Auxiliar Administrativo/a – NPSA 3

FUNCIONES

• Proporcionar soporte administrativo para la Unidad de Adquisiciones en las siguientes actividades:

• Apoyo en la revisión y carga de la información en el sistema corporativo del PNUD para solicitar la generación/modificación de Vendors.

• Apoyo con la solicitud y seguimiento a la información faltante ya sea a proveedores directamente, proyectos o área solicitante.

• Apoyo en la atención de las distintas consultas sobre vendors, formuladas por los clientes internos y externos.

• Apoyo en la verificación documentaria para facilitar el correcto ingreso por parte del GSSU de la información en el sistema corporativo del PNUD.

• Apoyo en la solicitud de correcciones/modificaciones en caso de deterctarse algún error, si fuera necesario.

• Apoyo en la revisión de la información requerida y carga de la misma en la plataforma Oracle para pagos con Órdenes de Compra.

• Apoyo en la generación de cuentas de correo electrónico para consultores ICs

• Apoyo en la preparación documentaria de las órdenes de compra, contratos, y otros asuntos administrativos para el ingreso en el sistema informático corporativo del PNUD.

• Apoyo en la revisión documentaria y de información, alineada al cumplimiento con el sistema de control interno (ICF), que asegure que los procesos y procedimientos se gestionen adecuadamente, que las órdenes de compra están debidamente preparadas y enviadas.

• Apoyo en la preparación de la documentación y seguimiento para la transferencia de bienes no fungibles de proyectos.

• Cualquier otra actividad, tarea o función de soporte administrativo que le asigne su supervisor/a

Required Skills and Experience

Educación:

• Secundaria completada (Finalizada), o Bachiller en Derecho, Administración, Finanzas, Ingeniería, Ciencias Sociales, y carreras afines.

Experiencia:

• Mínimo tres (3) años de experiencia afín en puestos de responsabilidades Administrativas y /o Financieras, bachilleres no requiere de experiencia adicional.
• Manejo de procedimientos administrativos y financieros de programas de desarrollo.
• Experiencia en organizaciones de cooperación internacional, será valorada.
• Conocimiento de procesos de adquisición de bienes y servicios, será valorado.
• Amplia experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, Power Point, etc.).
• Deseable conocimiento y experiencia en el uso de ERPs.

Idiomas Requeridos:

• Excelente dominio del idioma español. Escritura, Lectura y Conversación.
• Comprensión del Inglés a nivel intermedio. Escritura y Lectura.

Habilidades Adicionales Deseadas:

• Destreza en el manejo de programas de ofimática de Microsoft Office (Word, Excel y Power Point).

Viajes:

No se prevé desplazamiento a nivel nacional o en el extranjero. No obstante, en caso de ser necesario los gastos que impliquen movilización, hospedaje y alimentación, de acuerdo con las actividades y requerimientos del Proyecto, serán cubiertos por el PNUD.