Assistant(e) Administratif(ve)

Interpeace - International Peace-building Alliancernational League for Peace and Freedom (HQ)

Contexte
Interpeace est une organisation internationale de consolidation de la paix qui soutient des initiatives de consolidation de la paix men������es localement et dans le monde entier.
Interpeace adapte son approche ������ chaque soci������t������ et veille ������ ce que le travail soit men������ localement.
En collaboration avec des partenaires locaux et des ������quipes locales, Interpeace d������veloppe conjointement des programmes de consolidation de la paix et aide ������ mettre en place des processus de changement qui relient les communaut������s locales, la soci������t������ civile, le gouvernement et la communaut������ internationale.
En tant que partenaire strat������gique des Nations Unies, Interpeace a son si������ge ������ Gen������ve, en Suisse, et poss������de des bureaux dans le monde entier.
Pour plus d’informations sur Interpeace, veuillez visiter www.interpeace.org
Position dans l���������organisation
L���������Assistant(e) Administratif(ve) est membre de l���������unit������ des Operatiaudit interne et les Ressources Humaines. L���������unit������ des Operations Globales est dirig������e par le/la Directeur(rice) de l���������unit������ ������ Gen������ve. Les membres de l���������������quipe sont bas������s dans diff������rents endroits du monde, notamment en Bosnie, en C������te d���������Ivoire, au Guatemala, en Suisse, au Kenya, en Tunisie, au Mali et au Burkina Faso.
Sous la supervision du Responsable de l���������Administration et des Finances pour l���������Afrique de l���������Ouest, l���������Assistante Administrative travaille avec l���������������quipe programme et des op������rations de l���������Afrique de l���������Ouest pour cr������er une administration plus efficace qui r������pond aux besoins de toutes les unit������s au bureau d���������Abidjan. Il/Elle supervise le chauffeur et la technicienne de surface, collabore selon les besoins avec les partenaires locaux d���������Interpeace de la r������gion, et leur ������quipe administrative en particulier.
Objectif et vue d���i activit������s administratives dans le bureau d���������Abidjan. Il s���������agit notamment de g������rer et classer les autorisations de voyages et les r������servations, aider ������ l’examen des demandes de remboursement. Il/elle coordonne la logistique des ������v������nements et/ou des ateliers pour le bureau d���������Abidjan.
L���������Assistant (e) administratif (ve) est responsable de fa������on optimale des op������rations administratives quotidiennes li������es ������ la gestion de l���������information, ������ la logistique et ������ l���������approvisionnement du bureau d���������Abidjan. Le poste assure la liaison avec des fournisseurs et prestataires de services externes.
En collaboration avec l���������������quipe des Op������rations, l���������Assistant(e) Administratif(ve) facilite la capacit������ de l���������������quipe du programme ������ g������rer et ������ organiser le bureau efficacement et professionnellement en s���������assurant que l���������archivage est fait correctement, en le processus d���������approvisionnement pour les services et biens couramment utilis������s par le bureau (par exemple les compagnies a������riennes, les taxis, les fournitures de bureau). Et ������galement en proc������dant au lancement du processus annuel de s������lection des fournisseurs. Il/Elle g������re les activit������s administratives li������s ������ l’int������gration des nouveaux employ������s et lorsque ceux-ci quittent Interpeace, apporte un soutien aux Finances en prenant en charge la gestion du Petty Cash.
Ce poste est un poste local bas������ ������ Abidjan
Responsabilit������s
T������ches sp������cifiques
Gestion du bureau et de l���������information
������ Assurer la liaison avec la gestion du b������timent lou������ et les autres services techniques concern������s (t������l������communications, services ������lectroniques etc..), ce qui implique de s���������assurer que les factures t������l������phoniques et Internet sont ������ jour et initier les paiements.
������ Maintenir un systn li������s ������ l���������administration et aux finances
������ Coordonner les activit������s et les op������rations du bureau afin de garantir l���������efficacit������ et le respect des politiques de l���������organisation
������ Coordonner les questions g������n������rales de r������paration et d���������entretien du bureau (climatisation, s������curit������, g������n������rateur, nettoyage des tapis, peinture etc���������)
������ G������rer le courrier entrant ��������� en tenant compte des questions confidentielles – en le copiant et en le faisant circuler si n������cessaire
������ Coordonner avec la femme de m������nage pour maintenir les espaces du bureau propres et organis������s en permanence
������ Recevoir et filtrer les appels t������l������phoniques entrants
������ Aider ������ mettre ������ jour les informations sur les fournisseurs et les listes de consultants de la C������te d���������Ivoire en coordination avec tous les bureaux et unit������s, en s���������assurant que les processus d������ ers DHL et les autres courriers sortants.
������ Maintenir ������ jour la feuille de pr������sence des employ������es
������ Toutes autres t������ches connexes demand������es par son sup������rieur hi������rarchique li������s au travail administratif
Administration des Ressources humaines
������ Apporter un appui dans l���������organisation administrative des tests de recrutements (t������l������chargement des dossiers de candidature, premier tri, envoi des convocations pour les tests ������crits et entretiens.
������ Soutenir l���������int������gration des nouveaux employ������s en obtenant des cartes de visite et en mettant en am������nageant l���������espace de travail du nouveau membre du personnel
������ Suivi de la pr������paration et archivage des TimeSheets aupr������s du staff
Logistique
������ Maintenir une bonne communication avec l���������������quipe de programme et les parties prenantes concern������es au sein des communaut������s cibl������es par le programme
������ Soutenir l’organisation logien C������te d4ivoire y compris mais sans se limiter seulement qu���������aux r������servations de billets d���������avion, l���������h������bergement, la diffusion des documents de suivi aux participants et la coordination des transferts ������ l’a������roport.
������ Demander ������ l’������quipe des finances le traitement de l’indemnit������ journali������re de subsistance (DSA) et des frais de route pour les participants aux ateliers et les activit������s du projet
������ Aider ������ la pr������paration des contrats de location de voiture pour les activit������s du Programme
������ Communiquer toutes les dispositions logistiques au personnel du bureau d���������Abidjan.
������ Coordonner l���������acquisition des visas et l���������h������bergement, ce qui inclus la r������daction de lettres d���������invitation et la constitution des dossiers pour les consultants, les partenaires et le personnel d���������Abidjan.
������ Superviser les besoins de transport du bureau tout en tenant compte des co������ts,estions administratives et logistique en cas de besoin
������ Faire les photocopies des documents et faire la reliure si n������cessaire.
Approvisionnement et Administration des finances
Assurer l���������approvisionnement en temps utile et de mani������re efficace des biens : aider ������ la pr������paration du processus d���������approvisionnement – coordonner la r������ception, ������valuer les offres ou des propositions de biens, de services ou de travaux Aider ������ tenir ������ jour les informations sur les listes de fournisseurs privil������gi������s en coordination avec l’unit������ de programme en v������rifiant que les processus d’approbation ont ������t������ men������s ������ bien Aider ������ la pr������paration et ������ la gestion des contrats de services et des bons de commande fournisseurs en liaison avec le Charg������ d���������Appui aux Op������rations. Veiller ������ ce que les autorisations n������cessaires soient accord������es conform������ment ������ la politique des achats. Assurer our traitement et paiement. S���������occuper de toute autre t������che pouvant lui ������tre assign������e par le superviseur Assurer la gestion de la petite caisse (Petty Cash) du bureau d���������Abidjan. Pr������parer la r������conciliation du Petty Cash sur une base mensuelle et faire valider par le superviseur
Champ d’application et impact
������ Les responsabilit������s et les objectifs sont assign������s avec une latitude minimale pour la prise de d������cision administrative en utilisant des directives d������finies par le/la sup������rieur(e) hi������rarchique, les politiques et les proc������dures institutionnelles et les directives administratives. Les probl������mes inhabituels sont discut������s avec le/la sup������rieur(e) hi������rarchique pour clarification, conclusion
������ Le travail men������ par l���������Assistant(e) Administratif(ve) a un impact sur tous les employ������s et partenaires en C������te d���������Ivoire
Planification et mise en ������uvre
������ Informer et mettre en ���r inistratifs pour le Bureau Interpeace d���������Abidjan
Qualifications
Education
������ ������tre titulaire moins d���������un Bac + 2/3 dans un domaine relatif aux comp������tences exig������es (Assistanat de Direction, Secr������tariat de direction, Administration, Logistiques, ou tout autre dipl������me ������quivalent.
Comp������tences
������ Solide ma������trise des outils informatiques (programmes MS Office, Word et Excel). La ma������trise de Microsoft Access sera consid������r������e comme un plus
������ Fran������ais courant ; comp������tences en anglais oral et ������crit consid������r������es comme un plus.
������ Aptitude ������ travailler dans un environnement multiculturel avec succ������s et ������ adopter des comportements et des attitudes sensibles au genre et non discriminatoires.
������ Excellente capacit������ ������ interagir avec les gens avec respect et tact
������ Excellente capacit������ ������ traiter des informations confidentielles et / ou des probl������mes en faisant preuve de divail importante sous des contraintes de temps
������ Solides comp������tences organisationnelles et multit������ches
������ D������montrer un engagement envers les valeurs et les principes de travail d’Interpeace ������ la fois au sein de l’������quipe d’Interpeace et ������ l���������ext������rieur
������ Disposer d���������une capacit������ ������ travailler de mani������re autonome et sous pression
������ ������tre ouvert, cr������atif, flexible et orient������ vers la recherche de solutions lorsqu���������un probl������me se pose
������ ������tre de bonne int������grit������ et forte sensibilit������ aux diff������rences de culture, de genre, de religion, de race, de nationalit������ et d���������������ge
Comp������tences d���������Interpeace
o Collaboration & capacit������ ������ tisser des liens
o Communication
o Orientation vers les r������sultats
o Adaptabilit������ et apprentissage continu
o Respect de la diversit������How to apply
Les candidats int������ress������s et qui remplissent les conditions votre candidature soit prise en consid������ration, la ment” Assistante Administrative Abidjan” doit figurer dans l’objet du courriel de candidature et le dossier de candidature devra comprendre obligatoirement :
������ Un curriculum vitae complet
������ Une lettre de motivation
������ Un document retra������ant les r������ponses aux questions suivantes :
I. Avez-vous d������j������ fait l’objet d’une condamnation p������nale ou d’une sanction p������nale ou administrative par une autorit������ comp������tente ? Dans l’affirmative, veuillez pr������ciser :
II. Avez-vous d������j������ ������t������ licenci������ ou s������par������ (par exemple, r������siliation de contrat, licenciement, non-renouvellement) ou soumis ������ une mesure ou une sanction disciplinaire par votre employeur pour fraude, harc������lement moral, harc������lement sexuel, exploitation ou abus sexuel ?
III. Avez-vous d������j������ d������missionn������ alors que vous faisiez l’objet d’une enqu������te ou d’une proc������dure disciplinaire ?
Ce document doit comporter ������ la fin la d������claration d’accord suivante :
Je confirr contr������ler les informations pertinentes. Je comprends que si des informations fausses ou trompeuses sont fournies dans ma candidature, ou si des faits mat������riels sont supprim������s, je ne peux pas ������tre employ������, ou si je suis employ������, je peux ������tre licenci������.
Interpeace valorise la diversit������ au sein de son personnel et vise ������ atteindre l���������������galit������ des sexes ������ la fois par la parit������ ������ tous les niveaux de l���������organisation et par la promotion de la dimension de genre dans tous ses travaux. Les candidatures f������minines, masculines ainsi que celles des personnes handicap������es sont fortement encourag������es.**
Veuillez noter qu’en raison du nombre ������lev������ de candida

To apply for this job please visit www.developmentaid.org.


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