Associé(e) de programme local – Haïti / Local Program Associate – Haiti

Résumé du poste :

Chaque employé de l’IRI est responsable de la réalisation de la mission de l’IRI et de la démonstration des valeurs fondamentales dans ses activités quotidiennes. Les valeurs fondamentales, qui constituent les fondements de l’IRI, sont les suivantes :

Excellence – Nous croyons en la qualité des résultats obtenus en investissant dans les personnes. Liberté – Nous croyons à l’exploration et à l’expérimentation pour être agiles et réactifs. Respect – Nous croyons en la confiance, l’empathie et la responsabilisation des personnes. Travail d’équipe – Nous croyons à la diversité, à l’inclusion et au pouvoir de la collaboration au-delàs de nos frontières. Transparence – Nous croyons en une communication ouverte et en une prise de décision claire. Responsabilité – Nous croyons que la responsabilité personnelle est le fondement de la réussite.

L’associé de programme local est responsable de la mise en œuvre des éléments des programmes de l’IRI. Il surveille l’avancement des programmes et s’assure de la réalisation des principaux critères de référence, y compris les indicateurs requis par les bailleurs de fonds. Il suit et analyse de près les développements politiques et économiques en Haïti et, sur demande, développe des idées de programmes et rédige des propositions sur une gamme de programmes de démocratie et d’assistance. Ils gèrent également l’avancement de la mise en œuvre du programme avec les partenaires et les consultants et travaillent en étroite collaboration avec le personnel du programme pour suivre les dépenses et les budgets. Le poste sera basé au sein de l’équipe de programme de l’IRI à Port-au-Prince, sous la responsabilité directe de la directrice de programme résidente (DPR).

Qualifications et expérience :

• Diplôme de premier cycle et 1 à 2 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la gouvernance démocratique et de la politique ou dans un domaine connexe ;
• Maîtrise de Microsoft Excel, Word et PowerPoint ;
• Capacité à travailler de manière indépendante et en tant que membre d’une équipe pour coordonner et diriger les efforts d’autres professionnels afin d’atteindre efficacement les objectifs du programme ;
• Bonne compréhension et capacité à respecter les politiques et procédures financières ainsi qu’à tenir des registres détaillés des dépenses sur le terrain ;
• Capacité à assurer la liaison avec le personnel, les partenaires et les fournisseurs pour les tâches administratives et de suivi déléguées par la DPR ;
• Volonté de participer à des formations internes en matière de passation de marchés, de suivi et d’évaluation et d’apprentissage, ou à d’autres formations jugées essentielles par la DPR ;
• Solides compétences en matière d’organisation et de communication ;
• Capacité à gérer des priorités concurrentes et à respecter les délais ; et
• Parler et écrire couramment le créole, le français et l’anglais.

Fonctions et responsabilités principales

Tâches administratives

• Assurer la liaison avec les sous-bénéficiaires locaux et/ou les consultants pour suivre l’avancement des travaux convenus et procéder à un examen administratif des contrats, des offres, des factures, des produits livrables et des étapes ;
• Coordonner et superviser la coordination des voyages nationaux et internationaux pour soi-même, le personnel de l’IRI et les formateurs/consultants ;
• Fournir une assistance à la mise en œuvre des activités selon les besoins, y compris en soutenant les déplacements pour les initiatives liées à l’IRI en Haïti, sur demande ; et
• Tenir des registres des résultats du programme conformément aux orientations pertinentes en matière de suivi et d’évaluation et d’apprentissage, y compris les coordonnées des parties prenantes, les questions clés discutées et les décisions prises.

Tâches financières

• Aider à contrôler les dépenses et les projections programmatiques sur le terrain, en informant le personnel du programme de l’IRI-DC des écarts supérieurs à 10% du budget approuvé avant d’engager ces dépenses ;
• Collaborer avec les employés pour débourser et rapprocher les avances, les frais de voyage et les dépenses de programme dans les délais requis par les politiques comptables de l’IRI et, le cas échéant, traduire les reçus et/ou les pièces justificatives du créole et/ou du français vers l’anglais ; et
• Avec la DPR, superviser l’acquisition de biens et de services liés au bureau et au programme, conformément aux exigences de l’IRI et des donateurs.

Administration de bureau

• Soutenir la DPR et l’IRI dans le processus d’enregistrement des bureaux, en veillant au respect de la législation locale et en effectuant des tâches administratives générales ;
• Assurer la liaison avec le programme de l’IRI-DC et le personnel de soutien en fonction des besoins et lors des réunions de contrôle récurrentes ;
• Aider à la traduction écrite ou orale si nécessaire ; superviser la traduction écrite ou orale effectuée par d’autres membres du personnel de l’IRI ou par des contractants ;
• Sous la supervision de la DPR, soutenir l’examen trimestriel de la liste d’inventaire du bureau, en veillant à ce que tous les biens de l’IRI (c’est-à-dire l’équipement, les fournitures, etc.) soient conservés en toute sécurité et comptabilisés ;
• Sous la supervision de la DPR, conserver et organiser efficacement tous les documents de l’IRI (c’est-à-dire les reçus, les relevés, etc.) ; et
• Autres tâches assignées par le DPR pour soutenir le travail de l’IRI en Haïti.

Job Summary:

Every employee of IRI is responsible for carrying out the Mission of IRI and demonstrating Core Values in their day-to-day operations. The Core Values, which are IRI’s foundational building blocks include:

Excellence- We believe in quality results delivered by investing in people. Freedom- We believe in exploration and experimentation to be agile and responsive. Respect- We believe in trust, empathy, and empowering people. Teamwork- We believe in diversity, inclusion, and the power of global collaboration. Transparency- We believe in open communication and clear decision-making. Accountability- We believe in personal responsibility as the foundation of success.

The local program associate is responsible for implementing elements of IRI’s programs. They monitor program progress and ensure the achievement of key benchmarks, including funder-required indicators. They closely monitor and analyze political and economic developments in Haiti and when requested, develop program ideas and drafts proposals on a range of democracy and assistance programs. They also manage the program implementation progress with partners and consultants and work closely with program staff to track spending and budgets. The position will be based with IRI’s program team in Port-au-Prince, reporting directly to the Resident Program Director (RPD).

Qualifications and Experience:

• Undergraduate degree and 1-2 years of professional experience in democratic governance and politics or related field;
• Microsoft Excel, Word and PowerPoint competency;
• Ability to work independently and as a member of a team to coordinate and lead the efforts of other professionals to effectively meet program objectives;
• Proficient understanding of and ability to abide by financial policies and procedures as well as maintain detailed field expense records;
• Ability to liaise with staff, partners, and vendors for administrative and monitoring tasks delegated the RPD;
• Willingness to participate in internal procurement, MEL or other training deemed essential by the RPD;
• Strong organizational and communications skills;
• Ability to handle competing priorities and meeting deadlines; and
• Fluent spoken and written Creole, French, and English.

Primary Functions & Responsibilities

Administrative tasks

• Liaise with local subawardees and/or consultants to monitor the progress of the agreed upon scope of work and conduct an administrative review of contracts, bids, invoices, and deliverables and milestones;
• Coordinate and oversee the coordination of domestic and international travel for self, IRI staff and trainers/consultants;
• Provide assistance in implementing activities as needed, including supporting travel to IRI-related initiatives within Haiti upon request; and
• Maintain records of program results as per relevant monitoring and evaluation guidance, including stakeholder contact information, key issues discussed, and decisions made.

Financial Tasks

• Assist in monitoring programmatic spending and projections in the field, informing IRI-DC program staff of deviations greater than 10% of the approved budget prior to incurring those expenses;
• Work with employees to disburse and reconcile advances, travel, and program expenses within the period required by IRI accounting policies, and when necessary, translate receipts and/or vouchers from Creole and/or French to English; and
• With the RPD, oversee the procurement of both office and program-related goods and services in line with IRI and donor requirements.

Office Administration

• Support the RPD and IRI with the office registration process, maintaining compliance with the local law, and general administrative duties;
• Liaise with IRI-DC program and support staff as needed and during recurring check-in meetings;
• Assist with written or oral translation when necessary; oversee written or oral translation conducted by other IRI staff or contractors;
• With RPD oversight, support the quarterly review of the office inventory list, ensuring all IRI property (i.e. equipment, supplies, etc.) is securely maintained and accounted for;
• With RPD oversight, efficiently maintain and organize all IRI documents (i.e. receipts, statements, etc.); and
• Other duties as assigned by the RPD in support of IRI’s work in Haiti.

Qualifications

Education

Required

Diplôme de premier cycle et 1 à 2 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la gouvernance démocratique et de la politique ou dans un domaine connexe

Bachelors or better in Political Science or related field.

Experience

Required

1-2 years:

Diplôme de premier cycle et 1 à 2 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la gouvernance démocratique et de la politique ou dans un domaine connexe ; Maîtrise de Microsoft Excel, Word et PowerPoint ; Capacité à travailler de manière indépendante et en tant que membre d’une équipe pour coordonner et diriger les efforts d’autres professionnels afin d’atteindre efficacement les objectifs du programme

Undergraduate degree and 1-2 years of professional experience in democratic governance and politics or related field; Microsoft Excel, Word and PowerPoint competency; Ability to work independently and as a member of a team to coordinate and lead the efforts of other professionals to effectively meet program objectives