ACTED
OBJETIVO DEL TRABAJO:
El asistente logístico está a cargo de la gestión logística de ACTED a nivel nacional, asume los roles y funciones actuando dentro de los límites de
la autoridad delegada y de conformidad con los procedimientos y directrices del departamento de logística, bajo la supervisión de los oficiales,
gerente, coordinador de área, dirección y/o apoderado.
OBJETIVOS
• El asistente de Logística asiste al departamento de Logística del país en la gestión de la cadena de adquisiciones para la ejecución de las
actividades del programa en el país.
• Mantener al tanto de manera permanente al director regional, apoderado, gerente de finanzas de todas las solicitudes, adquisiciones, procesos
logísticos y/o cualquier otra eventualidad que se pueda presentar en la logística.
• El asistente de logística estará articulando las actividades del departamento de logística manteniéndose comunicados y sincronizados de
manera permanente en todas las actividades y procedimientos logísticos.
• Garantizará la gestión de la flota, el combustible, los locales, las compras de bienes y servicios, la gestión de las comunicaciones, la gestión
del stock y de los Assets y todos otros los aspectos relacionados con el Plan de Adquisiciones
• Garantizará el cumplimiento de los procedimientos logísticos de ACTED y de los donantes en todas las operaciones logísticas.
• Cumplir con los aspectos relacionados con los informes mensuales de Logística.
• Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato relacionada con el departamento logístico, administrativo y de gestión
documental, así como todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas.
DEBERES Y RESPONSABILIDADES
Área de logística:
✓ Compras
– Realizar y controlar todos los procesos de compras: Order form Cotizaciones, PM, PO, Memos,contratos
– Cumplimiento de los procedimientos de contratación con terceros.
– Punto focal con proveedores;
– Elaboración y seguimiento de procedimiento (PRO 03 Supplier Database);
– Elaboración y seguimiento de procedimiento (PRO 10 OFFU);
– Garantizar que la documentación sobre adquisiciones se realice y se archiva de acuerdo con losprocedimientos de
ACTED.
– Asegurarse de que las compras y registros pasan entre Logística, Finanzas y Coordinación.
– Asegurar las compras por CORO, cuando Of están transmitidos desde el terreno desde otras bases
Gestión recepción/expedición y Gestión del Stock
– Gestión y mantenimiento de los stocks;
– Gestión de los procesos de IN & OUT en los recursos de almacenamiento (STO-05, STO-01, STO03);
– Controlar los procedimientos de recepción y envío de bienes (DEL-01, DEL-02);
– Usar y mantener el formato inventario (STO-02) y realizar un inventario físico mensual.
– Asegurar la expedición por el terreno.
Gestión de los Assets
– Elaboración y control de la lista de activos (AST-05);
– Elaboración y seguimiento de las comunicaciones (COM-02);
– Compruebe que cada uno de los activos está etiquetado y registrado en la AST-05;
– Compruebe si la documentación de los activos se encuentra en las carpetas correspondientes y deacuerdo con los
procedimientos de ACTED;
– Realizar y controlar los procedimientos de ACTED en el tema de ASSETS;
– Gestión de los procesos de IN & OUT (STO-03 + AST 04).
– Asegurarse de tener equipamiento disponible y en buen estado a cada nueva llegada y asegurar la entrega de ellos.
Reporting
– Mantener un buen flujo de comunicación entre la capital y la base;
– Enviar los informes mensuales y semanales;
– OFFU: cada viernes (logística y Finanzas se juntan para repasar cada estado de las compras encurso)
– TITANICS: 05 de cada mes (AST 05, AST 06, STO 02, IT 06, IT 07, ACTED
– GHG_AssessmentTool, PRO-03 BASE DE DATOS DE PROVEEDORES, COM-02 MONTHLYCOMMUNICATION
REPORT).
Transportes
– Apoyar el gerente de logística en el seguimiento y la gestión de los vehículos
Enlace entre el programa y la logística:
– Garantizar una dinámica común entre los departamentos de apoyo y del programa para lograr la mejorejecución posible de
las actividades
– Sensibilizar y recordar periódicamente los procedimientos
– sensibilizar sobre la planificación y la anticipación de las solicitudes
– sensibilizar sobre la importancia de expresar la necesidad (especificaciones técnicas)
– Garantizar una función de control sobre ejecución de actividades: elección de un emplazamiento parauna distribución, un edificio para una actividad de sensibilización, etc
Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato, así como todas aquellas demás funciones que por las características
inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas.
Cualidades humanas
• Amabilidad, aceptación y solidaridad • Empatía • Respeto
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Competencias:
• Dinamismo • Trabajo en equipo • Responsabilidad • Compromiso
• Comunicación • Orientación a los resultados • Gestión de conocimientos
• Transparencia.
COMPROMISO:
– Atender los procedimientos de ACTED, incluidos sus manuales, políticas, reglamento interno, código de conduta.
CUALIFICACIONES, CUALIDADES HUMANAS, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES TÉCNICAS REQUERIDAS.
• Técnico, tecnólogo como administrador logístico, administrador de empresas, asistentes.
• Experiencia en procesos logísticos, administrativos, financieros, etc. preferiblemente en organizaciones de cooperación internacional.
• Dominio de Excel, Word y Outlook y plataformas informáticas.
• Deseable Conocimiento básico en ingles
PERFIL PROFESIONAL/REQUISITOS
• Educación técnica, tecnológica, recién egresado en administración logística, administración de empresas, o carreras afines.
• Mínimo un (1) año de experiencia en procesos logísticos, cotizaciones, compras, contratación de proveedores de bienes y servicios, y
manejo de inventarios;
• Experiencia en gestión logística con organizaciones del sector social y humanitario será vista favorablemente;
• Deseable conocimiento de proveedores logísticos, de transporte y hospedaje en diversas regiones del país.
CONDICIONES CONTRACTUALES:
– Contrato por prestación de servicios por tres meses con posibilidad de renovación.
– Afiliaciones a seguridad social como cotizante independiente al régimen contributivo.
– El pago de seguridad social es bajo responsabilidad del contratista, el ingreso base de cotización a seguridad social es del 40% del total de
sus ingresos mensuales.
– Trabajo 100% presencial L – V y viajes a regiones. y viajes a regiones.
– Ciudad – Riohacha la Guajira.
– Honorarios de $2.392.000 COP.
• Teniendo en cuenta que la contratación será en Colombia, es importante mencionar que las personas extranjeras que apliquen a esta convocatoria deben contar actualmente con el permiso válido para trabajar en Colombia y su renovación no dependerá del vínculo con la organización.
PROCESO DE APLICACIÓN
1. ES OBLIGATORIO DILIGENCIAR EL SIGUIENTE FORMULARIO PARA SER TENIDO EN CUENTA EN EL PROCESO, A CONTINUACIÓN,
RELACIONO EL LINK: https://forms.gle/qfmW9cbgZJEBkh6f8
2. La aplicación debe incluir: hoja de vida (máximo 3 páginas) y una carta de presentación detallando su aptitud e interés para el cargo ofrecido.
Si gusta, puede incluir referencias que considere pertinentes en el marco de esta aplicación.
3. Solo los candidatos preseleccionados y que cumplan con los requisitos establecidos serán contactados para continuar en el proceso de
selección.
4. Fecha límite de aplicación: 16 de diciembre 2022
5.Dada la urgencia de la petición, ACTED se reserva el derecho de cerrar el proceso de reclutamiento antes de la fecha límite
Nota: solamente se evaluarán los perfiles que cumplan con los requisitos solicitados.