Asistente de Soporte – Reynosa Tamaulipas

Introducción

El Consejo Danés para Refugiados (DRC) es una de las principales ONG humanitarias del mundo, que trabaja en más de 40 países para proporcionar asistencia con un enfoque basado en derechos para las personas refugiadas, solicitantes de asilo, desplazadas internas, retornadas y otras personas en movilidad, además de poblaciones locales vulnerables/comunidades de acogida. Actualmente, DRC busca una persona calificada y con capacidades de comprensión en español e inglés básico, para la posición de Asistente de Soporte en Reynosa, en el estado de Tamaulipas en México. Se trata de un contrato de 4 meses (renovables, sujeta a la disponibilidad de fondos y desempeño) cubriendo el estado de Tamaulipas, México desde la base en Reynosa.

Contexto

Desde 2020, DRC ha implementado actividades en México, para progresivamente contribuir a la respuesta humanitaria a la crisis migratoria en las dos fronteras del país y para abordar a las personas afectadas por el desplazamiento interno. Bajo la gestión de la oficina país de DRC México en la Ciudad de México, en mayo de 2023, DRC se encuentra expandiendo sus operaciones con la apertura de una oficina en Reynosa, Tamaulipas, para responder a la emergencia que enfrentan los flujos migratorios mixtos en la frontera noreste del país y con la intención de atender las necesidades inmediatas y prevenir los riesgos de protección para las personas más vulnerables.

Acerca de la posición

El/la Asistente de Soporte tendrá su sede en Reynosa y desarrollará e implementará la respuesta a soporte en el estado de Tamaulipas, incluyendo en Matamoros. Trabajará bajo la dirección directa del Gerente de Base de Reynosa y la dirección técnica de los oficiales a nivel de país, y formará parte de la Unidad de Soporte de DRC México. El/la el Asistente de soporte , será responsable de dar apoyo Financiero y logístico en la base de Tamaulipas , enfocándose inicialmente en la apertura de las oficinas de DRC en Reynosa y posteriormente encargado del seguimiento regular de las actividades de soporte (Finanzas y logística), así como, diversas actividades administrativas.

Responsabilidades Generales:

Cadena de Suministros:

• Proporcionar apoyo en la gestión de solicitudes de compra (PR) y requisición de servicios profesionales relevantes para los programas de DRC en la oficina de Tamaulipas.
• Preparar toda la documentación relevante para DRC y garantizar un apoyo adecuado, incluyendo una correcta documentación de acuerdo con los procesos de adquisiciones se completan con precisión.
• Preparar toda la documentación relevante para DRC y garantiza un apoyo adecuado, en la selección de proveedor, elaboración de los contratos por servicios y toda la documentación relacionada para la correcta implementación de los servicios solicitados.
• Recopilar cotizaciones de proveedores, hacer seguimiento de las compras / contratos con proveedores según lo indique las necesidades de la operación de Tamaulipas.
• Realizar un seguimiento del estado de Solicitud de Compra y mantiene al(los) solicitante(s) al tanto del tiempo estimado de entrega o cualquier cambio que pueda afectar o modificar las condiciones de entrega predeterminadas.
• Gestiona el inventario de suministros de oficina y consumibles, así mismo planifica compras trimestrales para los insumos de oficina
• Mantener y actualizar un sistema de archivo digital de documentos que respálden las adquisiciones
• Producción de informes mensuales de compras (Informe de valor de PR, Rastreador de compras)
• Prepare y presentar el listado de pagos que se requieren tramitar con el departamento de finanzas Cualquier otra tarea que le asigne el Gerente de Línea / Técnico.
• Mantener la confidencialidad con respecto a la información y datos relacionados con el trabajo.

Inventarios:

• Llevar a cabo un inventario (semestral) de todos los artículos del almacén.
• Asegúrese de que todos los artículos en el almacén estén correctamente almacenados, apilados y contabilizados con precisión en todo momento.
• Gestión de vehículos:
• Diligenciar los reportes de utilización del vehículo según los estándares establecidos por DRC
• Apoyar en la planificación de rutas de desplazamiento, considerando distancias, tiempos, condiciones de las vialidades, entre otras.
• Reportar cualquier incidente o situación fuera de normativa presentando en el uso del vehículo

Finanzas:

• Preparar y contabilizar pagos a proveedores, cheques (comprobantes de egreso) y/o transferencias
• Realizar el registro contable en el ERP de todas las transacciones realizadas por DRC México (Tamaulipas).
• Dar soporte mensual al oficial de finanzas para llevar el control de anticipos logísticos y programáticos de la base
• Dar soporte al equipo de programas para cerrar los reportes de viaje y gastos reembolsables.
• Apoyar a los oficiales solicitud de información financiera y logística para las auditorias de donantes/ HQ.

Otras actividades administrativas:

• Da soporte al oficial de RH en la aplicación de pruebas y entrevistas presenciales en la base.
• Apoya en el proceso de inducción del nuevo personal.
• Organiza la logística del personal que viaja a la base, esto incluye reservación de hoteles, traslados internos
• En conjunto con el gerente base organiza la logística del personal programático que viaja de Reynosa a Matamoros y otras localidades cercanas.

Experiencia Técnica y Competencias

• Mínimo 2 año de experiencia en áreas administrativas, preferiblemente 1 año de experiencia en finanzas y logística en organizaciones humanitarias
• Máximo nivel de respeto e integridad con clientes internos y externos de la organización
• Orientación a la resolución de problemas
• Capacidad de trabajo bajo estrés
• Excelente manejo con herramientas tecnológicas
• Manejo intermedio en MS Word, Excel y PowerPoint
• Conocimientos básicos de finanzas y gestión de compras.
• Motivación por el sector humanitario
• Buena comunicación

Educación:

Diploma o Título universitario en Administración de Empresas / Logística / Comercio Internacional / Contaduría o su equivalente en experiencia.

Leguaje:

• Español obligatorio
• Ingles a nivel básico

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