Consultant pour l’organisation d’une formation en archivage

1. Contexte

Dans le cadre de son programme de coopération bilatérale, l’Ambassade Royale du Danemark a mis en place le projet « d’appui au renforcement de la gouvernance démocratique et des droits humains au Niger » (GDDH), dont la gestion opérationnelle est confiée à Oxfam à travers une Unité d’Appui Technique.

Le projet a pour objectif de contribuer au renforcement de la gouvernance démocratique et au respect des droits humains au Niger, par une redevabilité accrue des structures de pouvoir formel et informel, en appuyant l’activité d‘autorités administratives indépendantes et d‘organisations de la société civile nigériennes sur les thématiques des droits humains, de la gestion des conflits et l’accès à une information diversifiée et de qualité et à une mobilité humaine plus sûre.

Oxfam est un mouvement citoyen mondial qui vise à mettre fin à l’injustice de la pauvreté en luttant contre les inégalités qui la perpétuent. Ses activités sont guidées par trois valeurs fondamentales : l’autonomisation, la redevabilité et l’inclusivité.

Oxfam intervient en République du Niger depuis 1992 où elle développe et met en œuvre des projets dans le domaine du Développement, de l’Humanitaire, de la Gouvernance et Citoyenneté Active auquel appartient le projet Gouvernance Démocratique et Droits Humains (GDDH). Pour Oxfam, la justice de genre recouvre l’égalité et l’équité complètes entre les sexes dans toutes les sphères de la vie, de sorte que les femmes puissent, conjointement et sur un même pied d’égalité que les hommes, définir et élaborer les politiques, participer à la fois dans les structures et aux prises de décisions qui touchent à leur vie et qui concernent l’ensemble de la société. Pour Oxfam, la transformation des relations de pouvoir entre les femmes et les hommes ainsi que les structures, normes et valeurs sur lesquelles elles reposent, est essentielle pour mettre fin à la pauvreté et redresser les inégalités.

Pour mieux accompagner les organisations partenaires dans une perspective de durabilité, Oxfam offre une opportunité de renforcement des capacités à leur endroit. Il s’agit des formations thématiques dont le besoin a été identifié de façon participative avec les partenaires.

Dans un contexte où le classement, le rangement, le tri et même la dématérialisation participe à la transformation numérique des métiers, les technologies de Gestion Electronique de Documents (GED) appuyées par l’archivage physique de ces mêmes documents devient incontournable voire une nécessité pour les entreprises, services, ONG et Associations. Les Entités reçoivent et produisent énormément de documents et le défi commun se situe au niveau de la gestion de ces documents qui s’inscrit dans le cadre d’une politique d’archivage efficace et pérenne. En effet il est de plus en plus difficile de retrouver facilement un document, et aussi d’en garantir la sécurité par une conservation efficace. Or les documents d’archives des projets qu’ils soient physiques ou non doivent être conservés et restitués dans le respect des exigences réglementaires. Leur conservation et leur sécurisation deviennent une priorité afin de les préserver de tout risque de perte et de dégradation

Cette formation doit donc dresser un état de l’art complet, pragmatique et structuré du traitement des archives, leur classement, leur conservation et leur archivage physique et électronique. Elle doit présenter les concepts clés et la réglementation en vigueur, analyser les évolutions des fonctionnalités, proposer des modèles d’organisation et des démarches pour réussir la mise en œuvre d’un projet d’archivage.

Cette formation, qui sera organisée en deux sessions, est adressée à l’endroit d’Oxfam et de tous les 31 Partenaires du projet GDDH. Elle sera complétée par un accompagnement individualisé des structures partenaires sous la forme d’un appui post-formation.

1. Les objectifs prévus dans le cadre de la formation

L’objectif global est de permettre d’outiller les apprenants sur le traitement manuel et la gestion électronique des documents au sein de leurs organisations ou structures respectives.

Objectifs spécifiques De manière spécifique, il s’agira de renforcer les capacités des participants pour :

– Acquérir une méthodologie permettant de mettre en place un dispositif de gestion efficace des documents;

– Connaître et pratiquer le tri, l’organisation et le classement des documents d’archives ;

– Connaître et pratiquer l’archivage électronique par la numérisation des documents ;

– Mettre en place des outils de gestion et de recherche des documents ;

– Connaître et pratiquer la gestion électronique des documents;

– Acquérir et comprendre le fonctionnement du logiciel d’archivage et de gestion électronique des documents M-Files ;

1. Résultats attendus

Les résultats suivants sont attendus :

– Les participants gèrent efficacement les documents et les archives de leur institution, organisation ou entreprise;

– Les participants maîtrisent la gestion électronique des documents et des archives.

– Les participants mettent en place des Systèmes de gestion et de recherches des documents et des archives au sein de leurs structures en vue de l’atteinte des résultats, et considérant la situation sanitaire actuelle.

1. METHODOLOGIE

La méthodologie est basée sur des approches participatives valorisant les connaissances des acteurs sur l’archivage manuel et électronique des documents. Des présentations théoriques et des travaux pratiques adaptés aux besoins des participants. Les travaux se dérouleront sous la forme d’exposés en plénières et de travaux de groupe.

La méthode pédagogique visera à encourager la participation active des participants à la formation afin de mettre à profit leurs connaissances et expériences.

PRE-REQUIS

La formation doit être animée par un archiviste/Documentaliste (pour l’archivage physique) et un informaticien (pour l’archivage électronique). Il doit également avoir une expérience avérée dans le système d’archivage d’une structure.

CONTENU DE LA FORMATION

1. La fonction archivage :

• L’importance de l’archivage dans une organisation ;
• Les objectifs et les missions ;
• La terminologie et le cadre normatif.

1. Le cadre juridique et réglementaire des archives au Niger :

• Cadre réglementaire (principaux textes de références) ;
• Droit de la preuve ;
• L’original et la copie ;
• Les durées de conservation.

1. Les Outils de gestion et de recherche des archives :

• Procédures de gestion : analyse, tri, versement, recherche, consultation, destruction ;
• Tableaux de gestion, plan de classement et inventaire ;
• Principes de sécurité et de confidentialité ;
• Aménagements et bonnes pratiques (boîtes, rangements…) ;

1. L’archivage numérique et la gestion électronique des documents

• La numérisation ;
• Les supports de sauvegarde (les serveurs, les disques et le cloud) ;

1. Les participants doivent avoir les profils de secrétaires, comptables, logisticiens, gestionnaires de projets, archivistes… ;
2. Il est attendu que le consultant formateur puisse partager avec les bénéficiaires des outils standardisés sur le système d’archivage ;
3. Calendrier de la formation est de trois (4) jours ;
4. Le/la candidat(e ) devra présenter son offre financière suivant le canevas ci-après :

Désignation Unité Quantité Prix Unitaire(F CFA) Coût Total (F CFA)

Honoraires

Assurance

Autres coûts

1. Le consultant retenu devrait se faire enregistré à la DGI pour le Droit d’enregistrement et aussi suivre les règlementations fiscales en vigueur.
2. Si vous êtes intéressés / intéressées par cette Consultation, votre soumission, comprenant une offre technique et financière, devra être soumise par email à l’adresse suivante : [email protected], jusqu’au 30 Juin2022.
3. Les propositions, adressées, doivent être soumise avec comme Objet : « Avis de Recrutement d’un consultant(e) pour une formation des ONG partenaires du projet GDDH en archivage »