Assistant Comptable et Administration

Description Générale:

Sous la supervision du /de la Coordinateur/Coordinatrice Finance et Ressources Humaines, l’Assistant des finances et de l’administration a comme tache générale l’assistance à l’ensemble des tâches financières, administratives et comptables de l’unité DKH.

Descriptions Spécifiques

Gestion comptable et budgétaire

• Maintenir la transparence du système comptable;
• Enregistrer toutes les transactions dans le logiciel de comptabilité et maintenir les registres comptables pour toutes les activités financières de DKH;
• S’assurer que les écritures de journal et les dépenses sont adéquatement supportées;
• Assister dans l’exécution des paiements des taxes selon les prérequis de la loi haïtienne;
• Maintenir régulièrement les informations comptables sur les recettes et dépenses, fournir des données fiables au /à la Coordinateur/Coordonnatrice Finance et Ressources Humaines de DKH.
• Préparer les rapports mensuels, trimestriels et pour la clôture annuelle qui fournissent les informations sur la gestion comptable telles que : les balances par Projet, Auxiliaires par centres de Coûts, auxiliaires comptables et autres exigences des auditeurs ;
• Préparer toute la documentation nécessaire pour la réalisation des audits des projets exécutés par DKH Haiti;
• Être responsable du suivi des avances opérationnelles et de voyage, et de leur régularisation conformément aux procédures;
• Veiller à la bonne codification et au bon enregistrement des opérations comptables effectuées sur les différents budgets de DKH;
• En cas de besoin, assister dans la vérification des documents financiers de projets exécutés par les partenaires locaux;
• Contrôler les crédits/débits entre projets.
• Organiser le classement (physique et électronique) chronologique, consécutif et par projet des réquisitions de paiement, factures et autres documents comptable pour chaque projet ou sources de financement ;

Trésorerie et relation avec les banques

• Préparer les chèques pour chaque budget après révision des documents de support et approbation des gestionnaires;
• Maintenir les carnets de chèques et les livres comptables avec les soldes réels à jour;
• Être responsable de la sécurisation des factures pour paiement;
• Être responsable de la sécurisation des chèques vierges;
• Effectuer les dépôts sur les comptes de banque et les enregistrer;
• Réaliser les conciliations bancaires sur une base mensuelle;
• Soumettre mensuellement les rapports financiers sur l’évolution des dépenses à son superviseur
• Assister dans la préparation des demandes de fonds, en assurant que tous les documents nécessaires soient annexés ;
• Faire le suivi avec la banque pour les Avis de fonds reçus du siège
• Gérer la petite caisse et tenir à jour le bilan de Cash & Bank immédiatement après les décaissements. Remplir à chaque fois le formulaire de dénomination qui doit être vérifié par le/la coordinateur/coordinatrice de Finance et ressources humaines pour le renflouement de la petite caisse
• Prévoir les besoins quotidiens de trésorerie et traiter les retraits d’espèces de la banque;
• Préparer le rapport de renflouement de la petite caisse;
• Effectuer un comptage quotidien des liquidités et faire la réconciliation dans le livre de caisse;
• Faire la demande de renflouement de la petite caisse. Echanger les monnaies USD en monnaie locale en maintenant le solde minimum, pour les banques au cours de la fin du mois en consultation avec coordinateur/coordinatrice de Finance.
• Préparer et soumettre des prévisions réalistes et opportunes du flux de trésorerie au comptable du sous-programme en consultation avec les gestionnaires de projet, le gestionnaire de sous-programme, les chefs de section, les chargés de projets et aviser le gestionnaire de projet et le comptable du sous-programme des pénuries de liquidités imminentes;

Suivi de la paye et des obligations fiscales

• Assister dans la préparation du paiement des salaires mensuels
• Préparer et assurer le suivi des paiements vis-à-vis des administrations fiscales et sociales dans le pays (DGI, ONA, OFATMA).

Administration et logistiques

• Participer à la mise à jour de l’inventaire du bureau conjoint
• Maintenir le suivi des matériels de bureau en Excel;
• Assurer que les biens et actifs de DKH soient codés et reflétés convenablement dans l’inventaire conjoint;
• Organiser et faire le suivi du système d’archivage et gestion des dossiers financiers, RH, comptables, administratifs et logistiques;
• Fournir un support administratif pendant la préparation des budgets;
• Effectuer l’affranchissement et le service de messagerie;
• Appuyer dans le domaine des achats à petite échelle;
• Appuyer dans la préparation de voyages nationaux et internationaux.

Fonctions complémentaires

• Collecter et présenter les différents documents et rapports aux instances étatique concernés (MPCE / DGI, Etc)
• Assister dans la formation de nouveaux personnels financiers,
• Participer à l’évolution des procédures administratives et financières de l’organisation ;
• Assister dans la révision des rapports des partenaires et le suivi de leurs audits
• Effectuer des visites sur le terrain au moins une fois par an;
• S’acquitter de toutes autres tâches exigées par le/la Coordinateur/Coordinatrice Finance et Ressources Humaines.

Font également partie intégrante des responsabilités, toutes autres tâches qui lui seront assignées dans l’exercice de ses fonctions pour l’atteinte des objectifs institutionnels. Tout cela en accord avec les procédures internes de l’organisation ou de ses partenaires, et dans le respect de la législation comptable, sociale et fiscale en vigueur dans le pays.

Profil /Compétences requises

• Détenteur d’une licence en finance ou Comptabilité
• Maitrise des outils bureautique (Ms Excel, Ms Word, Outlook, Ect)
• Maitrise du logiciel comptable Sage 300
• Bonne connaissance du contexte haïtien et du travail des ONG
• Capacité à bien communiquer en créole haïtien et en français, l’anglais est un atout
• Avoir au moins 3 ans d’expérience dans un poste similaire
• Être disposé à se rendre sur le terrain au besoin

Aptitudes / Qualités personnelles recherchées

• Haut niveau d’intégrité personnelle
• Engagement envers les principes humanitaires fondamentaux
• Sens élevé de rigueur, de responsabilité, de confidentialité, de l’initiative et du détail
• Grande capacité relationnelle, d’organisation, d’adaptation
• Être proactif, réactif et flexible
• Bonne capacité à travailler en équipe et sous pression
• Être multitâche
• Capacité démontrée à travailler efficacement dans des situations stressantes