ASSISTANT.E FORMATION H/F

ESCALE, association membre du GROUPE SOS est un organisme de formation, qui porte les activités du CFA GROUPE SOS et d’ARABESQUE. La structure a pour ambition de porter des projets formations innovants et ambitieux pour accompagner le développement de compétences des professionnels et futur professionnels des secteurs de l’action sociale, du sanitaire et du médicosocial et plus généralement des métiers d’avenir. Escale est membre du GROUPE SOS. Le Groupe SOS est un groupe associatif, leader de l’entrepreneuriat social en Europe.Il regroupe 650 associations, entreprises sociales et établissements, qui combattent, agissent et innovent au profit des personnes en situation de vulnérabilité, des générations futures et des territoires. Depuis sa création en 1984, lors des années sida, le Groupe SOS : combat toutes les exclusions ; agit pour l’accès de toutes et tous à l’essentiel ; et innove face aux enjeux sociaux, sociétaux et environnementaux. Non-lucratif, sans actionnaire, le Groupe SOS et ses 22.000 personnes employées agissent en France et dans plus de 40 pays, auprès de 2 millions de bénéficiaires.

ESCALE est une organisation multimarque, investie dans l’accompagnement des compétences et le sens au travail. Organisme de formation et prestataire de services spécialisés, ESCALE cherche son/sa assistant(e) de gestion formation pour compléter son équipe CFA.

Rôle et Responsabilités

L’Assistant de Gestion Formation intervient, au sein de l’équipe du pôle gestion CFA d’ESCALE et sous la supervision de sa Responsable, dans la mise en œuvre des actions de formations en apprentissage du CFA.

L’assistant de Gestion Formation est le garant de la bonne mise en œuvre des actions, de la signature du contrat jusqu’à la clôture des dossiers administratifs et de financement. Il/elle est le garant de la bonne mise en œuvre de l’action, dans le respect des critères qualités de l’organisation et avec un sens aigu de la relation client pour assurer une expérience apprenante réussie. Il/elle est l’interlocuteur privilégié du client, du/de la formateur-trice et des apprenants une fois l’action contractualisée et jusqu’à sa complétion.

DESCRIPTIF DU POSTE

CFA

– Assurer la qualité de la saisie des données dans notre logiciel de gestion de la formation (YPAREO) : création des promotions, des dossiers apprenti.e.s, suivi des absences, etc.

– Facturer les promotions du CFA en cours auprès des OPCO et des employeurs.

– Etablir les certificats de réalisation des apprentis en fin de formation en fonction des heures de présence.

– Préparation des contrats d’apprentissage et des conventions de formation et à leur archivage

– Respecter les procédures en vigueur (gestion des session, classement, archivage, etc.)

– Assurer l’accueil téléphonique du public (apprenti.e.s et partenaires), l’orientation et la présentation de l’ensemble des formations et des services

– Relation avec les écoles partenaires : suivi des formations en cours avec les écoles partenaires dans une démarche d’amélioration continue (participation aux réunions, suivi des formations en cours et des apprenants, anticipation des ouvertures d’alternance et recueille des candidatures d’apprentis en recherche d’alternance, gestion des abandons)

Formation Bac à Bac + 2

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel et PowerPoint) indispensable pour la prise de fonction

Maitrise de la messagerie Outlook

Bonne élocution et maitrise de l’orthographe

Rigueur & Organisation

Gestion des priorités et des urgences

Autonomie

Excellent Relationnel et souci du client

Réactivité

Esprit d’équipe

La connaissance du logiciel YPAREO et d’Office 365 serait un sérieux atout