Assistant au Projet

  • Contractor
  • Cotonou, Littoral, Benin
  • TBD
  • UNDP Careers profile




  • Job applications may no longer be accepted for this opportunity.


UNDP Careers

Job Description

Background

Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

I. Contexte Organisationnel

Le Gouvernement du Bénin et le PNUD font du développement durable et croissance inclusive un axe de croissance économique inclusive et la promotion du secteur privé, des organisations professionnelles en milieu rural et en développement des chaînes de valeur à forte valeur ajoutée dans un contexte d’adaptation aux changements climatiques.

Ils entendent ainsi mettre en œuvre à travers le projet Promotion du sel local Xwladjè, tout le mécanisme potentiellement prioritaire de soutien au développement de la filière Sel local, à la création au maintien des microentreprises, coopératives, emplois ruraux à la création d’emplois verts, de nouveaux métiers ruraux, à l’accès au marché, à la génération et croissance durable des revenus dans les zones d’intervention du projet. Par ailleurs, le principe de l’inclusivité qui soutient le projet est à la fois thématique et humain.

Le ProSel a pour but de renforcer la résilience des communautés salicultrices face à l’accès à des sources d’énergie durables et la création de micro, petites et moyennes entreprises de production et de commercialisation de sel local iodé Xwlajè. Il sera exécuté au niveau national par la Direction de la Planification, de l’Administration et des finances (DPAF) du Ministère des Petites et Moyennes Entreprise et de la Promotion de l’Emploi (MPMEPE),

Dans ce cadre, il est prévu le recrutement d’un Assistant au Projet.

II. Principales fonctions

  • Assurer le soutien à la gestion des activités de projet en cours, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
  • Fournir des contributions à l’élaboration du plan de travail ;
  • Contribuer à l’organisation de la logistique, à la préparation de l’ordre du jour et à la coordination avec les parties prenantes concernées pour l’organisation d’ateliers et de réunions, selon les besoins ;
  • Aider à rédiger les procès-verbaux des réunions du projet et à rédiger les rapports de recherche, le cas échéant ;
  • Aider à la coordination des événements prévus dans le cadre du projet ;
  • Aider à la rédaction de contributions pour les rapports du projet.
  • Assurer des services administratifs et logistiques efficaces, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
  • Maintenir les contacts avec les visiteurs et le personnel du projet, organisation de rendez-vous et de réunions, rôle d’interprète si nécessaire et/ou rédaction de procès-verbaux ;
  • Compiler et préparer les documents d’information et de présentation, de discours, d’informations générales et de documentation pour les réunions et les missions ;
  • Traduire les correspondances simples du français à l’anglais et vice versa, si nécessaire ;
  • Tenir à jour des registres/documents/fichiers relatifs au projet d’une manière conviviale ;
  • Être responsable de la correspondance attribuée et d’autres tâches administratives, y compris la création de demandes en ligne ;
  • Organiser les voyages et les réservations d’hôtel, préparer les autorisations de voyage, traiter les demandes de visas, de cartes d’identité et d’autres documents ;
  • Apporter un soutien administratif aux conférences, ateliers et retraites ;
  • Organiser le transport des véhicules, entretien régulier des véhicules et assurance ;
  • Aider au contrôle adéquat des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers ;
  • Vérifier que les formulaires connexes fournis par les partenaires de mise en œuvre sont bien remplis avant de les soumettre à l’assistant financier pour vérification ;
  • Recevoir correctement les biens et les services ;
  • Préparer la correspondance de routine, des télécopies, des mémorandums et des rapports destinés aux partenaires ;
  • Extraire, saisir, copier et classer des données provenant de diverses sources, selon les besoins ;
  • Maintenir un système de classement approprié pour les dossiers financiers, en veillant à la sécurité des documents confidentiels ;
  • Aider à l’organisation, à l’exécution et à la coordination des exigences logistiques en établissant un calendrier des événements, un programme et une liste de contrôle pour le bon déroulement des événements ;
  • Gérer les fournitures de bureau, y compris la tenue d’une liste des stocks de papeterie, la distribution de papeterie selon les besoins du personnel et la tenue d’un registre de distribution ;
  • Extraire les données à partir de diverses sources ;
  • Suivre les échéances, des engagements pris, des actions entreprises et coordination de la collecte et de la présentation des rapports au Coordonnateur de projet ;
  • Assister la préparation du budget et fournir des informations pour l’audit.
  • Fournir un soutien à l’entretien des bureaux et à la gestion des actifs, en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :
  • Agir comme un soutien au point focal des actifs dans la tenue des dossiers sur la gestion des actifs ;
  • Tenir les dossiers et des registres relatifs à l’entretien des bureaux ;
  • Fournir un soutien à l’entretien des locaux et des services communs.
  • Soutenir le développement et le partage des connaissances au sein de l’équipe de projet, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
  • Participer à la formation du personnel du projet ;
  • Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
  • Exécuter toutes autres tâches

LAssistant (e) au Projet, en sus des fonctions ci-dessus énumérées, pourra effectuer toute autre tâche à lui/elle assigné(e) par son superviseur.

III. Compétences

Core

Achieve Results: LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline

Think Innovatively: LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements

Learn Continuously: LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback

Adapt with Agility: LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible

Act with Determination: LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident

Engage and Partner: LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships

Enable Diversity And Inclusion

LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)

Domaine thématique Nom

Définition

Finance Efficience de la gestion financière Expertise en matière d’ingénierie financière et de processus opérationnels nécessaires pour concevoir, mettre en œuvre et innover en matière d’instruments standard de capitalisation des fonds et de processus standards liés à la réception et au dépôt des contributions financières des donateurs, à la gestion de la trésorerie et des investissements, au décaissement des fonds, à la production de rapports annuels du Fonds et de rapports financiers certifiés et à la clôture en temps voulu des projets et des fonds.

Finance Comptabilité générale

Connaissance des concepts, principes, règlements et politiques comptables et aptitude à s’appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.

Administration et Operation Efficacité opérationnelle

Capacité d’identifier et d’exécuter des opportunités d’amélioration de l’efficacité opérationnelle.

Event Management Organisation d’événements, de réunions et d’ateliers Animation d’événements, de réunions et d’ateliers

Business Management

Gestion de la clientèle

Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions opportuns et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients.

Satisfaction de la clientèle

Fournir des contributions à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle. Cherchez des moyens de satisfaire les demandes immédiates des clients. Habiliter pour anticiper les besoins et préoccupations à venir du client.

Administration et Operation Gestion des documents et des enregistrements Gestion globale des documents (matériels ou électroniques); Politique de registre et de rétention, y compris le stockage et l’archivage.

Finance

Efficience financière

Capacité d’évaluer les données financières, d’en tirer des conclusions pertinentes et de les présenter de manière significative.

Education

Required Skills and Experience

  • Etre de nationalité béninoise ;
  • Diplôme secondaire (BAC) ou
  • Diplôme Universitaire BAC +3 en comptabilité et gestion administrative et des finances, ou en sciences économiques option gestion, ou équivalent.

Experience

  • Justifier d’au moins 4 ans (pour le BAC) ou 1 an (pour la licence) d’expériences professionnelles prouvées dans la gestion administrative et financière des programmes et projets de développement ;
  • Posséder une forte expérience à tous les niveaux de la conception, de l’exécution, de l’analyse, de la gestion et de la dissémination pratique de la gestion administrative et des finances (chaîne de budgétisation axée sur les résultats de développement) ;
  • Posséder une expérience dans l’utilisation des méthodes rapides et participatives, de la conception des budgets et des plans de travail ;
  • Être familier avec les procédures du Gouvernement et du PNUD en matière de gestion de programmes/projets serait un atout ;
  • Avoir une parfaite maîtrise de la langue française (surtout sur le plan rédactionnel);
  • Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique notamment les logiciels de traitement de données ;
  • La connaissance d’un logiciel de gestion des projets (MIS ou autre) serait un avantage ;
  • Avoir une bonne connaissance de la situation des inégalités entre les sexes dans les domaines prioritaires du projet ;
  • Être capable de travailler en équipe.

Language Requirements

  • Avoir une parfaite maîtrise du Français (écrit et oral)

les Candidatures féminines sont fortement encouragées

Disclaimer

Applicant Information About UNDP Rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Non-discrimination

UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.

UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

To apply for this job please visit estm.fa.em2.oraclecloud.com.


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