Chargé de la chaine d’approvisionnement

TITRE DU POSTE : Chargé de la chaine d’approvisionnement

Les candidatures féminines sont fortement encouragées

EQUIPE/PROGRAMME : Operations

LIEU : Niafunké

Type de contrat : National – (CDD 12 mois)

GRADE : 4.1- Salaire de base annuel compris entre : 6 174 636 FCFA – 9 863 376 FCFA

SAUVEGARDE DE L’ENFANT :

Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts avec enfants ou jeunes gens aussi fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus) ou de façon intensive (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou toute une nuit) parce qu’ils travaillent dans des programmes-pays ; ou vont visiter les programmes du pays ; ou parce qu’ils sont chargés de la vérification des références et le processus du Vetting du personnel.

Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa vision est un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation.

Sa mission est d’obtenir des avancées décisives dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies.

Responsabilités générales sur la politique de Sauvegarde de l’Enfant (SE):

• S’assurer que les partenaires (enfants, jeunes, décideurs et autres) comprennent pleinement les dispositions de la Politique de Sauvegarde de l’Enfant, le Code de Conduite, et les Procédures

Locales/procédures du Pays.

• Se comporter/agir en conformité avec les règles de la politique de la Sauvegarde de l’Enfant aussi bien dans la vie personnelle que professionnelle ; cela peut consister à rapporter des cas de soupçons d’abus commis sur les enfants.
• S’assurer que la façon/manière de travailler et de s’adresser aux enfants ne les mets pas en danger/ risque, c’est à dire examiner soigneusement en permanence leur travail à l’aide des outils de référence de la Sauvegarde de l’Enfant pour des « défauts/insuffisances » de conception ou de mise en œuvre.
• Promouvoir les messages de la Protection de l’Enfant aux collègues des autres organisations et ministères gouvernementaux, aux enfants eux-mêmes, aux familles bénéficiaires et aux membres de la communauté d’une manière générale.

LE BUT DU POSTE :

Placé sous la supervision directe du « Field Office Manager » avec l’appui technique du Supply Chain manager et en étroite collaboration avec tous les programmes intervenant dans la région dans le but d’améliorer leur qualité et de contribuer dans l’attente de leurs objectifs. Le Supply Chain Officer est responsable de la gestion d’approvisionnement, le Transport, le Stockage, la gestion des équipements (Assets) et du parc automobile et d’autres biens au niveau de son sous-bureau.

Il /Elle assure l’adéquation et le maintien des systèmes mis en place, au regard des exigences des bailleurs et des procédures de SCI afin de garantir une mise en œuvre réussie et efficace des activités planifiées, dans le respect constant des valeurs, et de la vision de Save the Children International.

ETENDUE DU POSTE :

• Lien hiérarchique : Field Office Manager Niafunké
• Supervision Technique : Supply Chain Manager SCI Nord et Centre
• Personnel relevant directement de ce poste : Conducteur de la pinasse SCI et le chauffeur
• Responsabilité budgétaire : N/A
• Dimension du poste : Ce poste requiert une bonne aptitude technique et opérationnelle de travail dans un contexte humanitaire et sécuritaire très volatile, en réseautage aussi bien avec les partenaires étatiques et non-étatiques

Exemple : complexité, Relation, Représentativités, Lien avec les partenaires

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :

• Assurer la gestion de la chaine d’approvisionnement de sa base conformément aux politique et procédures des bailleurs et de Save the Children.
• Assure un suivi technique et le renforcement des capacités personnel sous sa responsabilité hiérarchique
• Appuyer le Supply Chain Manager Nord et Centre dans l’élaboration des plans d’achats en collaboration avec les programmes.
• Assurer la gestion efficace de la base des données des fournisseurs en suivant les performances des fournisseurs et la gestion des risques (exemple le Vetting)
• S’assurer que les fournisseurs sont informés des valeurs, politiques et procédures de Save the Children et à leur obligation de s’y conformer.
• Elaborer et soumettre son rapport mensuel d’activité à ces superviseurs techniques et hierarchiques
• Effectuer les achats conformément aux procédures et seuils établis et en conserver les archives physiques et électronique en cas d’audit.
• Mettre à jour régulièrement « Tracker des Achats » puis le partager chaque vendredi,
• S’assurer que les livraisons sont conformes à la commande faite
• Assurer la vérification correctement des factures et préparer les demandes de paiement
• Assurer la préparation des demandes de paiement et transférer les dossiers complets aux finances pour règlement des fournisseurs après les avoirs scannées et photocopiés
• S’assurer que les paiements sont effectifs et informer les fournisseurs
• Maintenir une bonne communication avec les demandeurs sur le niveau d’avancement de leurs achats
• Effectuer les opérations de la gestion de Stock dans la plateforme décidée « Total inventory Management » en sigle TIM et en fait le suivis et mis à jour.
• Maintenir une bonne collaboration avec l’équipe en vue d’apporter un soutien technique aux opérations du programme en ce qui concerne : l’approvisionnement, le transport et l’entretien des véhicules, le contrôle d’entrepôt, le stock, la distribution du matériel programme et support etc
• Coordonner et planifier toutes les activités logistiques avec les programmes intervenant dans la zone et les autres bureaux sous la supervision du Supply Chain Manager Nord et Centre.
• Veiller à la bonne gestion du parc automobile, des générateurs et autres assets de sa base.
• Elaborer et envoyer le rapport mensuel logistique de la base chaque fin du mois au Supply Chain Manager Nord et Centre et Field Office Manager de la base de Niafunké

QUALIFICATIONS ET EXPERCIENCES :

• Titre d’études universitaires Minimum Bac +3 dans les domaines de la logistique et des finances (Diplôme d’études gestion, commerce, économie, logistique)
• 2 ans d’expériences dans la gestion des achats au niveau national.
• Expérience de travail dans le Nord et centre du Pays avec les ONGI ou ONGN (un atout)
• Expérience dans l’encadrement d’équipes
• Excellente connaissance de la chaine d’approvisionnement
• Capacité à prioriser les tâches
• Capacité de synthèse écrite et orale
• Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Powerpoint)
• Résistance au stress
• Excellente communication
• Autonomie
• Rigueur et de bonne Moralité
• Bonne présentation
• Capacité à travailler en dehors des heures normales de travail.
• Excellente connaissance de l’environnement humanitaire ou du milieu des ONG internationales (un atout).
• L’engagement et la compréhension des organisations , buts, valeurs et principes

AUTRES QUALIFICATIONS SOUHAITABLES :

• Excellente connaissance et communication en français oral et écrit.
• Parler couramment au moins une langue de la région : Sonrhaï, Bambara, Fulfulde,
• Parler l’anglais oral et écrit est souhaitable ;
• Excellentes compétences interpersonnelles et interculturelles.