ASISTENTE FLATs

TÉRMINOS DE REFERENCIA

Asistente FLATs – Coro, Falcón. Venezuela.

OBJETIVO DEL TRABAJO:

El principal objetivo del (de la) Asistente FLATS, es gestionar, realizar, tramitar, solucionar, resolver, facilitar, procurar proporcionar, administrar, guiar, suministrar y apoyar en todos los aspectos FLATS (Finanzas, Logística, Administración, Auditoria y Seguridad) de la base de Coro.

Asegurando el correcto funcionamiento de la oficina ACTED, mientras lleva a cabo múltiples actividades administrativas, logísticas, recursos humanos , financieras, documentación y archivo, entre otras labores requeridas y complementarias a la naturaleza del cargo; las cuales serán ejecutadas bajo supervisión del Administrador, Jefe de Proyecto, del representante de país , coordinación de área, y director de País, teniendo en cuenta que las mismas se llevaran a cabo tanto frente a los colaboradores como frente a las autoridades, asumiendo a su vez los roles y funciones intrínsecos de cada área y actuando dentro de los límites de la autoridad delegada y de conformidad con los procedimientos y directrices de cada departamento.

CADENA DE MANDO

Bajo la autoridad de:

• Administrador nacional
• Gerente o encargado de Logística
• Gerente o encargado de Finanzas
• Gerente o encargado de RH y administración.
• Coordinador de área / Manager de proyecto
• Jefe de proyecto.
• Director País / Regional

Gestión de líneas:

• N/A

RELACIONES LABORALES

Internos:

• Gerente o encargado de Finanzas
• Gerente o encargado de Logística
• Oficiales de RH, administración, finanzas y logística de las bases de Bogotá
• Gerentes y/o oficiales de programas

Externos:

• Autoridades locales
• Socios
• Proveedores
• Otras ONG

OBJETIVOS

• El(la) asistente FLATs asiste al Administrador, jefe de proyecto, representante de país, al coordinador de área y al administrador nacional, en los departamentos de Logística, Finanzas, recursos humanos y administración, en la gestión de los procesos para la ejecución de las actividades del programa en el país.
• Garantizará el cumplimiento de los procedimientos logísticos y administrativos de ACTED y de los donantes en todas las operaciones administrativas, logísticas, financieras, y de HR.
• Cumplir con los aspectos relacionados con los informes mensuales de finanzas, logística, y HR
• Trabajar con los departamentos de soporte en Bogotá – Colombia para responder a las necesidades logísticas, financieras y administrativas de la base en Venezuela. ;
• Cumplir y seguir los procedimientos financieros, logísticos, de seguridad y de administración de

ACTED;

• Mantener un flujo de comunicación continuó y transparente entre la base y la capital

DEBERESYRESPONSABILIDADES

Área de logística:

• Compras

  • Realizar y controlar todos los procesos de compras: Order form Cotizaciones, PM, PO, Memos, contratos
  • Cumplimiento de los procedimientos de contratación con terceros.
  • Punto focal con proveedores;

• Elaboración y seguimiento de procedimiento (PRO 03 Supplier Database);

• Elaboración y seguimiento de procedimiento (PRO 10 OFFU);

• Garantizar que la documentación sobre adquisiciones se realice y se archiva de acuerdo con los procedimientos de ACTED.

• Asegurarse de que las compras y registros pasan entre Logística, Finanzas y Coordinación.

• Asegurar las compras por CORO, cuando Of están transmitidos desde el terreno desde otras bases

• Gestión recepción/expedición y Gestión del Stock

  • Gestión y mantenimiento de los stocks;
  • Gestión de los procesos de IN & OUT en los recursos de almacenamiento (STO-05, STO-01, STO03);
  • Controlar los procedimientos de recepción y envío de bienes (DEL-01, DEL-02);
  • Usar y mantener el formato inventario (STO-02) y realizar un inventario físico mensual.
  • Asegurar la expedición por el terreno

• Gestión de los Assets

  • Elaboración y control de la lista de activos (AST-05);
  • Elaboración y seguimiento de las comunicaciones (COM-02);
  • Compruebe que cada uno de los activos está etiquetado y registrado en la AST-05;
  • Compruebe si la documentación de los activos se encuentra en las carpetas correspondientes y de acuerdo con los procedimientos de ACTED;
  • Realizar y controlar los procedimientos de ACTED en el tema de ASSETS;
  • Gestión de los procesos de IN & OUT (STO-03 + AST 04).
  • Asegurarse de tener equipamiento disponible y en buen estado a cada nueva llegada y asegurar la entrega de ellos

• Reporting

  • Mantener un buen flujo de comunicación entre la capital y la base;
  • Enviar los informes mensuales y semanales;
  • OFFU: cada viernes (logística y Finanzas se juntan para repasar cada estado de las compras en curso)
  • TITANICS: 05 de cada mes (AST 05, AST 06, STO 02, IT 06, IT 07, ACTED
  • GHG_AssessmentTool, PRO-03 BASE DE DATOS DE PROVEEDORES, COM-02 MONTHLY COMMUNICATION REPORT)

• Transportes

  • Apoyar el gerente de logística en el seguimiento y la gestión de los vehículos

• Enlace entre el programa y la logística

  • Garantizar una dinámica común entre los departamentos de apoyo y del programa para lograr la mejor ejecución posible de las actividades
  • Sensibilizar y recordar periódicamente los procedimientos
  • sensibilizar sobre la planificación y la anticipación de las solicitudes
  • sensibilizar sobre la importancia de expresar la necesidad (especificaciones técnicas)
  • Garantizar una función de control sobre ejecución de actividades: elección de un emplazamiento para una distribución, un edificio para una actividad de sensibilización, etc.

Área de Finanzas

• Gestión de la tesorería de Coro:

  • Hacer los pagos en efectivos;
  • Manejar los archivos de la caja.

• Área de HR (Recursos Humanos)

  • Apoyar el establecimiento de buenas relaciones inter personales de trabajo en la base;
  • Apoyar la gestión de los recursos humanos de la base.
  • Desarrollar la cultura del control de la documentación del departamento de recursos humanos
  • Asegurarse del respecto de los requisitos laborales en vigor en la legislación nacional
  • Gestionar los reclutamientos de los empleados nacionales respectando los procesos ACTED
  • Controlar los archivos de Recursos Humanos
  • Soporte en relaciones laborales y administración del personal.
  • Comunicación interna.
  • Contribución de la administración y los recursos humanos basados en principios éticos, sociales, y responsables.

• Gestión Administrativa y legal:

• • Apoyo administrativo y en recursos humanos.
    – Apoyar técnicamente el proceso de trámite de documentos de archivo.
    – Recibir, enviar, registrar, distribuir, archivar y mantener física y digitalmente los documentos de archivo en las unidades de conservación e instalación de acuerdo con los procedimientos.
    – Buscar y recuperar documentos de archivo requeridos por el usuario.
    – Apoyo logístico, organizar solicitud de compra y/o servicio de acuerdo a procedimientos.
    – Visitas a posibles proveedores.
    – Solicitud de cotizaciones.
    – Gestionar los contratos administrativos (oficinas, guest-house) y el seguimiento administrativo (renovación de contratos, relación con los puntos focales, etc.).
    – Controlar los archivos Administrativos

Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato, así como todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas

Cualidades humanas

• Amabilidad, aceptación y solidaridad • Empatía • Respeto

Competencias:

• Dinamismo • Trabajo en equipo • Responsabilidad • Compromiso
• Comunicación • Orientación a los resultados • Gestión de conocimientos
• Transparencia.
• Desempeño.

COMPROMISO:

• Atender los procedimientos de ACTED, incluidos sus manuales, políticas, reglamento interno, código de conduta.

CUALIFICACIONES, CUALIDADES HUMANAS, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES TÉCNICAS REQUERIDAS.

• Técnico, tecnólogo como administrador logístico, administrador de empresas, asistentes.
• Experiencia en procesos logísticos, administrativos, financieros, etc. preferiblemente en organizaciones de cooperación internacional.
• Dominio de Excel, Word y Outlook y plataformas informáticas.
• Deseable Conocimiento básico en ingles

CONDICIONES CONTRACTUALES:

• Contrato por prestación de servicios por tres meses.
• Honorarios alrededor de $579 USD según experiencia
• Afiliación y pago de seguridad social como contratista independiente.
• Trabajo 100% presencial.
• Ciudad Coro – Venezuela.
• Dada la urgencia de la petición, ACTED se reserva el derecho de cerrar el proceso de reclutamiento antes de la fecha límite.