Chef de secteur approvisionnement et logistique

TITRE DU POSTE:

CHEF DE SECTEUR APPROVISIONNEMENT ET LOGISTIQUE

(Les candidatures féminines sont fortement encouragées)

Equipe/Programme : Programmes et Operations

Location : Bamako**,** Mali (30% du temps sur le terrain).

Grade : à déterminé en fonction du type de contrat

Durée du contrat : à déterminer en fonction du type de contrat.

National : CDI

International : 2 ans

SAUVEGARDE DE L’ENFANT :

Niveau 3 – Les responsabilités de ce poste peuvent nécessiter d’avoir des contacts réguliers ou de fréquenter régulièrement des enfants ou des jeunes gens en général.

CONTEXTE :

Le détenteur de ce poste apportera un leadership et supervisera la gestion du département de la Chaine d’approvisionnement à l’échelle du pays ainsi qu’au niveau des différents bureaux terrains.

Le but de cette position est de développer et mettre en œuvre la stratégie chaine d’approvisionnement et assurer l’atteinte des résultats. Le titulaire du poste assume la responsabilité pour la coordination et collaboration interne/externe, assure l’approche qualité/prix au niveau de toutes les fonctions chaine d’approvisionnement, apporte des orientations techniques au niveau des différentes fonctions (ex : achats, float, assets et entrepôts, gestion des biens et propriétés, maintenance, renforcement de capacités,). Une partie clé de ce rôle est de donner des conseils stratégiques et en temps réel au Senior Management Team. Le titulaire joue un rôle crucial en tant que gardien des politiques procédures de la chaine d’approvisionnement au niveau national et international et identifie les changements nécessaires des politiques.

DIMENSION DU POSTE :

Supérieur hiérarchique : Directeur de la mise en œuvre des Programmes

Personnel relevant directement de ce poste : Une Gestionnaire Senior des achats, un gestionnaire des approvisionnements et un Manager de la Logistique et des moyens généraux.

Supervision technique : L’ensemble des staffs des Bureaux terrain travaillant sur la logistique et les moyens généraux.

Représentation : Ce poste requiert une bonne aptitude technique et opérationnelle de travail dans un contexte humanitaire et sécuritaire très volatile, un leadership technique permettant la mise en application des stratégies, des standards et des outils au niveau national, une capacité à développer des relations cordiales avec les acteurs étatiques et fournisseurs en lien avec la logistique, et une posture éthique et d’intégrité infaillible

Responsabilités budgétaires : N/A

DOMAINES CLE DE RESPONSABILITE :

Gestion du Département de la Chaine d’approvisionnement

• Assurer l’atteinte des indicateurs de performance sur la chaine d’approvisionnement
• Assurer la gestion des équipes à Bamako et participer à la supervision technique des équipes terrain en lien avec leurs superviseurs directs.
• Organiser des activités de renforcement des capacités de l’équipe de la chaine d’approvisionnement
• Produire les rapports mensuels et annuels sur la chaine d’approvisionnement
• Participer à la mise en œuvre des audits globaux de l’organisation et des audits des projets
• Mettre en place un système de gestion des risques inhérents à la chaine d’approvisionnement
• Participer à la définition et à la mise en œuvre du budget de la chaine d’approvisionnement
• Assurer la coordination avec les autres Départements et les équipes de projet dans le cadre de la mise en œuvre du Programme Pays.
• Assurer la coordination avec le Bureau régional sur les questions liées à la chaine d’approvisionnement
• Participer au développement de nouveaux projets et programmes (notes conceptuelles, propositions et budgets, plans de contingences Pays)
• Participer aux revues structurelles du Département de la chaine d’approvisionnement
• Développer et/ou mettre à jours les différentes procédures pays en lien avec la chaine d’approvisionnement
• Assurer que les politiques et procédures globales de la chaine d’approvisionnement sont suivis et que les standards de Save the Children et des bailleurs sont respectés;

Supervision du volet Procurement

• Superviser la mise en œuvre de la Politique et du Manuel d’Approvisionnement de SCI
• Mettre en place une stratégie pays efficace de planification et de mise en œuvre des achats
• Mettre en place une stratégie pays efficace sur les sources d’approvisionnement (sourcing) en garantissant la mise en place des accords-cadres et des sources d’approvisionnement fiables, aux meilleurs prix et dans la qualité requise par les programmes de SCI.
• Superviser le fonctionnement du Procurement Operating Model (POM) et Management de l’Unité d’Achat Pays
• Veiller à la séparation des rôles de Management, de Sourcing et de Buying (Achat opérationnel)
• Analyser les performances mensuelles individuelles et collectives et mettre en œuvre ou proposer les actions correctives et/ou préventives adéquates.
• Conduire le changement de la chaine d’approvisionnement en lien avec le lancement des projets « Supply Chain Transformation » et « Source to Pay »
• Contribuer à l’archivage et à la mise à disposition des documents nécessaires aux audits ponctuels ou réguliers.

Supervision du volet Logistique

• Superviser la gestion des stocks dans le pays et assurer la politique zéro stock en fin de projets
• Superviser la gestion des Assets et non assets en assurant la mise en place des inventaires périodiques, des contrôles continus et les mécanismes de sortie des assets (y compris les assets à céder, à vendre ou à détruire)
• Développer et mettre en œuvre une stratégie efficace de renouvellement des assets (auto, motos, ordinateurs et autres matériels similaires, groupes électrogènes)
• Mettre en application la “vehicle/motorbike policy” et des règles d’utilisation des véhicules et des motos.
• Mettre en place le projet de « Fleet transformation » avec le siège
• Assurer la gestion administrative des équipements (enregistrement dans le registre des Assets et suivi des mouvements à travers les registres)
• Assurer le rôle de point focal principal de gestion de la plateforme « e-asset » utilisée pour les mouvements des assets dans le Bureau Pays
• Superviser la mise en place et l’application de la politique d’utilisation des véhicules et du carburant
• Contribuer à la politique de contrôle interne régulier avec le département de l’audit et du contrôle Interne;

Supervision de la logistique administrative

• Superviser les demandes de Dérogation au niveau du Protocole
• Appuyer le gestionnaire de la plateforme « e-movement »