Associé (e) à la Logistique LESS

Le PAM recherche des candidats intègres et professionnelles partageant nos principes humanitaires.
La sélection du personnel se fait sur une base concurrentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l’équilibre entre les sexes.

Conformément aux politiques en vigueur au sein des Nations Unies, les candidatures féminines sont vivement encouragées

Titre du Poste : Associé (e) à la logistique -Less

Type de Contrat : Fixed Term

Lieu d’affection : Port-au-Prince

Niveau du Poste : G6

Durée : 12 mois

Nombre de position: 1

Unité : Logistique

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A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL:

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est l’agence onusienne en première ligne pour la lutte contre la faim. Depuis sa création en 1963, le personnel du PAM partout dans le monde travaille sans relâche pour éradiquer ce fléau. Chaque année, le PAM nourrit plus de 90 millions de personnes dans plus de 70 pays.

En Haïti, le PAM et ses partenaires fournissent une assistance aux populations les plus vulnérables en vue d’atteindre l’objectif Zéro Faim. Le PAM est notamment impliqué dans la mise en œuvre d’un programme de cantines scolaires, qui constitue le plus grand filet de sécurité alimentaire du pays, ainsi que dans des activités de résilience, protection sociale, nutrition, préparation et réponse aux urgences.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES DU POSTE :

Sous la supervision générale du directeur de pays et sous la supervision directe du/de la chef.fe de la logistique, l’associé.e logistique met en œuvre des procédures et des activités normalisées d’appui logistique et est en charge d’assurer la traçabilité des vivres dans le système LESS, de façon à pouvoir assurer efficacement la fourniture des biens et services, et ce pour toutes les modalités d’exécution.

• Jouer un rôle actif dans la réalisation des opérations et des activités d’appui logistique en respectant les procédures standards et en facilitant, directement ou indirectement, la fourniture de l’assistance alimentaire aux bénéficiaires.
• Traiter les demandes de transfert et de livraisons des denrées et proceéer à la plannification des transports dans LESS.
• Développer des SOP et guides afin d’appuyer les équipes des entrepôts dans leur transaction dans le système LESS.
• S’assurer que les STO – LTI sont remis aux personnes autorisées par les transporteurs et que toutes les transactions soient faites dans les délais impartis dans le système LESS pour éviter tout backlog.
• En cas de délai, analyser le problème avec les équipes et proposer des solutions d’amélioration.
• Assurer l’integrité des informations relatives au transport et l’entreposage, y compris le suivi des produits dans les systemes standards du PAM (LESS, etc.).
• Soutenir les activités de planification et la prise de décision en produisant des rapports réguliers de performance, mais également en participant à l’élaboration de rapports complexes.
• Suivre les opérations logistiques et le transfert des denrées et effectuer toutes les transactions LESS relatives. Effectuer les analyses requises sur l’efficience des operations portuaires et les operations de transport (coût –efficacite).
• Assurer le suivi et l’évaluation de la performance des transactions dans le système LESS.
• Répertorier les demandes techniques et les demandes d’aide, y répondre et/ou formuler des recommandations les concernant, en faisant preuve d’esprit d’initiative et en suivant les procédures standard, afin d’assurer le traitement rapide et précis de toutes les demandes d’information avec un grand souci du service à la clientèle.
• Assurer l’établissement, le suivi et la révision des budgets pour toutes les modalités d’exécution, et veiller au respect des procédures applicables conformément aux normes institutionnelles.
• Superviser les opérations de gestion des stocks pour analyser les tendances et rendre compte de l’état des stocks, de la source au bénéficiaire, notamment en soutenant le projet LESS Last-Mile.
• Gérer la planification des inventaires mensuels et apporter l’appui nécessaire au bon déroulement de ces exercices.
• Effectuer des recherches, collecter des données, mener des analyses, établir des rapports et veiller à l’exactitude des informations dans les systèmes internes, afin de faciliter la prise de décisions en connaissance de cause.
• Participer activement à la réconciliation des systèmes LESS – COMET en travaillant en collaboration
• Superviser le travail du personnel d’appui et donner des conseils et des orientations pratiques, afin de s’assurer que les objectifs individuels et collectifs sont atteints conformément aux normes et délais convenus, et ce pour toutes les modalités d’assistance.
• Exécuter toute autre tâche demandée par les superviseurs.

DELIVERABLES À LA FIN DU CONTRAT

• Collecte des données techniques pertinentes issues de diverses sources et les analyse pour prévoir les besoins opérationnels en envisageant différents cas de figure et faire des propositions à partir de données factuelles
• Rapports de performance réguliers
• Inventaires mensuels exécutés et documentés
• Réconciliation LESS-COMET mensuelle
• Avoir un esprit d’initiative pour faire face aux problèmes inattendus tout en sollicitant les directives et en rapportant au superviseur en cas de besoin

CADRE DE LEADERSHIP DU PAM : NORMES COMMUNES DE COMPORTEMENT

Prêche par l’exemple avec intégrité

Respecte les valeurs, les principes et les normes du PAM Démontre les valeurs, principes et normes du PAM

Valorise la diversité en utilisant un langage respectueux et inclusif

Reste concentré et calme sous pression

Faire preuve d’humilité et de volonté d’apprendre et de partager des connaissances, de rechercher et d’agir en fonction de la rétroaction, et de saisir les occasions de se développer

Générer des résultats et

respecter les engagements

Est responsable de la livraison des résultats

Cherche des conseils et du soutien au besoin

S’adapte facilement au travail d’ajustement au besoin

Est responsable de la livraison des résultats

Favorise l’inclusion et la collaboration

Favorise le travail d’équipe en partageant des idées et en soulevant ouvertement des problèmes

Donne une rétroaction opportune et constructive

aux autres

Écoute attentivement les autres et partage ses points de vue

Applique la pensée stratégique

Adopte la vision du PAM et son impact sur son rôle

Fait preuve de curiosité et met en œuvre de nouvelles façons de faire les choses lorsque cela est pertinent

Recueille des données et partage des connaissances pour éclairer les activités de l’équipe

Pose des questions pour comprendre l’impact des décisions sur leurs objectifs

Établir et maintenir des partenariats durables

Agir professionnellement avec des partenaires externes

Travailler avec des partenaires pour atteindre des objectifs communs

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISE:

Education:

Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré est souhaitable.

Expérience:

• Expérience des systèmes internes utilisés pour assurer le suivi des expéditions en cours, des approvisionnements, des demandes d’indemnisation et des stocks alimentaires.
• Expérience de l’analyse des données (sur les marchandises, les fonds, etc.) et de l’établissement de rapports.
• Expérience de l’évaluation des résultats obtenus par les prestataires de services au regard des indicateurs de performance clés définis.
• Expérience de l’aide à l’établissement des documents contractuels.
• Expérience de la fourniture d’une assistance technique à l’utilisation des systèmes internes.

Compétences

• Être disponibile, dynamique et capable de travailler sous pression
• Être proactif/ve ; Être capable d’identifier et de résoudre les problèmes opérationnels
• Avoir la capacité de communiquer avec clarté et concision les sujets complexes
• Être capable d’effectuer un travail dans le délai prédéfini
• Être capable d’effectuer un grand volume de travail sous des contraintes des temps
• Faire preuve de confidentialité dans le travail
• Pouvoir travailler avec des personnes de différentes et cultures en faisant preuves de patiences et de tact

Langue: • Maîtrise du français ; connaissances de l’anglais et du créole haïtien sont considérés des atouts.

NB: Les coordonnées des personnes / institution citées en référence dans le CV devront contenir une adresse électronique, et numéro de téléphone valide.

Les candidats doivent être de nationalité Haitienne

Date limite de dépôt des candidatures : 19 novembre 2023