendre disponible un manuel comprenant les procédures de passation de marchés, les procédures de gestion administrative, financière et comptable révisée,
• Mettre en œuvre un programme d’accompagnement des utilisateurs dans une approche de conduite du changement.

Méthodologie :

• L’activité sera réalisée avec l’appui d’une équipe de deux consultants (1 Consultant National et 1 Consultant international) recrutée à cet effet. Elle exécutera sa mission dans le respect des règles de déontologie et selon le cadre ci-dessous décrit. Elle travaillera en étroite collaboration avec les directions techniques de la CAMEG-TOGO et d’autres partenaires impliqués dans le projet.

Cette mission se déroulera selon les étapes suivantes :

• Proposition d’une feuille de route par le consultant retenu,
• Appréciation et validation de la feuille de route par la CAMEG-TOGO,
• Établissement de l’état des lieux de la documentation disponible dans les différents manuels de procédures. Cet état des lieux consistera en des étapes suivantes :
• Élaboration et validation d’un questionnaire d’enquête si applicable,
• Collecte de données sur le terrain et auprès des parties prenantes,
• Saisie et traitement des données collectées,
• Visite de deux ou trois PRA,
• Évaluation de la pertinence et de l’adéquation des procédures existantes,
• Élaboration de nouvelles procédures nécessaires,
• Transmission des drafts des nouveaux manuels rédigés,
• Relecture des drafts des nouveaux manuels au cours d’un atelier de relecture,
• Intégration par les consultants des amendements de l’atelier de relecture,
• Validation des drafts des nouveaux manuels au cours d’un atelier de validation,
• Élaboration et mise en œuvre d’un programme d’accompagnement des utilisateurs sur une période minimale de 2 mois.

L’activité se déroulera en présentiel et à distance sous forme de revue documentaire, d’entretiens, de séances de travail et d’atelier de validation. Aux fins d’un suivi approprié du déroulement de la mission du consultant, la CAMEG-TOGO mettra en place un comité de suivi, lequel jouera le rôle d’interface entre la Direction Générale et le Consultant.

Qualifications du consultant :

• La mission sera réalisée par un une équipe de deux consultants (1 Consultant National et 1 Consultant international) ayant les profils suivants au minimum :
• Un spécialiste en gestion de niveau BAC + 5 au moins et justifiant d’au moins quinze (15) ans d’expérience professionnelle dans la gestion et l’audit des entités commerciales soumises au SYSCOHADA (consultant international),
• Un spécialiste en passation des marchés de niveau BAC+5 et justifiant d’au moins dix (10) ans d’expérience professionnelle dans l’UEMOA (consultant national).
• Le consultant devra avoir réalisé au moins deux missions similaires au cours des 5 dernières années. Une mission similaire dans une centrale d’achat de médicaments essentiels sera considérée comme un atout.

Durée et lieu de la mission :

• La durée prévisionnelle de la mission est de 90 jours calendaires au maximum.
• Cette mission sera planifiée après la mise à disposition des résultats de l’audit institutionnel, organisationnel et fonctionnel de la CAMEG-TOGO,.
• À la fin de la mission, un atelier sera organisé par les consultants pour la validation par les instances dirigeantes de la CAMEG-Togo du Manuel des procédures administratives, financières et comptables mis à jour.

Documentation :

• La CAMEG-TOGO s’engage à mettre à la disposition du consultant toute information et la documentation nécessaire disponibles.

Système de reporting du consultant :

• Les rapports seront soumis à la direction générale en trois (03) exemplaires originaux et sur support électronique en version WORD et PDF selon la planification ci-après :

Intitulé du rapport

Contenu

Délai de soumission

Rapport préliminaire

Plan de travail consensuel (état des lieux, feuille de route, livrables par étape et calendrier de mise en œuvre de la mission)

Au plus tard 10 jours calendaires après la prise de contact terrain

Rapport mensuel

Activités (tâches opérationnelles) et livrables prévus et réalisés mettant l’accent sur les points critiques à résoudre avant le mois suivant

Au plus tard 5 jours calendaires après la fin du mois

Rapport provisoire d’activités

Brève description des réalisations, y compris les problèmes rencontrés et les recommandations

Les manuels de procédures approuvés

Le programme d’accompagnement et son niveau de mise en œuvre

Au plus tard 15 jours calendaires après la fin des travaux

Rapport final d’activités

Brève description des réalisations, y compris les problèmes rencontrés, les recommandations, les outils de capitalisation et de valorisation des acquis et le rapport final

Les manuels de procédures approuvés en format papier en huit (08) exemplaires et la version électronique en WORD et PDF sur une clé USB

Au plus tard 20 jours calendaires après la réception des commentaires de la CAMEG-TOGO sur le projet de rapport final d’activités

NB : Pour un meilleur suivi et cadrage de la mission, le consultant adressera en cas d’urgence un mémorandum au directeur général sur l’état d’avancement, les goulots d’étranglement et les recommandations.