Consultance analyse situationnelle: système d’approvisionnement et de gestion des médicaments et produits de santé en République Centrafricaine

CONTEXTE ET JUSTIFICATION

Les dernières crises militaro-politique en RCA, ont contribué à une dégradation continue de tous les indicateurs de santé, signe de la détérioration avancée des conditions de vie de la population et de la faiblesse du système de santé. La survenue de la pandémie à coronavirus (Covid-19), depuis le 14 mars 2020, a amplifié une situation déjà critique en matière d’accès aux services de santé de base pour la population et impacté l’économie des ménages ayant exposé les communautés à la vulnérabilité dans les villes et les zones rurales.

Par ailleurs, le secteur pharmaceutique souffre de problèmes structurels et organisationnels qui affectent l’ensemble du système de santé. L’analyse situationnelle de ce secteur réalisée par les autorités sanitaires a révélé, entre autres, une faiblesse dans la disponibilité des médicaments avec des problèmes d’accessibilité pour la population sur toute l’étendue du territoire national, une faiblesse du système national d’approvisionnement ainsi que la multiplicité et le manque de coordination des intervenants dans la chaîne d’approvisionnement des médicaments. L’Union de Cession du Médicament (UCM), centrale d’achat nationale publique, connaît des difficultés depuis plusieurs années, et n’est actuellement pas en mesure d’assurer pleinement son rôle de pilier du système d’approvisionnement national. Cette structure, actuellement en difficulté, ne correspond plus à une centrale moderne conforme aux normes et standards des bonnes pratiques de stockage et distribution.

Pour faire face à ces insuffisances, le Ministère de la Santé et de la Population, avec l’appui technique de l’OMS, a entrepris la restructuration du secteur pharmaceutique depuis plusieurs années ; dans un premier temps, les cadres juridique et réglementaires ont été révisés afin de mieux répondre aux enjeux sectoriels et aux défis actuels, ensuite d’autres actions en collaboration avec les partenaires du secteur ont été initiées. Tous les acteurs sont convaincus que l’amélioration de la disponibilité et l’accessibilité des populations aux médicaments essentiels passe par la mise en place d’un circuit d’approvisionnement fiable à travers un appui aux districts sanitaires. Ceci sous-entend de bonnes conditions de stockage et de distribution de ces médicaments dans de bons cadres de stockage.

Vu les réalités susmentionnées, la réhabilitation des entrepôts est reconnue comme une priorité par l’ensemble des partenaires de santé, qui ont adhéré entièrement à l’initiative de la Croix-Rouge française en collaboration avec le Ministère de la Santé et de la Population pour la mise en œuvre du présent projet portant sur « l’Appui au renforcement du système d’approvisionnement et de gestion des médicaments et produits de santé dans les régions sanitaires N°7 et N°2 en République Centrafricaine », financé par Expertise France.

Dans le cadre de la mise en œuvre de ce projet, la CRf et la DPLMT en étroite collaboration visent à atteindre deux résultats à travers la mise en œuvre de ce projet. Il s’agit : (1) les entrepôts des 4 districts sanitaires et la DRS N°2 sont réfectionnés et équipés de façon à assurer des capacités et conditions de stockage répondant aux normes de qualité, et (2) les acteurs/actrices impliqué·e·s dans l’approvisionnement et la gestion des médicaments et produits de santé sont formés et équipés en matériels appropriés

Dans le cadre du démarrage de la mise en œuvre du projet, il est prévu une analyse de situation ciblée en début de projet afin de clarifier les problèmes spécifiques rencontrés par la filière GAS dans la Région Sanitaire n°2 et le District Sanitaire n°2 de Bangui. Elle permettra à la fois de nourrir la stratégie de plaidoyer afin de parvenir à une clarification de la politique du MSP sur la chaîne d’approvisionnement et une reconnaissance du statut des entrepôts qui seront réhabilités par le projet dans une optique de pérennisation.

Ces présents termes de référence sont élaborés pour le recrutement d’un consultant international devant mener cette analyse situationnelle évoquée ci-dessus.

OBJECTIF PRINCIPAL DE LA MISSION

Réaliser un état des lieux du système d’organisation de la chaîne d’approvisionnement des médicaments et produits de santé dans la région N°2 et celle N°7 (le DS de Bangui 2) afin de clarifier les problèmes spécifiques rencontrés par la filière GAS dans cette zone, dans l’optique de mettre en place un système décentralisé performant de l’approvisionnement des FOSA en médicaments et produits de santé.

Ce diagnostic devra prendre en compte tous les domaines d’intervention : de la gouvernance, de la coordination, la gestion, les infrastructures de stockage (entrepôts de région, de district et formations sanitaires), le suivi et la mise en œuvre des activités de la chaîne d’approvisionnement dans les deux régions sanitaires ciblées.

OBJECTIFS SPÉCIFIQUES DE LA MISSION

• Mener une analyse critique de la stratégie du système actuel Cette analyse couvrira notamment la question de la centralisation du système actuel ainsi que les forces et les faiblesses de ce système centralisé.
• Identifier les avantages d’une décentralisation de la filière GAS dans la zone d’intervention du projet prenant comme base les entrepôts réhabilités et équipés selon les normes et standards de l’OMS ;
• Proposer des mesures correctives du système actuel en vue de définir un système décentralisé performant d’approvisionnement des formations sanitaires en médicaments et produits de santé ;
• Identifier les priorités pour une meilleure efficacité de la chaîne d’approvisionnement globale de la zone concernée y compris le système d’approvisionnement des formations sanitaires ;
• Proposer un axe (une stratégie) de plaidoyer à l’endroit du Ministère de la Santé et de la Population (MSP) et des acteurs de la filière GAS pour la prise en compte et l’implémentation du nouveau système d’approvisionnement décentralisé proposé, pour un approvisionnement fluide des différentes FOSA de la zone d’intervention du projet en guise de pilote ;
• Produire et valider les différents livrables afférents de l’analyse situationnelle effectuée

Ces livrables incluent notamment :

• Un rapport préliminaire détaillé puis un rapport final prenant en compte les commentaires de la CRf et des parties prenantes de la filière y compris le MSP
• Une stratégie de plaidoyer prenant en compte la contribution des acteurs impliqués dans la gestion et l’accompagnement de la chaîne d’approvisionnement
• Un chronogramme détaillé en termes d’activité à mener pour la mise en œuvre de la stratégie de plaidoyer élaboré
• Un plan de mise en œuvre du système d’approvisionnement décentralisé proposé.

MÉTHODOLOGIE

Le consultant est libre de proposer une méthodologie qu’il juge efficace pour donner une analyse situationnelle qui puisse ressortir tous les problèmes spécifiques des deux régions cibles en termes du système d’approvisionnement, de stockage et de gestion de stocks.

Cependant, il est proposé que sa mission s’effectue en quatre (04) temps, comme indiqué ci-dessous.

• Préparation de la mission

Une analyse documentaire portant sur des documents normatifs de base notamment la réglementation pharmaceutique, la politique pharmaceutique nationale, le plan stratégique de la chaîne d’approvisionnement si disponible, le mécanisme transitoire d’approvisionnement en médicaments et produits de santé, le manuel de procédures de gestion et distribution des médicaments et produits de santé si disponible, les rapports d’étude et d’évaluation précédentes en lien avec le système de stockage, de distribution et d’approvisionnement des FOSA en médicaments et produits de santé avec un focus sur les FOSA des deux régions concernées par l’analyse ciblée. Cette analyse documentaire préliminaire étant essentielle à une bonne compréhension du contexte et de l’environnement de la mise en œuvre du projet et la mission d’évaluation.

Une analyse plus précise sur la région sanitaire N°7 (DS Bangui 2) et la région sanitaire N°2 (DS Berbérati, DS Gamboula et DS Carnot) avec une approbation du plan de travail d’analyse détaillé avec l’équipe de pilotage du projet (CRf) sur le terrain.

• Visites de terrain et entretiens approfondis

Prise de contact et entretiens avec le Chef de délégation de la CRf à Bangui, la coordination Santé, l’équipe du projet à Berbérati et à Bangui, la CRCA, le Ministère de la Santé et de la Population (MSP), la Direction de la Pharmacie, des Laboratoires et de la Médecine Traditionnelle (DPLMT).

Visite de terrain et entretiens avec les responsables et acteurs du niveau périphérique, les équipes cadres des régions sanitaires (ECR) N°2 et N°7, les équipes cadres des districts sanitaires (ECD) de Bangui 2, Berbérati, Gamboula et Carnot, les gestionnaires de stocks des FOSA, le responsable de l’Unité de Cession des Médicaments (UCM) et les gestionnaires des entrepôts des régions et districts ciblés par l’évaluation.

Ces entretiens devraient porter sur le circuit actuel d’approvisionnement des différentes structures (formations sanitaires, entrepôts de district et de région), le fonctionnement de ce circuit, les difficultés et défis rencontrés dans ce système d’approvisionnement, les propositions et suggestions d’amélioration. La visite des entrepôts et pharmacies des formations devrait permettre d’évaluer toutes les conditions de stockage et de conservation des médicaments et produits de santé en prenant référence aux normes et standards OMS déclinés dans le manuel système modèle d’assurance de la qualité (MQAS) des agences d’approvisionnement et formations sanitaires, dans le but proposer un circuit d’approvisionnement et de la logistique performant et répondant au besoin spécifique du moment et pour faire un vaste plaidoyer pour la reconnaissance de la Direction de la Pharmacie, des Laboratoires et de la Médecine Traditionnelle (DPLMT) comme seul organisme de certification du secteur pharmaceutique en tant que direction de tutelle.

• Restitution

Le consultant devra à chaque étape de la visite (Bangui et Berbérati) organiser une réunion de restitution de ses constats et analyses préliminaires, afin de situer les parties prenantes sur l’évolution du processus et les incohérences soulevées. Ensuite, ses résultats préliminaires devront être présentés à l’équipe de projet et à l’équipe de la CRf.

DÉROULEMENT DE LA MISSION

• Lieu de travail : République Centrafricaine – Bangui 2, Berbérati, Carnot et Gamboula
• Durée : 20 jours
• Date de démarrage : la mission d’analyse situationnelle débutera au plus tard en début juillet 2022

Le planning de la mission d’analyse sera fait par le consultant en collaboration avec le terrain en fonction du nombre de jours validés pour la mission de consultance.

LIVRABLES ET RÉSULTATS ATTENDUS

Résultats attendus

• Un diagnostic clair partant de l’état des lieux du système actuel d’approvisionnement est réalisé ;
• Les forces et les faiblesses du système de stockage, de distribution, de l’assurance de la qualité et d’approvisionnement des formations sanitaires en médicaments et produits de santé identifiées sont identifiées ;
• Un système décentralisé performant de stockage et d’approvisionnement des formations sanitaires est proposé et validé par les principaux acteurs de la filière GAS ;
• Une stratégie de plaidoyer est proposée pour la reconnaissance des entrepôts réhabilités dans le cadre de la pérennisation et pour l’implémentation du système de décentralisé proposé pour un approvisionnement fluide des FOSA et médicaments et produits de santé ainsi que la reconnaissance de la DPLMT comme organisme de certification de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique des médicaments et produits de santé ;
• L’ensemble des livrables attendus sont produits, validés et livrés à la CRf, l’organisme porteur du projet.
• Rapport d’évaluation

Un rapport d’analyse situationnelle en version initiale sera soumis par le consultant, au plus tard 10 jours après son retour de mission. La CRf et les parties prenantes procéderont à une première lecture du rapport initial et apporteront leurs commentaires que le consultant prendra en compte avant de rendre la version finale de son rapport maximum une semaine après retours/commentaires de la CRf et des parties prenantes.

Stratégie de plaidoyer

Une stratégie de plaidoyer tenant compte des faiblesses identifiées et propositions d’amélioration. Cette stratégie de plaidoyer devra prendre en compte la reconnaissance de la DPLMT comme organisme de certification de la filière GAS, la proposition d’un système d’approvisionnement décentralisé et performant des formations sanitaires et la reconnaissance des dépôts à réhabiliter comme instrument du Ministère de la Santé pour la mise en œuvre du système d’approvisionnement national décentralisé notamment en matière de stockage et de distribution. Ce rapport devra inclure un chronogramme détaillé d’activité à mener pour la mise en œuvre de la stratégie de plaidoyer élaborée ainsi qu’un plan de mise en œuvre du système d’approvisionnement décentralisé proposé

But du rapport :

• Présenter les conclusions de l’analyse conformément aux données recueillies sur le terrain et les pistes d’amélioration.
• Présenter les recommandations établies à partir de l’analyse et des conclusions.

Format du rapport :

• Rédigé en français
• Entre 50 et 100 pages
• Soumis en version informatique strictement identique à la version finale au plus tard 15 jours après les retours compilés du terrain et du siège CRf.

Le rapport sera synthétique et permettra de comprendre :

• La finalité et l’objet de l’analyse,
• La méthodologie et approche conduite de l’analyse,
• L’ensemble des constats observés sur le terrain,
• Les conclusions tirées de ces constats,
• Les recommandations et les enseignements découlant de ces conclusions.

La structure du rapport final sera composée de la manière suivante :

• Une page de couverture mentionnant le nom du consultant ou du cabinet de consultance, le titre du rapport, les emblèmes de la Croix Rouge française, de la Croix Rouge Centrafricaine, de l’Expertise France et du Ministère de la Santé et de la Population, les dates de la mission, les localités et structures visitées, la liste des personnes rencontrées et l’indication que le rapport a été produit à la demande de la Croix Rouge française et sur financement de l’expertise France et que l’exposé du rapport reflète strictement les opinions du consultant.
• Une table des matières
• Liste d’abréviations/acronymes
• Méthodologie et approche d’analyse
• Dates de la mission, localités et structures visitées
• Un résumé reprenant les principales conclusions et recommandations (2 pages max)
• Un rapport narratif avec format CRf
• Une conclusion
• Un tableau présentant les principales recommandations et des indications pour leur mise en œuvre
• Les annexes techniques : elles contiendront les détails techniques de l’analyse, ainsi que les termes de référence, les modèles de canevas d’entretiens, grille de visite des sites, les références et autres sources d’informations, la liste des personnes rencontrées.

PROFIL DE L’EXPERT

L’équipe sera composée d’un ou plusieurs consultants et il appartient au consultant de proposer son équipe dans son offre technique.

Qualifications et compétences

• Titulaire d’un diplôme universitaire en sciences pharmaceutiques
• Spécialisation dans le secteur de la santé publique, chaîne d’approvisionnement de médicaments, ou dans un domaine apparenté
• Excellente connaissance du Système Modèle d’Assurance de la Qualité des agences d’approvisionnement ou entrepôts pharmaceutiques et formations sanitaires ;
• Excellentes qualités/capacités :
  • Capacités de travail en équipe et à collaborer avec les cadres du Ministère de la Santé et de la Population (MSP)
  • Diplomate et patient
  • Excellent esprit analytique et de synthèse
  • Très bonnes capacités rédactionnelles
• Parfaite maîtrise du français à l’oral et à l’écrit
• La compréhension du Sango est un atout
• Bonne connaissance des règles et procédures de l’Expertise France et de la Croix Rouge Française
• Connaissance du Mouvement Croix-Rouge et Croissant-Rouge
• Connaissance de la République Centrafricaine et particulièrement la Mambéré Kadéï est un plus.

Expérience professionnelle

• Expérience confirmée en gestion de la chaîne d’approvisionnement et la logistique des médicaments et produits de santé notamment sur les aspects bonnes pratiques de stockage et de distribution (BPSD), l’assurance qualité et la dispensation des médicaments et produits de santé
• Expérience en analyse situationnelle (au moins 5 ans) en lien avec le renforcement du système de Santé à travers la chaîne d’approvisionnement et la logistique médicale notamment dans les pays en voie de développement

SUIVI ET COORDINATION

La CRf, le CRCA et le Ministère de la Santé et de la Population à travers la Direction de la Pharmacie, des Laboratoires et de la Médecine Traditionnelle (DPLMT) attachent une grande importance à cette analyse situationnelle qui devra alimenter la stratégie de plaidoyer pour la reconnaissance de la DPLMT comme Direction de tutelle en matière de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique des médicaments et produits de Santé. Ce plaidoyer devrait donc aboutir également à la reconnaissance des dépôts pharmaceutiques réhabilités dans le cadre du projet comme partie intégrante du système national d’approvisionnement et éventuellement la mise à l’échelle des résultats du présent projet pilote.

Compte tenu du contexte sécuritaire, et à titre tout à fait exceptionnel, la mission d’analyse sera placée sous l’autorité des chefs de sous délégation de la CRf (Bangui et Berbérati), en concertation avec le délégué sécurité et sûreté ainsi que l’assistant sécurité basé à Berbérati, pour tous les aspects liés à la sécurité de la mission.

Le consultant devra respecter le plan de sûreté et sécurité de la CRf en vigueur, ainsi que le code de conduite de la CRf pendant sa mission.

Le consultant travaillera en collaboration avec les personnes suivantes :

• Le chef de délégation,
• Les chefs de sous délégation
• Le coordinateur médical,
• Le coordinateur Pharmacie,
• Le responsable de programme RCA (adjoint HOD),
• La déléguée SERA de la délégation CRf
• Le chef de projet GAS et ses deux assistants,
• Les équipes techniques et opérationnelles CRf
• Les référents techniques santé et pharmacie du siège CRf
• Le Directeur de la Pharmacie, des Laboratoires et de la Médecine Traditionnelle (DPLMT)
• La Directrice de la Lutte contre les Maladies Transmissibles (DLMT)
• Le Directeur de Développement des Infrastructures Sanitaires (DDIS)

DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE

Documents contractuels de projets GAS : Proposition de projet, Cadre logique, Budget, Politique Pharmaceutique Nationale (PPN) de la RCA, le Système Modèle d’Assurance de la Qualité (MQAS) de l’OMS, le mécanisme transitoire d’approvisionnement en médicaments et produits de santé, le manuel de procédures de gestion et distribution des médicaments et produits de santé si disponible, les rapports d’étude et d’évaluation précédentes en lien avec le système de stockage, de distribution et d’approvisionnement des FOSA en médicaments et produits de santé avec un focus sur les FOSA des deux régions concernées par l’analyse ciblée et éventuellement le Plan stratégique national de la chaîne d’approvisionnement si disponible.