Assistant-e polyvalent-e des Services Généraux

Contexte

Médecins Sans frontières Suisse vient d’investir un tout nouveau siège situé à Geneve. Dans le cadre de la mise en place de son exploitation et son fonctionnement, les Services Généraux ont besoin de recruter du personnel assistant les services généraux.

Mission

Service de restauration (des demandes internes), affranchissement et service postal, entretien, gestion de stock, petite manutention, service technique simple, agent de réception (accueil – remplacement).

Description des responsabilités et des principales activités

Seul-e (ou en équipe), suivant les directives d’un responsable, l’assistant-e prend en charge les tâches suivantes :

• Organise/gère les demandes évènementielles internes de restauration.
• Optimise le fonctionnement des coins café. S’assure du bon fonctionnement, de l’entretien et la propreté des coins café à chaque étage du batiment.
• Agence , organise et entretient les espaces communs : salles de conférences, les salles de repos, etc…
• Répond aux demandes des collaborateurs
• Tient à jour le système de « tickets » sur Elixir (plateforme/ application informatique de gestion des demandes internes) et exécute les tâches requises
• Service postal : affranchissement et depot à la poste du courrier au départ
• Courrier reçu : dispatche, distribue et s’assure du suivi dans les différents services en interne.
• Effectue des courses en ville : petits achats ou pour prestations administratives auprès notaire/ avocat / ambassade etc…
• Assure la gestion (suivi) des stocks des consomables (papiers et cartouches pour imprimantes, enveloppes , papeterie, produits entretien, catering, etc..)
• Usage de la buanderie : Suivis de l’entretiens technique la machine, encadrer l’utilisation de la machine, utilisation regulière de la machine.
• Participe au processus du contrôle qualité
• Tient sa propre caisse : avances et factures, établit les bons formulaires, présente les factures au service comptable.
• Peut être amené-e à assurer certaines permanence à la réception (remplacement) : accueille les collaborateurs, répond au telephone, transfère les appels, vérifie l’accès aux bâtiments, etc.
• A un rôle actif dans le tri sélectif et participe à l’évacuation des déchets : signale et corrige les erreurs de recyclage des collaborateurs, évacue une partie des déchets (non pris en charge par l’entreprise de nettoyage)
• S’implique et promeut une demarche éco-responsable au sein de l’organisation (avec les collaborateurs, et les différents départements)
• S’implique et promeut une démarche visant à limiter le gaspillage (avec les collaborateurs, et les différents départements)
• Assiste le Responsable des Services Généraux dans la gestion des bâtiments
• Effectue de petites réparations ou aménagement facile en menuiserie, sanitaire, nettoyage des corridors, escaliers, etc.
• Aide les interventions sur site (travaux, réaménagement, etc.) et guide les artisans
• Déplace du mobilier et du matériel (Charge, déplace, décharge) à la main ou à l’aide de machines spécialisées (diables, chariots, etc.).
• Monte/démonte du mobilier
• Participe aux opérations de tri des bureaux et des stocks. Signale le matériel défectueux ou manquant.
• Effectue et/ou participe à la création des inventaires (recensement des produits)
• Nettoie des zones de stockage et de travail.
• Effectue des petites tâches de réparation qui nécessite le maniement d’outils tels que pinces, visseuses, perceuses, scie circulaire.
• Divers services/travaux à accomplir relevant du Facilities management

Profil recherché

Education

• CFC d’employé/e de bureau, en hôtellerie ou métiers du bâtiment, un atout.

Expérience

• Expérience dans un environnement international en Suisse, associatif ou multicuturel, un atout.
• Expérience dans la gestion d’un bâtiment, un atout

Langues

• Bonne maîtrise du français (langue maternelle un atout)
• Anglais de niveau B1-B2, un atout

Compétences Techniques

• Bonne maîtrise de MS Office (Word, Excel et Powerpoint)
• Connaissance des règles et consignes de sécurité sanitaire/alimentaire et dans le domaine de la manutention.
• Technique d’inventaire, gestion de stock et tenus des tableau de suivis.
• Bon niveau rédactionnel pour la correspondance commerciale
• Maniement des machines-outils légers tels que pinces, visseuses, perceuses, scie circulaire, etc.

Qualités personnelles

• Tact et souplesse : pour concilier besoins et contraintes
• Aisance relationnelle, diplomatie
• Bonne présentation
• Bonne condition physique
• Etre capable de trouver des solutions avec pragmatisme
• Sens du service à la clientèle
• Flexible
• Rigueur administrative et dans l’exécution des tâches quotidiennes.
• Avoir un bon sens de l’organisation
• Habileté et suivi des procédures.
• Autonomie
• Permis de conduire (voiture) valable en Suisse, un atout fortement apprécié
• Excellente capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à démontrer son engagement et son soutien en faveur de la diversité, des comportements et des attitudes inclusifs et non discriminatoires.

Conditions de travail

• Contrat à durée indéterminée, 60%
• Basé à Genève
• Date de début idéale : dès que possible
• Salaire mensuel brut : de CHF 3’236.- à CHF 4’086.- (Salaire déterminé en fonction de l’expérience reconnue et de la grille interne des salaires)