Conseiller[ère] en approvisionnement et logistique

Fondé en 1994 à Montréal, le Bureau international des droits des enfants, « Le Bureau » ou « l’IBCR » est une organisation internationale non gouvernementale oeuvrant pour la protection et la promotion des droits de l’enfant dans le monde.
Animé par l’idéal d’un monde où les droits de l’enfant seraient respectés et mis en œuvre, le Bureau cherche à contribuer à la promotion et à la protection de ces droits en restant fidèles à ses valeurs : la responsabilité, la collaboration et respecter. Partout où il intervient, le Bureau adapte ses interventions au contexte local et aux besoins de ses partenaires. Il cherche à valoriser les savoirs locaux et favoriser la participation des enfants, dans l’objectif de générer un impact durable. Depuis sa création, le Bureau est intervenu dans près de 45 pays et a transmis son expertise à plus de 50 000 intervenants, formés pour mieux protéger les droits de centaines de milliers d’enfants.
WWW.IBCR.ORG
RÉSUMÉ DE L’OFFRE
Date limite pour postuler : 15 avril 2022
Date de début d’emploi : le plus rapidement possible
Conseiller[ère] en approvisionnement et logistique
Sous la responsabilité de la direction des ressources humaines, de l’administration et de la sécurité, le/la conseiller-ère en approvisionnement et logistique travaillera en collaboration étroite avec les équipes du siège et des bureaux pays. Il/Elle sera responsable de la gestion des approvisionnements du bureau siège incluant la gestion des achats de fournitures, de billets d’avion, de réservation de transports et de logement. Il/Elle sera responsable de la gestion du parc informatique et des équipements durables et de la gestion des fournisseurs du Bureau au siège, y compris la tenue d’appel d’offre annuelle. Il/Elle supervisera le/la préposée au ménage.
RESPONSABILITÉS
Sans limite la généralité de ce qui précède et sans exclusive d’autres mandats qui pourraient lui être nommés de temps à autre par la direction des ressources humaines, de l’administration et de la sécurité, la personne titulaire du poste sera notamment responsable de :

Gestion des achats
✓ Assurer l’évaluation des besoins en approvisionnement du siège incluant la gestion budgétaire logistique des frais généraux.
✓ Faire le suivi des demandes d’achat et procéder aux achats siège dans le respect des procédures institutionnelles
✓ Faire le suivi des demandes de billets d’avion, transport et logement pour l’équipe du siège, en collaboration avec les équipes des opérations et le/la conseiller-ère en santé-sécurité.
✓ Coordonner avec les équipes des opérations les réservations de transport, logement et billets d’avion dans le cadre des activités au Canada.
✓ Tenir des appels d’offre annuelle à Montréal et superviser les processus d’appel d’offre au sein des bureaux pays
✓ Faire le suivi des contrats et contrats cadre pour le Bureau siège et s’assurer de leur respect et de tenir les délais de fin de contrat, et/ou de renouvellement
✓ Coordonner les achats avec les équipes du siège et représenter le bureau auprès des fournisseurs
✓ Faire le suivi des paiements avec le département des finances
✓ Développer des plans d’achat annuel et les budgets institutionnels liés aux dépenses logistiques du siège
✓ Archiver les dossiers d’achats dans le respect des procédures institutionnelles du bureau.

Gestion des équipements et du parc informatique
✓ Assurer l’inventaire et le suivi des équipements durables du Bureau, dans le respect des procédures institutionnelles
✓ Assurer les procédures de déclassement du matériel en collaboration avec le département des finances
✓ Planifier les achats et les configurations d ‘ordinateurs sur base des nouvelles personnes employées, stagiaires et/ou coopérantes
✓ Assurer une attribution de matériel informatique efficace et cohérente avec les besoins du personnel et la disponibilité du parc informatique.
✓ Développer une stratégie de renouvellement du parc informatique
✓ Participer au développement d’une politique de gestion du parc informatique
✓ Superviser tous les achats informatiques du Bureau
✓ Être le point focal des équipes avec la firme de gestion informatique
✓ Participer à l’optimisation des méthodes de sauvegarde et gestion des données numériques.

Autres tâches connexes
✓ Assurer la bonne gestion des services généraux du Bureau incluant la disponibilité des fournitures, et la supervision de l’entretien des locaux.
✓ Être le point focal du Bureau avec les propriétaires des locaux et assurer les communications et les points de suivi.
Volet gestion des ressources humaines
✓ Assurer la gestion du personnel sous sa supervision : développement et suivi du plan de travail,
✓ évaluation de la charge de travail, appréciation de la contribution, accompagnement de performance, planification et suivi des congés/jours de récupération, validation des feuilles de temps (…)
✓ En collaboration avec la direction RH/admin et sécurité, et en cas de conflits au sein de son équipe, tenir un rôle de médiateur vers la résolution même de conflits.
✓ En collaboration avec l’équipe des ressources humaines, participer aux processus de recrutement du personnel de son équipe : développement des TDR, correction des tests écrits, participation aux entrevues, suivi du processus d’induction
✓ Respect et suivi d’application des normes et politiques institutionnelles en ressources humaines : manuel de l’employé, politique d’appréciation de la contribution, code de conduite et charte des valeurs du Bureau, guide des politiques et procédures admin-fin (… )

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES
Exigences
✓ Formation universitaire en
✓ Expérience d’au moins
✓ Excellente maîtrise du français.
✓ La connaissance de l’anglais, de l’espagnol ou de l’arabe est un atout important.
✓ Une très bonne connaissance des environnements technologiques et des logiciels d’usage courant (Outlook, Word, Excel, PowerPoint et plateforme collaborative).
✓ Faire preuve d’autonomie, d’initiative, de jugement et de discrétion.
✓ Avoir un bon sens des priorités et faire preuve d’adaptabilité.
✓ Efficacité, fiabilité et professionnalisme sont des aptitudes cruciales pour ce poste.
✓ Disponible pour entrer en fonction rapidement, et nécessitant un statut (citoyenneté canadienne, permis de travail, résidence permanente) qui permet d’occuper un emploi au Canada (poste basé à Montréal).
A noter, les candidatures retenues font l’objet de vérifications du dossier criminel et d’un contrôle des références.
AVANTAGES ET CONDITIONS DE TRAVAIL :
Lieu de travail à Montréal
Emploi à temps plein
5 semaines de vacances dès la prise de fonction
Congés parentaux
Télétravail possible *
Assurance collective
Stationnement gratuit
Participation aux activités organisées par le Comité social
Une équipe engagée et dynamique, dans un environnement multilingue et international.
* Selon les directives du gouvernement du Québec, les mesures sanitaires actuellement en place nous obligent à faire du télétravail pour une durée indéterminée.