Chargé·e d’approvisionnement

À PROPOS DE BSF :

Créée en 2007 par l’historien Patrick Weil, Bibliothèques Sans Frontières renforce le pouvoir d’agir des populations vulnérables en facilitant leur accès à l’information, l’éducation et la culture. L’association déploie ses projets inclusifs et innovants dans une trentaine de pays à travers le monde afin de permettre aux personnes frappées par les crises et la précarité de s’instruire, se divertir et (re)construire leur avenir. Grâce à ses outils innovants, sa bibliothèque de contenus et son expertise en matière de médiation, BSF et ses partenaires s’emparent des enjeux majeurs du XXIème siècle tels que l’éducation, la lecture et la culture, la citoyenneté et la cohésion sociale, la santé ou encore l’emploi et l’entrepreneuriat.

Chez BSF, les décisions de recrutement sont prises sur la base des compétences et qualités des candidates et candidats au regard des besoins de l’association dans le cadre d’un processus respectueux et inclusif. BSF recrute et emploie des personnes quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap.

POSITIONNEMENT DANS L’ORGANIGRAMME :

Le/La Chargé·e d’approvisionnement est sous l’autorité du/de la Responsable de service des achats et des expéditions. Il/Elle travaille en lien étroit avec la Direction des opérations, ainsi que les Directions techniques et scientifiques.

Le lieu principal d’exécution de la mission est à Montreuil (93). Des déplacements réguliers seront à prévoir à l’entrepôt de collecte et de traitement de livres de BSF situé à Épône dans les Yvelines (78).

MISSIONS PRINCIPALES :

Le renforcement organisationnel de BSF dans le cadre du passage à l’échelle de ces outils et programmes sera la clef de sa capacité à transformer ces expérimentations en dispositifs réplicables à grande échelle.

C’est pourquoi BSF renforce son équipe en créant un poste de Chargé·e d’approvisionnement, qui aura en charge les missions suivantes :

Pour les Achats :

• Réception des demandes d’engagement de dépenses « DED » (missions et siège),
• Consolidation de marchés le cas échéant (rationalisation et optimisation des couts),
• Mise à jour du tableau de suivi des commandes et des achats,
• Lancement des demandes de cotations,
• Mise à jour de la base de données de fournisseurs,
• Mise en place de tableau comparatif des offres (création dossier achat),
• Négociation commerciale avec les fournisseurs le cas échéant,
• Emission du bon de commande,
• Définition du lieu de livraison en collaboration avec les demandeurs,
• Coordination avec les différents sous-traitants pour la réception des produits commandés (transmission spécifications techniques, bon de commande émis, et date de livraison),
• Réception des commandes le cas échéant, contrôle de la quantité et de la conformité de la marchandise commandée,
• Signature et archivage des bons de livraisons,
• Mise en place de l’archivage des dossiers d’achat,
• Pré-validation des factures et affectation budgétaire avant transmission à la comptabilité,
• Gestion des litiges fournisseurs (avoirs, retours, etc, …),
• Être garant·e du respect des procédures d’achat à appliquer.

Pour les expéditions :

• Recherche et sélection des modes de transport adéquats : via transitaire/fournisseur (étude de marché, négociation pour optimiser le ratio couts/délais/risques) ou via expatriés (préparation du matériel et établissement des documents nécessaires aux formalités douanières),
• Gestion du stock de matériels et équipements qui transitent par le siège et vérification des expéditions,
• Création d’une base de données des fiches de sécurité pour l’export du matériel sensible ou contenant des matières dangereuses,
• Suivi des frets internationaux en provenance de nos fournisseurs ou du siège BSF jusqu’au terminal douanier de chaque mission,
• Réalisation du kitting et établissement des documents pour les Kits IDC,
• Gestion des éventuels problèmes/litiges concernant la marchandise et/ou le transport en lien avec les opérateurs concernés.

QUALITÉS ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES :

Formations :

• BAC +3 (ou plus),
• Filières : logistique et chaîne d’approvisionnement,
• Diplôme Bioforce apprécié.

Les compétences :

• Compréhension des terrainss sur lequel les outils de BSF sont déployés,
• Connaissance des procédures d’achats des bailleurs internationaux très appréciée,
• Connaissance du monde industriel,
• Maitrise du pack office.

Les qualités :

• Force de proposition,
• Bon sens de l’organisation,
• Bonne capacité d’analyse,
• Rigueur (respect des deadlines), autonomie et méthode,
• Très bonne capacité à travailler en équipe,
• Flexibilité et adaptabilité,
• Curiosité, créativité,
• Sens des responsabilités, de l’intérêt général.

CONDITIONS DE RECRUTEMENT :

• Type de contrat : CDD,
• Date de démarrage : Dès que possible,
• Rémunération : Selon grille salariale BSF et expérience,
• Statut : Salarié aux 35h/semaine – Rattachement à la Convention Collective Nationale ECLAT, dont BSF dépend,
• Avantages : Prise en charge à 50% des tickets restaurants et du Pass navigo – 6 semaines de congés/an – 2 jours de télétravail/semaine,
• Lieu de travail : Siège de BSF à Montreuil.