Assistant(e) Administratif(ve) et Finance

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

Contexte strucurel:

Le titulaire du poste est censé assumer la responsabilité de la réalisation d’un ensemble de processus et d’activités liées à l’Administration et aux finances nécessitant une interprétation des directives et pratiques standard. Le titulaire doit être en mesure d’agir,d’effectuer, de recommander et d’attribuer des tâches à d’autres membres du personnel d’appui suivant le plan d’action etabli.

Rôle et Responsabilités:

Sous la supervision directe du chef de sous bureau, avec la supervision technique de l’unité des Finances et de l’Administration du PAM, l’Assistante Administrative et Finance effectuera, entre autres, les tâches suivantes: (à savoir que ces taches ne sont que génériques et ne seront pas exhaustives) :

• Maintenir et de veuiller à ce que les biens alloués au sous bureau sont bien gerés et de garder un d’inventaire ;
• Veuiller à l’application du système de la digitalisation des demandes services (Requête de vehicule en ligne, WeTravel et d’autre fonctionnalité dans le booking Hub) ;
• Assurer l’approvisionnement/reportage de la disponibilité et de l’utilisation du carburant, des fournitures et d’autres consommables du sous bureau;
• Aider à la préparation des rapports administratifs, selon son niveau, prendre note au cours des réunions, si le cas, et faire les corrections des textes ou des données enregistrées, quand demandé;
• Assurer le classement et l’archivage des documents ou dossiers traités et clôturés au niveau de l’administration et finances du sous bureau ;
• Assurer la supervision de la flotte des véhicules légers et leur bon fonctionement sur la base des directives et normes du PAM ;
• Superviser le personnel de soutien et de veuiller à la propreté de l’espace du sous bureau ;
• Accueilir et orienter les visiteurs au sous bureau;
• Enregistrer les documents et correspondance au sous bureau et les acheminer aux unités concernées dans le delai ; et mettre en place un systeme de classement et d’archivage des dossiers;
• Assister toutes les autres unités du sous bureau dans leurs demandes administraitives auprès l’Administration;
• Quand demandé, veuiller et assister à lapréparation des documents de voyage et ce en conformité aux règles et procédures du PAM;
• Maintenir la liasion avec les responsables logistiques à Port-au-Prince pour faire le suivi de l’entretien regulier des véhicules, du maintien de la documentation légale à jour (assurance et carte d’enregistrement), du suivi des réparations à Port-au-Prince.
• S’assurer que les chauffeurs verifient régulièrement les véhicules, les maintiennent propres et signalent toute anomalie constatée ;
• Participer activement à la réalisation de l’inventaire physique annuel des biens au sous bureau et à la préparatipon aux urgences ;
• Préparer le rapport mensuel requis par la Section des Finances y compris la réconciliation et le renflouement de la petite caisse, auprès son utilisation correcte;
• Participer à la compilation d’informations provenant de diverses sources afin de que le responsable peut préparer des rapports sur les budgets, la comptabilité, les finances et les statistiques ;
• S’acquitter de toute autre tâche relative au poste, si nécessaire.

Qualifications Requises :

Education

• Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré est souhaitable.

Expérience :

• .Deux ans d’experiences professionnelle

Langue :

• Maîtrise parfaite du français, connaissance de l’anglais un atout.

NB:Les coordonnées des personnes / institution citées en référence dans le CV devront contenir une adresse électronique, et numéro de téléphone valide.

Les candidats doivent etre de Nationalité Haitienne

Les candidatures féminines sont vivement encouragées!

Date limite de soumission de candidature : 17 juin 2022