Asistente y Oficial de Gestión de la Información

Objetivo

La Asistente & Oficial de Gestión de la Información mantiene un amplio panorama de cuestiones confidenciales y prioritarias dentro de la Misión, facilita el trabajo de la jefatura, garantiza el buen funcionamiento en su área de especialización (Gestión de la información), actuando como la persona de referencia (protocolo, correspondencia, seguridad de documentación, archivo, tecnología básica, la identidad visual y usuario de apoyo para el manejo de programas de la organización).

Responsabilidades

• Es responsable de la gestión de la información en la Misión de Guatemala y es el punto focal para la gestión de la información en coordinación con el Asistente Ejecutivo & Encargado de Gestión de la Información de la Delegación Regional de México.
• Actúa como la persona de referencia para el protocolo, las reglas de correspondencia, de la seguridad de los documentos, y del uso de las herramientas informáticas estándar.
• Recibe, distribuye y envía toda la correspondencia incluyendo la preparación y recepción de la correspondencia (Pouch) diplomática (Guatemala-México / México-Guatemala).
• Asegura que todos los mensajes electrónicos enviados al buzón (Teambox) de la Misión son compartidos con los empleados/as a los que le concierte el asunto.
• Se asegura de que todos los colaboradores entiendan los desafíos y apliquen las políticas y procedimientos institucionales en la materia.
• Proporciona capacitación y apoyo a los colegas sobre las herramientas informáticas y soporte técnico.
• Apoya a la jefatura en todas las cuestiones de gestión de la información y traducciones español/ingles.
• Punto focal para las gestiones tecnológicas junto al Coordinador Regional de Informática de la Delegación Regional de México.

Perfil del Puesto

• Título superior universitario en carreras afines (Administración, Relaciones Internacionales).
• Nivel de inglés intermedio / avanzado (mínimo B2) con capacidad de redacción e interlocución fluida.
• Traducción jurada (deseable).
• Manejo de programas informáticos, Microsoft Office, Share Point.

Experiencia laboral

• Cuatro años de experiencia en puestos similares.

Habilidades y competencias requeridas para el puesto

• Autonomía y creatividad.
• Vocación de servicio.
• Destreza para resolución de problemas.
• Confidencialidad.
• Capacidad para establecer, desarrollar y mantener relaciones con destreza.
• Capaz de escuchar a los demás y demostrar empatía.
• Excelente habilidad de comunicación (diplomacia, eficacia, etc.) a nivel interno y externo.
• Excelente capacidad de redacción.
• Domino de las herramientas ofimáticas.

**Ofrecemos:**Salario competitivo de acuerdo con capacidades profesionales, prestaciones superiores a la ley y oportunidad de contribuir a una organización internacional humanitaria.

Lugar de trabajo: Guatemala con disponibilidad de viajar dentro y fuera del país.

Pueden aplicar guatemaltecos o extranjeros con permiso de trabajo vigente.