Chargé des HR & Administration ALBARKA

PRINCIPALES RESPONSABILITES :

Politique/conseil/gestion :

• Faire respecter les politiques et les procédures du SCI en matière de ressources humaines au sein des Equipe ALBARKA du bureau du Centre et du Nord ;
• Fournir en temps opportun des séances d’information au personnel sur les nouveaux développements en matière de politiques, afin d’assurer une application correcte et cohérente grâce à la formation, à la surveillance et aux mesures de suivi appropriées.
• Fournir des conseils et un soutien aux responsables/coordonnateurs de terrain et aux chefs de projet ALBARKA sur les questions relatives aux ressources humaines, notamment le recrutement, l’orientation, le développement de carrière, l’évaluation des performances et la séparation.
• Aider périodiquement les responsables du projet ALBARKA à rédiger ou à modifier les descriptions de poste en fonction des besoins du programme.
• Coordonner les questions disciplinaires, donner des conseils et agir en la matière conformément à la législation du travail en vigueur et aux politiques et procédures internes de Save the Children au Mali.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES AUX RESSOURCES HUMAINES

Recrutements :

• Coordonner le processus de recrutement des staff ALBARKA à travers la plateforme TALEO et assurer leur intégration dans ORACLE
• Appuyer les Managers du projet ALBARKA, dans l’élaboration des Termes De Référence de recrutement ;
• Organiser et coordonner le processus de recrutement du personnel du projet ALBARKA, en collaboration avec le département technique du projet ALBARKA, en participant activement au processus.
• S’assurer que les descriptions de poste sont mises dans le bon format et que la demande de recrutement est bien renseignée et signée par toutes les parties.
• Veiller à la bonne mise en œuvre du processus de recrutement conformément aux politiques et procédures de l’Organisation.
• Orienter le panel de recrutement sur les politiques et procédures de recrutement
• Veiller à la diffusion des annonces de recrutement aussi bien à l’interne qu’à l’externe à, travers TALEO et au niveau des services et structures appropriés, etc.

• Assurer la mise à jour et le suivi du tracer de recrutements et le partager avec le bureau principal.

  Orientation du personnel

• Coordonner et élaborer des plans d’intégration efficaces, en veillant à ce que le personnel soit au courant des politiques et des pratiques relatives à son emploi. Veillez sur la mise en œuvre du calendrier d’intégration pour les nouveaux employés du projet ALBARKA en coordination avec les Superviseurs hiérarchiques.

• Coordonner et s’assurer que les nouveaux employés sont formés, comprennent et signent les politiques de Save the Children telles que la Politique de défense de l’enfant et le Code de conduite, la fraude l’induction globale et autres politiques de Save the Children ;

• Coordonner l’orientation des employés nouvellement recrutés sur ALBARKA avec leur superviseur.

• Coordonner la mise à niveau périodique du personnel ancien du projet ALBARKA

Coordination de la revue des performances du Personnel

• Coordonner le processus de gestion des performances des staffs ALBARKA des sous bureaux du Nord et du Centre
• Appuyer les employés dans la gestion des Evaluations de Performance et la fixation des Objectifs dans le système ORACLE
• Assurer le suivi et la transmission de l’extraction des rapports trimestriels effectués par la DRH au personnel.
• Contribuer à collecter les besoins en formation et transmettre à La Directrice des RH à Bamako

Gestion administrative du personnel :

• Suivre l’épuisement des congés/permissions et dans le système Oracle et notifié le staff au besoin.
• S’assurer que tout nouvel employé a une copie de sa description de tâches et de son contrat de travail.
• Organiser des visites médicales d’embauches pour les employés recrutés sur ALBARKA
• Assurer le visa des contrats par le médecin du travail et par l’inspection du travail au niveau de la base
• Assurer le suivi des dates de fin de contrat et prendre les dispositions pour la notification d’extension ou de notification de préavis.
• Assurer que Save the Children agit à tout moment en conformité avec les procédures dans le code de travail et se tenir informer de l’évolution des lois rédigeant le code de travail.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES A L’ADMINISTRATION

Gestion des installations :

Gestion des contrats du projet ALBARKA avec les prestataires des services

Relations avec l’extérieur

• Apporter une assistance à la circulation de l’information et la transmission des décisions et/ ou les invitations entre l’Organisation et les autorités gouvernementales

La gestion de la Case de passage :

• Il/Elle assiste et travaille sur tous les aspects opérationnels des résidences des expatriés sur le projet Albarka et doit s’assurer que les locaux sont en bon état de fonctionnement.
• S’assurer d’une bonne condition d’accueil et d’hébergement des visiteurs du projet ALBARKA

Autres responsabilités professionnelles

Les fonctions et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire de poste peut être amené à exécuter des tâches supplémentaires en fonction de son niveau de compétences et d’expérience.

QUALIFICATIONS, EXPERIENCE ET APTITUDES

* Niveau d’étude Maîtrise (bac+4ans) en Droit Privé et/ou en Gestion des Ressources Humaines ou science sociale ;

* 3 à 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration et des Ressources Humaines de préférence avec une Organisation Internationale

* Expérience dans la formation des adultes.

* Expérience de travailler et de gestion d’une équipe et capacité de travailler sous pression.

* Familier avec la législation du travail au Mali

* Expérience démontrée dans la rédaction des correspondances administratives

* Bonne capacité de communication écrite et verbale en Français. L’Anglais serait un atout considérable.

* Excellentes compétences du pack Office ainsi que l’utilisation de la messagerie électronique.

* Sens de la responsabilité, de la rigueur, de la confidentialité et de l’honnêteté.

* Excellente connaissance de l’environnement humanitaire ou du milieu des ONG internationales.

* Excellente connaissance de la gestion Administrative

* Connaissance de la langue, du milieu et l’expérience de travail dans la zone sont des atouts majeurs.

* Disponible à voyager dans le Nord et le Centre

* Avoir l’experience de travailler avec les platesformes TALEO et ORACLE sera un atout très favorable.