Consultance Projet UNHCR Bassikounou

Termes de référence (TdR) pour la Gestion de projets financés par le UNHCR à Bassikounou pour Save the Children Espagne en Mauritanie (SCE).

Action

Dans le cadre de la mise en œuvre des activités des projets d’éducation, VBG, PBS et protection de UNHCR à Bassikounou, Save the Children Espagne en Mauritanie (dorénavant, SCE) entend s’attacher les services d’un/une consultant/e pour réaliser la mission d’aider à atteindre l’objectif de la mise en place des activités du projet UNHCR à travers l’actualisation et/ou création, mise en place et suivi des outils, manuels, procédures et dynamiques de travail nécessaires pour la mise en place et suivi des activités lors des différentes phases du projet ; l’identification et couverture des besoins logistiques, de sécurité, financiers, des ressources humaines , de communication, et de formation des équipes au niveau du projet ,tout en ayant en compte le respect des procédures, normes et conditions de SCE et du bailleur ; ainsi que les délais prévus.

1. Contexte et justification de la mission

SCE est présente en Mauritanie depuis 2006 et intervient entre autre dans le domaine de la protection de l’enfant. Due à la crise socio-politique au Mali, en coordination avec les autorités mauritaniennes et les partenaires humanitaires, l’UNHCR a mis en place un camp pour accueillir les réfugiés, à Mberra, et compte aujourd’hui un peu plus de 90000 personnes qui reçoivent protection et assistance. SCE intervient, avec une stratégie intégrée multisectorielle, dans le secteur de la sécurité alimentaire, la lutte contre la malnutrition et le renforcement de la résilience des populations les plus vulnérables. Plus de la moitié de cette population sont des personnes âgées de moins de 18 ans.

Pour protéger les enfants contre la violence, les abus et l’exploitation et pour les aider à accéder aux services de base et à une prise en charge de qualité, SCE autres acteurs de la protection de l’enfant travaillent sur la situation des enfants réfugiés à travers des projets d’éducation, protection, VBG, COP et PBS.

A cet effet, SCE vise l’embauche d’un consultant pour réaliser la mission d’aider à atteindre l’objectif de la mise en place des activités du projet UNHCR à travers l’actualisation et/ou création, mise en place et suivi des outils, manuels, procédures et dynamiques de travail nécessaires pour la mise en place et le suivi des activités lors des différentes phases du projet, en mettant en place des actions pour garantir le respect, l’actualisation et l’adaptation des procédures, outils et politiques officielles de la mission en Mauritanie; le respect des délais et attentes des bailleurs au niveau des projets en marche; le respect et la conformité aux principes et exigences de gestion des budgets et la communication au niveau interne et externe; et respectant en tout moment les valeurs et normes de SCE et des bailleurs.

2. Objectifs attendus

2.1 Objectif Global de la mission

L’objectif général de cette consultance est d’actualiser et/ou créer, mettre en place et faire le suivi des outils, manuels, procédures et dynamiques de travail nécessaires pour la mise en place et suivi des activités lors des différentes phases du projet; réaliser l’identification et la couverture des besoins logistiques, de sécurité, financiers, des ressources humaines et de communication, et de formation des équipes au niveau du projet tout en ayant en compte le respect des procédures, normes et conditions de Save the Children et du bailleur ; ainsi que des délais prévus.

2.2 Objectifs Spécifique de la mission

1. Proposer et mettre en place un plan et dynamique de travail pour les équipes chargées des activités en fonction du chronogramme ; et l’actualiser en fonction de l’évolution du contexte, des besoins des populations et du déroulement de l’intervention jusqu’à la fin du projet.
2. Identifier les besoins de formations des équipes associées directement et indirectement aux activités du projet, et planifier, mettre en place les actions nécessaires pour les couvrir.
3. Avant la mise en œuvre du projet, participer à la préparation et réalisation des diagnostics et à la conception, dimensionnement financier, humain et logistique du projet à mettre en œuvre. Gérer aussi la rédaction des annexes et des chapitres techniques des propositions d’opération.
4. Elaborer(ou suivre le modèle existant) et actualiser(en accord aux délais définis) les outils et/ou les documents(documents de capitalisation, documents administratifs à signer conjointement avec les autorités gouvernementales, rapports, documentation technique etc.), et/ou les manuels et/ou les procédures requises pour la mise en œuvre , du suivi du projet et de ses activités, tout en respectant les normes des bailleurs, les procédures de Save the Children et l’analyse du contexte et objectifs du projet.
5. Compiler l’information nécessaire pour assurer pendant le déroulement du projet et à la fin du projet des indicateurs de contexte et du projet actualisés.
6. Identifier les besoins logistiques, financiers et de ressources humaines au niveau du projet ; en assurant le respect des normes internes de SCE et des bailleurs et du budget disponible ; et mettre en place les actions nécessaires pour les couvrir. Mettre par écrit les justifications de ces besoins et leur couverture.
7. Identifier et participer aux réunions avec des acteurs clés dans la région en relation avec le projet, ainsi que le réseau de communication opérationnel les autorités gouvernementales/locales, les représentants des bailleurs, les agences UN et autres agences internationales, aussi bien participer aussi aux réunions internes.

Respecter tous les normes et procédures déjà existantes à Save the Children et indiquées par les bailleurs.

3. Méthodologie

En vue de l’objectif général de la mission, la méthodologie devra être définie par le consultant. Il sera basé à Bassikounou.

La mission sera conduite, en étroite collaboration avec les différents départements au sein de Save the Children Mauritanie, voire le chef de base Bassikounou, toute l’équipe de support (Ressources Humaines, Logistique et Sécurité, Finances et Communication) ainsi qu’avec les Département Opérations et MEAL/Qualité.

4. Produits et résultats attendus

4.1 Résultats attendus

En étroite collaboration avec l’équipe de Save the Children Mauritanie, le/a consultant.e devra fournir :

1. Documents concernant la planification, mise en place, suivi, justification des activités et redevabilité actualisés, complétés et archivés ;
2. Documents avec le planning de travail des équipes, son organigramme, ses descriptions de poste et objectifs ; ainsi que rapport de comment cela évolue au cours de la mise en place des activités ;
3. Rapport concernant la mise en place des formations, listes de participation des formations remplies ; et vidéos et matériel des formations partagés sur TEAMS.
4. Budget des projets rempli et actualisé ;
5. Documents concernant les recrutements correctement compilés au niveau Ressources Humaines ;
6. Liste des réunions avec acteurs clés ; et comptes- rendus des réunions avec les équipes;
7. Manuel de redevabilité completé.

Pendant toute la durée de la prestation, le/a consultant.e devra tenir compte des exigences de contenu exprimées par Save the Children Mauritanie et respecter le calendrier de la mission.

4.2 Livrables attendus et validation

• Chronogramme activités, organigramme projets, rapports projets, objectifs équipes, description de postes des équipes ;
• Matériels formations, listes de participation, tableau formations ;
• Manuel redevabilité ;
• Liste acteurs clés et réunions à participer ;
• Réquisitions besoins logistique et sécurité, RH et financier ;
• Articles/activités communication ;
• Compte-rendus réunions d’équipes ;
• Budget actualisé et rempli.

5. Organisation et calendrier de réalisation

Le consultant sera le premier responsable de la réussite de la consultance. Il travaillera en étroite collaboration avec l’équipe de la mission Save the Children Mauritanie.

La consultance demandera la présence du consultant en Mauritanie pour une période de 215 jours pendant les 12 mois de durée de la consultance, à partir de décembre 2022.

Une proposition d’organisation et de calendrier sera fournie par Save the Children Mauritanie au/à la consultant/e, et celui-ci /celle-ci devra la respecter.

Il est prévu que la consultance se termine le 31 décembre 2023 au plus tard.

6. Budget et rémunération

L’offre financière proposée par le/la consultant/e devra prendre en compte toutes les dépenses afférentes à la réalisation de la mission. Le budget alloué pour cette consultance est de 45.000 euros.

La Fondation Save the Children Mauritanie prendra en charge :

• Assurer la coordination entre son équipe et le prestataire pour le bon déroulement de l’activité.
• Mettre à la disposition du prestataire les documents et les outils qui peuvent faciliter le travail à accomplir.
• Assurer les moyens et les gestions logistiques nécessaires pour l’organisation des rencontres et ateliers en Mauritanie dans le cadre de la mise en œuvre de cette activité.
• Donner hébergement à la Guest-House de Bassikounou au prestataire.
• Prendre en charge le perdiem, transport et l’hébergement du prestataire lors des missions de travail requises par la consultance, à l’intérieur du pays en accord à la procédure de compensation de Save the Children-Espagne en Mauritanie et du siège.
• Prendre en charge la communication associée au besoin du travail du prestataire en accord à la procédure de compensation de Save the Children-Espagne en Mauritanie.
• Le coût de 3 billets d’avion du consultant technique pendant l’année 2023, qui auront une destination en dehors de la Mauritanie jusqu’à 700 euros au maximum par billet.
• Un séjour d’une semaine à Nouakchott 3 fois pendant l’année 2023 (couverture du transport allez et retour Nouakchott-Bassikounou, hébergement à Nouakchott et per diem) au consultant technique, en accord avec la procédure de compensation de Save the Children Mauritanie.
• Le transport et l’hébergement du consultant technique en cas de déplacements aux bases prévus par des motifs associés à l’exécution des actions prévues dans la prestation de services, en accord avec la procédure de compensation de Save the Children Mauritanie.
• Couvrir le coût de 1 billet d’avion d’aller pour la consultance et un billet d’avion à la fin de la consultance (si le prestataire quitte avant la fin de la consultance, le vol de retour correspondant à la fin de la consultance ne sera pas payé par l’organisation, mais par l’employé).
• L’assurance du consultant technique pendant la durée de la consultance.

7. Profil requis de l’Expertise

Qualification

• Diplôme universitaire en Aide Humanitaire ou Coopération sera indispensable.
• Formation spécialisé en suivi budgétaire et gestion de Projets.
• Connaissances Education en Urgence et protection de l’enfance et Bailleurs UNICEF et UNHCR.
• Connaissances projets VBG et éducation.
• Connaissances des principaux outils informatiques au niveau professionnel (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Maîtrise de français. Maîtrise de l’anglais et langues locales souhaitable

Expérience professionnelle spécifique en relation à la mission

• Expérience d’au moins 3 ans dans la gestion de projets humanitaires ou en développement sera indispensable.
• Expérience d’au moins 3 ans dans la gestion d’équipes sera indispensable.
• Souhaitable connaissance ou expérience avec le bailleur UNHCR.
• Indispensable expérience dans un contexte d’intervention similaire à celui de Bassikounou
• Connaissances des principaux outils informatiques au niveau professionnel (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) seront appréciées.
• Excellentes compétences en rédaction et en communication en français seront indispensables.
• Avoir une expérience de travail ou de collaboration avec Save the Children, ou une autre ONG internationale
• Maîtrise de l’Anglais niveau B2 sera appréciée.
• Capacité à travailler en équipe ;
• Capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis ;
• Autonomie, sens de l’initiative et de l’anticipation, bonne capacité à résoudre les problèmes ; Capacité à travailler sous pression ; Capacité d’adaptation.

8. Lieu de la mission et condition de travail

Zone concernée par cette mission en Mauritanie : Le/la consultant/E sera basé/e à Bassikounou mais sera obligatoire de se déplacer aux différentes bases où les activités se dérouleront.

9. Critères d’évaluation d’offres

• Offre financière : 25%
• Pertinence de l’expérience professionnelle : 25%
• Qualification et compétences : 25%
• Avoir une expérience de travail comme Chef de Base : 15%
• Avoir une expérience de travail ou de collaboration avec Save the Children : 10% ;