Associé (e) finance et administration

I. Background and Organizational Context

Sous la direction et la supervision globale du Chargé des Opérations, et la supervision directe de l’Analyste aux Opérations, l’Associé finance et administration prend en charge la gestion et le contrôle des actifs consommables et non consommables du PNUD, il administre la cession des biens et le renouvellement des données d’inventaire; administre et exécute les processus et les transactions garantissant une qualité et une précision élevées de travail. L’Associé (e ) finance et administartion assure également le leadership dans l’exécution des services financiers et opérationnels du bureau pays (CO). L’ Associé finance et administration favorise une approche client, qualité et résultats.

L’Associé finance et administration travaille en étroite collaboration avec les équipes d’appui à la gestion et de développement des affaires, de programme finance et operations et des opérations du bureau de pays (CO), le personnel du projet et le personnel d’autres agences des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.

II. Position Purpose

L’Associé finance et administration apportera un appui au niveau de la direction des opérations dans la finance, la gestion des actifs du bureau et dans l’administration. Il travaillera sous la supervision globale de l’OM et la supervison directe de l’Analyste aux opérations.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour répondre à l’évolution des besoins des entreprises et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Il s’agit d’une reconnaissance de la nature interconnectée des risques et des crises de développement auxquels le monde est confronté et qui nécessitent la constitution d’équipes pluridisciplinaires en vue d’une réponse intégrée et systémique. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler sur des questions, dans des unités, des fonctions, des équipes et des projets au sein d’équipes pluridisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

III. Key Duties and Accountabilities

• Mise en place des stratégies opérationnelles
• Conformité totale de la gestion administrative et de l’inventaire en veillant à ce que la bonne gestion des actifs soit effectuée conformément aux règles, réglementations, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD et que les procédures d’inventaire soient respectées dans toutes les unités du CO.
• Fourniture de contributions à la cartographie des processus administratifs du CO et mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (SOP) internes.
• Soutien à l’administration de la gestion des actifs
• Assistance dans la mise en place des procédures de gestion des actifs au CO.
• Réception, inspection et vérification de tous les équipements, mobiliers et fournitures entrants et planification des livraisons aux utilisateurs.
• Étiquetage de tous les meubles/équipements dès leur réception par le fournisseur. Mettre à jour l’inventaire des biens durables et suivre le mouvement des meubles.
• Saisie dans QUANTUM de toutes les informations nécessaires à la gestion des actifs
• « Capitalisation » des éléments appropriés conformément aux politiques du PNUD régissant les catégories d’actifs, les durées d’utilité estimées et les éléments de coût ; et les profils BSB « CAP » et « NONCAP » pertinents.
• Utilisation du module de gestion QUANTUM, conformément aux profils CAP et NONCAP, pour capitaliser les actifs de gestion dans le bilan du PNUD afin de déclencher l’amortissement ; et au poste « dépenses », conformément aux politiques et procédures du PNUD et aux normes IPSAS.
• Support à la direction sur la cession des actifs physiques. Examen des actifs et recommandation des actifs physiques à éliminer. Préparation de la documentation pour soumission au CAP ; assurer le suivi sur demande et assurer la liaison avec l’unité demandeuse et la maintenance pour l’action d’élimination et la saisie dans Atlas de tous les détails requis pour l’enregistrement des éliminations. . Supervision de l’élimination des articles et de l’exactitude des données d’inventaire.
• Aide à la reconstruction de l’exercice annuel de vérification de l’inventaire physique pour assurer l’exactitude des registres et l’emplacement des biens. Assurez-vous que les gestionnaires approuvent le décompte physique et l’exactitude de la base de données du système d’inventaire.
• Préparation, certification et soumission en temps opportun des rapports d’inventaire
• Identification des problèmes dans le système d’inventaire, saisie et conversion des données saisies dans le système et maintenance du système et actions correctives prises pour assurer la fiabilité des informations extraites du système.
• Appui au contrôle financier
• Assistance dans la préparation du budget de l’unité
• Maintien des registres de contrôle (dashboard) administratif tels que les engagements et les dépenses.
• Examen, vérification et rapprochement des données et de rapports garantissant l’exactitude et la conformité aux règles et réglementations administratives
• Consolidation et préparation d’états de synthèse pour inclusion dans les états financiers.
• Assure la mise en œuvre des stratégies de gestion opérationnelle et financière, adapte les processus et procédures
• Assure l’administration des budgets et le fonctionnement du système optimal de recouvrement des coûts
• Fournit un soutien comptable et administratif à l’unité des finances
• Appui opérationnel et administratif
• Appui l’Analyste aux Opérations et l’OM en assurant la pleine conformité des opérations avec les règles, réglementations, politiques et cadres de contrôle interne (ICF) de l’ONU/PNUD
• Appui l’OM dans l’établissement de la cartographie des processus opérationnels du CO et l’établissement de procédures opérationnelles standard (SOP) internes pour les services de gestion des finances et des actifs
• Fournit une assistance en temps réel en effectuant des tâches administratives liées aux opérations et à son bon fonctionnement
• Appui au partage de connaissances
• Formation du personnel du bureau/projet engagé sur les questions relatives au domaine de travail
• Briefing des membres du personnel sur les questions relatives au domaine de travail
• Contributions solides aux réseaux de connaissances et de bonnes pratiques.

Le titulaire s’acquittera de toute autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.

Supervisory/Managerial Responsibilities: None

V. Requirements

Education

Enseignement secondaire avec certification spécialisée en comptabilité et/ou en finance. Un diplôme universitaire en finance ou en comptabilité est souhaitable. Les comptables partiellement qualifiés d’un institut de comptabilité accrédité au niveau international auront un net avantage.

Comptable pleinement qualifié, diplômé d’un institut de comptabilité accrédité au niveau international ou ayant achevé le programme de formation et de certification en finance du PNUD (FTCP). Aucun test de comptabilité et de finance du PNUD (AFT) n’est requis. –

Les candidats qui n’ont pas de qualifications professionnelles en comptabilité mais qui sont titulaires d’un diplôme avec une spécialisation en comptabilité et/ou en finance doivent suivre le programme de formation et de certification en finance du PNUD (FTCP), s’ils sont recrutés. Toutefois, le test de comptabilité et de finance du PNUD (AFT) n’est pas requis.

Les candidats n’ayant pas de qualifications professionnelles en comptabilité mais possédant une expérience pertinente doivent passer avec succès le test de comptabilité et de finance du PNUD (AFT) avant la présélection, et doivent suivre le programme de formation et de certification en finance du PNUD (FTCP), s’ils sont recrutés.

Experience, Knowledge, And Skills

• Un minimum de 6 ans (avec un diplôme de fin d’études secondaires) ou de 3 ans (avec une licence) d’expérience en finance et en comptabilité à responsabilité progressive au niveau national ou international est exigé
• Avoir au moins 3 ans d’expérience professionnelle antérieure avec soit des Agences du systèmes des Nations Unies, des Organisations Internationales ou les services étatiques est un atout ;
• Une expérience dans la gestion des systèmes de gestion Web et des finances ERP, de préférence PeopleSoft est un atout
• Une expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, Ppt, etc.) est requis
• La connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS est requise.
• La maîtrise du français (orale et écrit) et la connaissance de la langue locale (Haoussa et Zarma) sont requises

Expected Demonstration of Competencies

Core : Full list of UNDP Core Competencies can be found here

Achieve Results

LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline

Think Innovatively

LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements

Learn Continuously

LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback

Adapt with Agility

LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible

Act with Determination LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident

Engage and Partner

LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships

Enable Diversity and Inclusion

LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)

Thematic Area Name Definition

Business Management Customer Satisfaction/Client Management

• Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers’ needs. Provide inputs to the deYelopment of customer serYice strateg.
• Look for ways to add value beyond clients’ immediate requests.
• Ability to anticipate client’s upcoming needs and concerns.

Business Management Project Management

• Ability to plan, organize, prioritize and control resources, procedures and protocols to achieve specific goals

Business Management Results-based Management

• Ability to manage programmes and projects Zith a focus at improved performance and demonstrable result

Business Management Communication

• Ability to communicate in a clear, concise and unambiguous manner both through written and verbal communication; to tailor messages and choose communication methods depending on the audience.
• Ability to manage communications internally and externally, through media, social media and other appropriate

Finance Accounting (General)

• Knowledge of accounting concepts, principles, frameworks, standards, regulations, policies and trends, and ability to apply this to strategic and/or practical situations9

Administration & Operations Assets management

• Knowledge of policy & procedures on PP&E; ability to prepare financial statements on PP&E; maintain 16 UNDP | People for 2030 – Competency Framework – Technical Competencies Asset Management Module in QUANTUM, Asset Dashboard; develop supporting tools for assets certification and further enhancements for AM module; design and run training programs, etc. on assets management and assets recording; run AP-AM interface; perform AP-AM-GL reconciliation; perform analytical review of AM reports and asset information to ensure completeness and accuracy of asset information

VI. Keywords

Self-development, initiative-taking

Acting as a team player and facilitating team work

Facilitating and encouraging open communication in the team, communicating effectively