Consortium Coordinator – Chad

[French version below]

[EN] About the role: This is a 24 months role with unaccompanied terms based in N’Djamena (70%) with frequent travels to the area of operations (Sila, Wadi Fira and Ouaddai Provinces- 30%) of a new programme with a salary of Grade 4 (€44,1338 – €49,038).

He/She will report to the Country Director and will directly line manage a Consortium Finance Manager and a Consortium MEAL coordinator dedicated to the programme. He/ She will be responsible for the technical management of the Program Manager. He/She will liaise with Concern’s Programme Director, Systems Director, Country Financial Manager (CFM) and HR Manager but will maintain a level of independence of the Consortium Coordination Unit, and will communicate with all Consortium partners in an equal manner. He/She will work closely with the Regional Desk and relevant technical advisors/ departments at HQ level.

We would like you to start as soon as possible in 2023.

Your purpose: In the framework of a new Triple Nexus Programme based on the experience of DIZA-Est programme, Concern Worldwide is the Lead Agency of a Consortium of 3 INGOs and potential future national NGOs. The programme overall objective is to improve the living conditions and the resilience of the local population, including refugees and returnees in the Eastern Chad areas facing climate change and conflicts (Ouaddai, Sila, Wadi Fira), financed by AFD and the EU Delegation. In this new Programme, Concern Worldwide will be directly in charge of the “development” Result (Income Generating Activities, vocational training, communities’ yards). It will also be the first time for Concern Worldwide to work in the Ouaddai Province. For the purpose of the project, a new sub-area will be opened in Abéché.

This position demands a dynamic individual with demonstrable ability to achieve results in a demanding and fast-paced environment. The Consortium Coordinator will lead and manage the Consortium Coordination Unit and will be responsible and accountable for the overall management and oversight of the programme. It includes overseeing the grant management and implementation, risk management and financial accountability, donor reporting and liaison, external representation, relationship management with consortium members and government counterparts and ensuring compliance with Concern’s and donors’ policies and procedures. S/he will be also responsible to coordinate with the programmes currently ongoing (PARCA “Projet d’Appui aux Réfugiés et aux Communautés d’Accueil**”**) and actors implemented in the same areas of intervention.

You will be responsible for:

Strategic and Program Management:

• Provide overall leadership on planning, designing and implementation of programme activities in line with Consortium and donor strategic priorities and programme design/objectives;
• Provide strategic and operational leadership for the programme and lead on annual work planning, programme implementation and timely donor reporting;
• Support the Program Manager to implement the activities linked to the Result “Development” managed by Concern Worldwide ;
• Ensure, in coordination with the MEAL coordinator and the Finance Manager, that efficient systems are in place to support all aspects of the programme, including sub-grant management, M&E systems, and technical assistance provision, in compliance with organisational procedures;
• Reporting to the Concern Country Director, work closely with Concern Chad team members and relevant staff in Concern’s Head Offices, maintaining regular and transparent communication and high quality reporting on the programme.

Consortium Management and Coordination:

• Develop and maintain strong working relationships with other consortium members (International Rescue Committee, Search For Common Ground, and national NGO(s)), maintaining regular communication, negotiating scopes of work, monitoring adherence to programme work plans, agreeing any revisions to programme work, and addressing issues that may arise;
• Manage effectively the coordination with stakeholders working in the same sector/programme (UNHCR/PARCA/DIZA Sud) and local authorities at government and local level;
• Ensure communication with donors (AFD/EU Delegation) and serve as key liaison to implementing agencies under this funding opportunity, as well as with other key stakeholders;
• Representing the consortium during public events/activities and appropriate coordination fora and report back to the relevant consortium groups on key decisions and outcomes;
• Communicate regularly with the Country Directors of Consortium members on the Consortium activities;
• Facilitate regular Consortium Committees meetings (Comité suivi-opérationnel, Comité de direction, Comité de pilotage) to discuss about the programme, ensure a joint planning and monitoring programme outcomes;
• Draft and share joint planning documents and actions points/recommendations following the discussion with other consortium members;
• Support the development of a coherent consortium strategy with all partners and promote approaches and methodologies harmonisation for consortium member, by facilitating learning/sharing opportunities within the consortium;
• Coordinate the development of tools/templates linked to the programme (baselines, evaluation TORs, reporting etc.);
• Ensures a good interdepartmental relationship in the launch of the programme then its implementation.

Grant Management:

• Ensure contractual obligations are achieved in terms of planned outcomes;
• Ensure compliance with donors’ guidelines and procedures by all the consortium members;
• Consolidate narrative reports from consortium members into a single narrative report and manage the submission of donors report and documentation aimed at government/local stakeholders as well as internal reporting, in line with shared templates and procedures;
• Prepare and submit documentation for programme amendment and budget amendment. Ensure every amendment is timely submitted in collaboration with consortium members;
• Oversee and monitor programme risks (including financial, logistical and other support systems, security and safeguarding) and flag issues in a timely manner to the Concern Country Director;
• Ensure compliance with organizational and donor rules and regulations particularly with respect to financial and contract management;

Accountability:

• Support the roll-out of Core Humanitarian Standard in all programmes/with partners (promote accountability and ensure compliance with the requirements CHS).
• Actively promote meaningful community participation and consultation at all stages of the project Cycle (planning, implementation, M&E);
• Work with relevant colleagues to ensure that the Complaints and Response Mechanism (CRM) is functional and accessible, that feedback and complaints are welcomed and addressed;
• Work with relevant colleagues to ensure that information about CRM, safeguarding and expected staff behaviour is disseminated among programme participants and communities.

Human Resources, Training and Capacity Building:

• Actively participates in the recruitment and induction of Concern staff into the programme
• Plan with direct/line managers the necessary inductions and briefings of new programme staff
• Manage staff under direct line management within the Consortium Coordination Unit in order to create a conducive environment for the effective implementation of the programme activities.
• Manage technically the Program Manager
• Ensure Human Resources policy and Concern’s procedures (Security, Finance, Log,) are followed with particular focus in relation to Concern’s Code of Conduct and Associated Policies.
• Contribute to the overall design of a plan for reinforcing the capacity of the Concern’s Chad staff engaged on the programme as well as the other consortium members’ staff.

Finance, Procurement and Donor Compliance:

• Ensure, in collaboration with the Finance Manager, the overall financial oversight of the consortium budget and expenditure.
• Ensure efficient and timely procurement of goods & services is carried out according to the work plan and in compliance with donor guidelines.
• Ensure compliance with organisational and donor rules and regulations, and partner agreements by Consortium members, particularly with respect to financial and contract management.
• Collaborate with Finance and Systems teams in internal and external audits of the Consortium Programme, and ensure implementation of recommendations from due diligence assessments and continuous monitoring to ensure controls and risk mitigation measures are in place.

Knowledge Management, Advocacy, and Communications:

• Lead in the development and dissemination of position papers, statements, learning briefs on the programme and documentation of lessons learned, sharing of programme knowledge and experience to inform national programming and policy discussions. This will help to generate learning and examples of approaches that can be replicated and taken to scale. Takes the best of the lessons learned from the previous programme, DIZA Est, to implement the new programme with a clear understanding of the capitalization history of the previous programme.
• Ensure the timely development and operationalisation of advocacy, communication and visibility strategy of the programme.
• Coordinate the set-up of a knowledge management system in collaboration with consortium partners and the Consortium M&E coordinator.
• Ensures the implementation of the communication strategy, validates the graphic charter and the identified communication tools, sizes the communication and visibility needs for the whole duration of the programme.

Your skills and experience will include:

Essential:

• Appropriate qualification at Master’s degree level, such as public management, development, administration or a relevant social science.
• Proven experience in managing or coordinating large grants, preferably in relation to complex and multisectoral programme and/or implemented through a consortium model of working.
• Proven experience in the management and coordination of humanitarian or development programmes or projects
• Proven experience of working in an emergency setting or in a complex emergency.
• Experience of working with major international donors, particularly AFD and EU.
• Proven experience of working within coordination mechanisms with multiple stakeholders, preferably within a consortium structure.
• Excellent communication skills (written and spoken) and significant experience in reporting to institutional donors in both English and French.
• Excellent diplomatic and representation skills
• Significance knowledge of project management and monitoring, evaluation and learning (MEAL).
• Good knowledge of administrative, financial and logistic procedures in the framework of complex programming.
• Strong experience of financial management and donor compliance processes
• Ability to build and maintain effective relationships with senior representatives of donor, INGO and Government structures and to represent the consortium at national or international level fora.
• Experience of working under stress and according to tight deadlines
• Appetence in the areas of climate change in the Sahelian context, knowledge of business development and access to microcredit is an added value.

Desirable:

• Excellent written and spoken French and previous experience of working in English.
• An understanding of accountability as applied within humanitarian and development programming; familiarity with the Core Humanitarian Standard and its application.
• Previous experience of working in Chad.

[FR] A propos du poste : Il s’agit d’un poste de 24 mois avec des conditions non accompagnées, basé à N’Djamena (70%) avec des déplacements fréquents dans la zone d’opérations (provinces de Sila, Wadi Fira et Ouaddai- 30%) d’un nouveau programme avec un salaire de Grade 4 – (€44,133 – €49,038).

Il/elle rendra compte à la Directrice pays et sera le/la supérieur hiérarchique direct d’un responsable financier du consortium et d’un coordinateur MEAL du consortium dédié au programme. Il/Elle sera responsable de la gestion technique du Responsable de programme. Il/elle assurera la liaison avec la directrice de programme, le directeur des systèmes, la directrice financière du pays (CFM) et le directeur des ressources humaines de Concern, mais il/elle maintiendra un niveau d’indépendance de l’unité de coordination du consortium et communiquera avec tous les partenaires du consortium de manière égale. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec le bureau régional et les conseillers techniques/départements concernés au niveau du siège.

Nous aimerions que vous commenciez le plus tôt possible en 2023.

Votre objectif : Dans le cadre d’un nouveau programme Triple Nexus basé sur l’expérience du programme DIZA-Est, Concern Worldwide est l’agence chef de file d’un consortium de 3 ONGI et de potentielles futures ONG nationales. L’objectif global du programme est d’améliorer les conditions de vie et la résilience des populations locales, y compris les réfugiés et les rapatriés dans les zones de l’Est du Tchad confrontées au changement climatique et aux conflits (Ouaddai, Sila, Wadi Fira), financé par l’AFD et la Délégation de l’UE. Dans ce nouveau programme, Concern Worldwide sera directement en charge du résultat “développement” (activités génératrices de revenus, formation professionnelle, chantiers communautaires). Ce sera également la première fois que Concern Worldwide travaillera dans la province de Ouaddai. Pour les besoins du projet, une nouvelle sous-zone sera ouverte à Abéché.

Ce poste exige une personne dynamique, capable de démontrer sa capacité à obtenir des résultats dans un environnement exigeant et rapide. Le/a coordinateur/ice du consortium dirigera et gérera l’unité de coordination du consortium et sera responsable de la gestion globale et de la supervision du programme. Cela comprend la supervision de la gestion et de la mise en œuvre des subventions, la gestion des risques et la responsabilité financière, les rapports et la liaison avec les bailleurs, la représentation externe, la gestion des relations avec les membres du consortium et les homologues gouvernementaux et la garantie du respect des politiques et procédures de Concern et des donateurs. Il/elle sera également responsable de la coordination avec les programmes en cours (PARCA “Projet d’Appui aux Réfugiés et aux Communautés d’Accueil**”**) et les acteurs mis en œuvre dans les mêmes zones d’intervention.

Vous serez responsable de :

Gestion stratégique et de programme :

• Assurer la direction générale de la planification, de la conception et de la mise en œuvre des activités du programme conformément aux priorités stratégiques du Consortium et des donateurs et à la conception/aux objectifs du programme ;
• Assurer la direction stratégique et opérationnelle du programme et diriger la planification annuelle des travaux, la mise en œuvre du programme et l’établissement de rapports aux donateurs en temps voulu.
• Soutenir le/a Responsable de Programme pour mettre en œuvre les activités liées au Résultat “Développement” géré par Concern Worldwide ;
• S’assurer, en coordination avec le coordinateur MEAL et le responsable financier, que des systèmes efficaces sont en place pour soutenir tous les aspects du programme, y compris la gestion des sous-subventions, les systèmes de S&E et la fourniture d’assistance technique, conformément aux procédures organisationnelles ;
• Sous la responsabilité de la Directrice de Concern, vous travaillerez en étroite collaboration avec les membres de l’équipe de Concern Tchad et le personnel concerné des bureaux centraux de Concern, en maintenant une communication régulière et transparente et en produisant des rapports de haute qualité sur le programme.

Gestion et coordination du consortium :

• Développer et maintenir de solides relations de travail avec les autres membres du consortium (International Rescue Committee, Search For Common Ground et ONG nationales), en maintenant une communication régulière, en négociant l’étendue du travail, en contrôlant le respect des plans de travail du programme, en convenant de toute révision du travail du programme et en traitant les problèmes qui peuvent survenir ;
• Gérer efficacement la coordination avec les parties prenantes travaillant dans le même secteur/programme (HCR/PARCA/DIZA Sud) et les autorités locales au niveau gouvernemental et local;
• Assurer la communication avec les donateurs (AFD/Délégation de l’UE) et servir de liaison clé avec les agences de mise en œuvre dans le cadre de cette opportunité de financement, ainsi qu’avec les autres parties prenantes clés ;
• Représenter le consortium lors d’événements/activités publics et de forums de coordination appropriés et faire rapport aux groupes de consortium concernés sur les décisions et résultats clés ;
• Communiquer régulièrement avec les directeurs nationaux des membres du Consortium sur les activités du Consortium ;
• Faciliter les réunions régulières des Comités du Consortium (Comité suivi-opérationnel, Comité de direction, Comité de pilotage) pour discuter du programme, assurer une planification conjointe et surveiller les résultats du programme ;
• Rédiger et partager les documents de planification conjointe et les points d’action/recommandations suite à la discussion avec les autres membres du consortium ;
• Soutenir le développement d’une stratégie de consortium cohérente avec tous les partenaires et promouvoir l’harmonisation des approches et des méthodologies pour les membres du consortium, en facilitant les possibilités d’apprentissage et de partage au sein du consortium ;
• Coordonner le développement d’outils/modèles liés au programme (bases de référence, termes de référence de l’évaluation, rapports, etc 😉
• Assurer une bonne relation interdépartementale dans le lancement du programme puis sa mise en œuvre.

Gestion des subventions :

• Veiller à ce que les obligations contractuelles soient respectées en termes de résultats prévus ;
• Veiller au respect des directives et des procédures des donateurs par tous les membres du consortium;
• Consolider les rapports narratifs des membres du consortium en un seul rapport narratif et gérer la soumission du rapport des donateurs et de la documentation destinée aux parties prenantes gouvernementales/locales ainsi que les rapports internes, conformément aux modèles et procédures partagés ;
• Préparer et soumettre la documentation pour l’amendement du programme et du budget. S’assurer que chaque amendement est soumis en temps voulu en collaboration avec les membres du consortium;
• Superviser et surveiller les risques liés au programme (y compris les systèmes financiers, logistiques et autres systèmes de soutien, la sécurité et la sauvegarde) et signaler les problèmes en temps opportun a la Directrice pays Concern ;
• Assurer la conformité avec les règles et règlements de l’organisation et des donateurs, en particulier en ce qui concerne la gestion financière et contractuelle.

Redevabilite :

• Soutenir le déploiement des normes humanitaires fondamentales dans tous les programmes/avec les partenaires (promouvoir la responsabilité et assurer la conformité avec les exigences des normes humanitaires fondamentales) ;
• Promouvoir activement une participation et une consultation significatives de la communauté à toutes les étapes du cycle du projet (planification, mise en œuvre, suivi et évaluation) ;
• Travailler avec les collègues concernés pour s’assurer que le mécanisme de plainte et de réponse (CRM) est fonctionnel et accessible, que les retours d’information et les plaintes sont bien accueillis et traités;
• Travailler avec les collègues concernés pour s’assurer que les informations sur la CRM, la sauvegarde et le comportement attendu du personnel sont diffusées auprès des participants au programme et des communautés.

Ressources humaines, formation et renforcement des capacités :

• Participer activement au recrutement et à l’accueil du personnel du programme Concern.
• Planifier, avec les responsables directs et hiérarchiques, l’accueil et le briefing des nouveaux membres du personnel du programme ;
• Gérer le personnel sous hiérarchie directe au sein de l’unité de coordination du consortium afin de créer un environnement propice à la mise en œuvre efficace des activités du programme.
• Gérer techniquement le gestionnaire de programme ;
• S’assurer que la politique des ressources humaines et les procédures de Concern (sécurité, finances, journal) sont respectées, en accordant une attention particulière au code de conduite de Concern et aux politiques associées ;
• Contribuer à la conception globale d’un plan de renforcement des capacités du personnel de Concern Tchad engagé dans le programme ainsi que du personnel des autres membres du consortium.

Finances, achats et conformité des donateurs :

• Assurer, en collaboration avec le responsable financier, la supervision financière globale du budget et des dépenses du consortium. ;
• Veiller à ce que les achats de biens et de services soient effectués de manière efficace et en temps voulu, conformément au plan de travail et aux directives des donateurs ;
• Garantir le respect des règles et règlements de l’organisation et des donateurs, ainsi que des accords de partenariat par les membres du Consortium, notamment en ce qui concerne la gestion financière et contractuelle ;
• Collaborer avec les équipes des finances et des systèmes lors des audits internes et externes du programme du Consortium, et veiller à la mise en œuvre des recommandations issues des évaluations de la diligence raisonnable et du suivi continu pour garantir la mise en place de contrôles et de mesures d’atténuation des risques.

Gestion des connaissances, plaidoyer et communication :

• Diriger l’élaboration et la diffusion de documents de position, de déclarations, de fiches d’apprentissage sur le programme et la documentation des leçons apprises, le partage des connaissances et de l’expérience du programme afin d’informer la programmation nationale et les discussions politiques. Tirer le meilleur des leçons apprises du programme précédent, DIZA Est, pour mettre en œuvre le nouveau programme avec une compréhension claire de l’historique de capitalisation du programme précédent ;
  • Assurer le développement et l’opérationnalisation en temps voulu de la stratégie de plaidoyer, de communication et de visibilité du programme ;
  • Coordonner la mise en place d’un système de gestion des connaissances en collaboration avec les partenaires du consortium et le coordinateur M&E du consortium ;
  • Assurer la mise en œuvre de la stratégie de communication, valider la charte graphique et les outils de communication identifiés, dimensionner les besoins de communication et de visibilité pour toute la durée du programme.

Vos compétences et votre expérience seront les suivantes :

Essentiel :

• Qualification appropriée au niveau du master, telle que la gestion publique, le développement, l’administration ou une science sociale pertinente.
• Expérience avérée dans la gestion ou la coordination de subventions importantes, de préférence en relation avec un programme complexe et multisectoriel et/ou mis en œuvre par un modèle de travail en consortium.
• Expérience avérée dans la gestion et la coordination de programmes ou de projets humanitaires ou de développement.
• Expérience avérée du travail dans un contexte d’urgence ou dans une situation d’urgence complexe.
• Expérience de travail avec les principaux donateurs internationaux, en particulier l’AFD et l’UE.
• Expérience avérée du travail au sein de mécanismes de coordination avec de multiples parties prenantes, de préférence dans une structure de consortium.
• Excellentes aptitudes à la communication (écrite et orale) et expérience significative dans l’établissement de rapports à l’intention de donateurs institutionnels en anglais et en français.
• Excellentes aptitudes à la diplomatie et à la représentation
• Connaissance significative de la gestion de projet et du suivi, de l’évaluation et de l’apprentissage (MEAL).
• Bonne connaissance des procédures administratives, financières et logistiques dans le cadre d’une programmation complexe.
• Forte expérience de la gestion financière et des processus de conformité des donateurs
• Capacité à établir et à maintenir des relations efficaces avec des représentants de haut niveau des structures des donateurs, des ONGI et des gouvernements et à représenter le consortium dans des forums nationaux ou internationaux.
• Expérience du travail sous pression et dans des délais serrés.
• Une appétence dans les domaines du changement climatique dans le contexte sahélien, une connaissance du développement des entreprises et de l’accès au microcrédit est une valeur ajoutée.

Souhaitable :

• Excellent français écrit et parlé et expérience préalable du travail en anglais.
• Une compréhension de la responsabilité telle qu’elle est appliquée dans le cadre des programmes humanitaires et de développement ; une connaissance des normes humanitaires fondamentales et de leur application.
• Expérience préalable de travail au Tchad.