Consultant d’Assurance Qualite (CAMEG) | Lomé, Togo | 2023

Chemonics fait appel aux services d’un consultant externe pour la mise à jour du manuel d’assurance qualité et des procédures opérationnelles normalisées de la CAMEG dans le cadre d’un appui au Ministère de la Sante. L’objectif général de la mission est de mettre à jour les différents documents contenus dans le manuel d’assurance qualité et des procédures opérationnelles normalisées de la CAMEG-TOGO conformément au MQAS et à la norme ISO 9001. Ce poste sera basé à Lomé, Togo. Nous recherchons des personnes qui ont la passion d’améliorer la vie des gens dans le monde entier.

Contexte et justification :

• Le plan stratégique 2016-2020 de la CAMEG-TOGO, validé en décembre 2015 par le conseil d’administration, a retenu, parmi les orientations stratégiques, l’amélioration de la gouvernance et la viabilité économique et financière de l’institution à travers, entre autres, la mise en place d’un Système de Management de la Qualité (SMQ) selon les normes ISO. Dans ce cadre, la centrale a bénéficié de l’appui de divers partenaires pour la définition et la mise en œuvre de feuilles de route pour l’amélioration du fonctionnement et la mise en conformité du système d’assurance qualité en accord avec les recommandations de l’OMS publiées dans le modèle du système assurance qualité de l’OMS (MQAS) et pour la certification ISO 9001. A ce jour, malgré les avancées, bon nombre de documents qualité sont encore à relire, mettre à jour ou rédiger.Il faudrait par ailleurs souligner la nécessité de prendre en compte pour cet exercice les résultats de l’audit institutionnel, organisationnel et fonctionnel en cours de mise en œuvre sur la même période.

Objectifs spécifiques :

Les objectifs spécifiques de cette mission sont :

• Faire un état des lieux de la documentation existante et des pratiques en cours,
• Faire l’inventaire des procédures obsolètes à supprimer, à mettre à jour et des nouvelles à rédiger,
• Procéder à la mise à jour de la documentation existante dans le respect des règlementations en vigueur opposables,
• Rédiger les nouvelles procédures opérationnelles normalisées,
• Organiser l’accompagnement des utilisateurs dans une approche de conduite du changement.
• Le manuel d’assurance qualité de la CAMEG-TOGO qui sera élaboré visera à définir les normes (principes) relatives, entre autres, à :
• La présélection des fournisseurs,
• L’achat des médicaments et autres produits de santé,
• La réception et le stockage des produits achetés,
• La distribution des médicaments et autres produits de santé,
• L’évaluation et la réévaluation des fournisseurs,
• Chaque étape citée ci-dessus devra toujours intégrer le volet assurance qualité conformément au référentiel MQAS.

Résultats attendus :

• Rendre disponible un manuel d’assurance qualité et des procédures opérationnelles normalisées actualisés et complets et,
• Mettre en œuvre un programme d’accompagnement des utilisateurs dans une approche de conduite du changement.

Méthodologie :

• L’activité sera réalisée avec l’appui d’un consultant national ou international recruté à cet effet. Il exécutera sa mission dans le respect des règles de déontologie et selon le cadre ci-dessous décrit. Il travaillera en étroite collaboration avec les directions techniques de la CAMEG-TOGO et d’autres partenaires impliqués dans le projet.
• Cette mission se déroulera selon les étapes suivantes :
• Proposition d’une feuille de route par le consultant retenu,
• Appréciation et validation de la feuille de route par la CAMEG-TOGO,
• Établissement de l’état des lieux de la documentation qualité disponible. Cet état des lieux consistera en la :
  • Revue et évaluation des documents liés à la gestion des approvisionnements des médicaments et autres produits de santé,
  • Revue et évaluation des documents relatifs à la gestion des stocks de médicaments et autres produits de santé,
  • Revue et évaluation du système de distribution des médicaments et autres produits de santé,
  • Revue documentaire du système d’assurance qualité et évaluation de la pertinence et de l’adéquation des procédures existantes,
  • Collecte d’informations et pratiques en vigueur en vue de la détermination de l’adhésion ou non aux exigences des modules du référentiel du MQAS,
• Description générale de la CAMEG-TOGO et des tâches effectuées,
• Description des procédures opérationnelles normalisées entrant dans le cadre du manuel d’assurance qualité de la CAMEG-TOGO : cette partie sera la plus détaillée possible et doit permettre d’identifier les tâches des différents acteurs afin d’assurer une coordination efficace,
• Élaboration des drafts de manuel d’assurance qualité et des procédures opérationnelles normalisées,
• Organisation d’un atelier de vulgarisation et de relecture des drafts de manuel d’assurance qualité et des procédures opérationnelles normalisées,
• Intégration par les consultants des amendements de l’atelier de vulgarisation et de relecture,
• Organisation d’un atelier de validation du nouveau manuel d’assurance qualité et des procédures opérationnelles normalisées,
• Élaboration et mise en œuvre d’un programme d’accompagnement des utilisateurs sur une période minimale de 2 mois.
• L’activité se déroulera en présentiel et à distance sous forme de revue documentaire, d’entretiens, de séances de travail et d’atelier de validation.
• Aux fins d’un suivi approprié du déroulement de la mission du consultant, la CAMEG-TOGO mettra en place un comité de suivi, lequel jouera le rôle d’interface entre la Direction Générale et le Consultant.

Les qualifications du consultant:

• La mission sera réalisée par un cabinet d’études comptant une équipe composée des trois (03) profils suivants au minimum :
• Un Expert de niveau BAC + 5 en Management de la Qualité ou équivalent et justifiant d’au moins quinze (15) ans d’expériences dans la mise en place et le déploiement d’un système de management de la qualité (SMQ),
• Un spécialiste de la chaîne d’approvisionnement et/ou de distribution en gros de denrées périssables, justifiant d’au moins dix (10) ans d’expérience professionnelle en analyse des systèmes, élaboration et analyse des processus d’entreprise, de la gestion des entrepôts, des systèmes d’information ou de tout autre domaine lié à la chaîne d’approvisionnement ; être spécialisé dans la chaîne d’approvisionnement des produits de santé sera un atout,
• Un spécialiste de la chaîne d’approvisionnement et/ou de distribution en produits de santé justifiant d’au moins dix (10) ans d’expérience professionnelle en gestion de la préqualification des couples produit/fournisseurs et des achats selon le MQAS.
• Compétences des consultants :
• Solides compétences en communication,
• Excellente capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction,
• Capacité de travail en équipe mais aussi de façon autonome avec un minimum de supervision,
• Capacité à la conduite de changement.
• Le cabinet devra avoir réalisé au moins deux missions similaires au cours des six (06) dernières années. Une mission similaire dans une centrale d’achat de médicaments essentiels sera considérée comme un atout.

Système de reporting du consultant :

Les rapports seront soumis à la direction générale en trois (03) exemplaires originaux et sur support électronique en version WORD et PDF selon la planification ci-après :

Intitulé du rapport

Contenu

Délai de soumission

Note de cadrage

Plan de travail consensuel (état des lieux, feuille de route, livrables par étape et calendrier de mise en œuvre de la mission)

Au plus tard 2 jours calendaires après la prise de contact terrain

Rapport mensuel

Activités (tâches opérationnelles) et livrables prévus et réalisés mettant l’accent sur les points critiques à résoudre avant le mois suivant

Au plus tard 5 jours calendaires après la fin du mois

Rapport provisoire d’activités

Brève description des réalisations, y compris les problèmes rencontrés et les recommandations

Le manuel d’assurance qualité approuvé

Le programme d’accompagnement et son niveau de mise en œuvre

Au plus tard 15 jours calendaires après la fin des travaux

Rapport final d’activités

Brève description des réalisations, y compris les problèmes rencontrés, les recommandations, les outils de capitalisation et de valorisation des acquis et le rapport final

Le manuel d’assurance qualité approuvé en format papier en huit (08) exemplaires et la version électronique en WORD et PDF sur une clé USB

Au plus tard 20 jours calendaires après la réception des commentaires de la CAMEG-TOGO sur le projet de rapport final d’activités

ANNEXE : Structure du manuel d’assurance qualité et des procédures opérationnelles normalisées

Section A : Manuel qualité – Le manuel de la qualité doit comprendre au moins les éléments suivants :

1. Une déclaration de la politique qualité ;

2. la structure de la CAMEG-TOGO (organigramme) ;

3. Les rôles et responsabilités par rapport aux activités opérationnelles ;

4. Une présentation du système documentaire ;

5. Les procédures générales de gestion de la qualité au niveau interne ;

6. Des références à des procédures spécifiques, conflit d’intérêts et code de conduite ;

7. Des informations sur les qualifications, expérience et compétences appropriées du personnel ;

8. Des informations sur la formation initiale et continue du personnel ;

9. Une politique d’audit interne et externe ;

10. Une politique pour la mise en œuvre et la vérification des actions correctives et préventives ;

11. Une politique pour le traitement des plaintes ;

12. Une politique relative aux examens du système de gestion de la qualité ;

13. Une politique pour la prise en charge des résultats hors spécification (RHS) ;

14. Une politique de sélection des prestataires de services et des fournisseurs faisant référence à la préqualification ;

15. Une politique relative à l’entreposage et la distribution des produits.

16. Section B : Procédures Opérationnelles Normalisées

17. Préqualification des fournisseurs ;

18. Achat de produits de santé ;

19. Gestion du stock et contrôle des inventaires ;

20. Surveillance des conditions de stockage ;

21. Manipulation des échantillons de produits ;

22. Distribution des produits de santé ;

23. Gestion des plaintes ;

24. Gestion des rappels de lots ;

25. Auto-inspection ;

26. Suivi de la performance des fournisseurs ;

27. Contrôle des documents ;

28. Conservation de la documentation sur les produits ;