Asistente de Recursos Humanos – Caracas

OBJETIVO: Apoyar las labores del departamento de recursos humanos, sobre todo aquellas relacionadas con reclutamiento, selección y administración de personal, asegurando destreza en los procesos y cumplimiento con los estándares de calidad establecidos por la organización.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

Administración de recursos humanos

• Actualizar herramientas de seguimiento y revisar las actualizaciones de contratación, las listas de personal, la validez de los contratos y la inscripción y utilización de los beneficios de los empleados, según corresponda.
• Crear perfiles de personal en los sistemas y plataformas internos pertinentes.
• Garantizar que el archivo de recursos humanos este completo, y se mantenga la integridad y calidad de los mismos.
• Apoyo en la preparación de solicitudes de personal y descripciones de puestos o términos de referencia para el staff nacional.
• Apoyo a los viajes del personal (itinerario, emisión de tiquetes).
• Seguimiento de las facturas de los servicios públicos y los contratos de arrendamiento de la oficina y la casa de huéspedes para garantizar que los pagos y las renovaciones se realizan a tiempo.
• Gestionar la utilización del espacio de oficinas y las reservas de alojamiento en las casas de huéspedes de IMC.

Administración de Nómina

• Registrar a los empleados nacionales en las plataformas públicas correspondientes (Banavih, IVSS, INCES, etc.).
• Reunir todos los datos relacionados con la nómina y calcular los salarios, hojas de tiempos de horas extras etc. Según aplique.
• Revisar y calcular los datos de las hojas de tiempo y las horas trabajadas, así como los Informes de Servicios de los Consultores, voluntarios y personal de trabajo por días.
• Servir de enlace con el Departamento de Finanzas en la preparación de la nómina del personal y/o pagos de consultores.
• Responder y aclarar a los empleados sobre consultas relacionadas con la nómina.
• Mantener registros de las deducciones periódicas de los pagos de los empleados.

Cumplimento de las obligaciones de la Empleadora

• Apoyar la implementación de un marco de cumplimiento de las obligaciones de los Empleadores según lo dispuesto por la normativa aplicable: LOTTT y LOPCYMAT.
• Coordinar los controles médicos pre-empleo, pre-vacaciones y post-vacaciones de los empleados.
• Participar en las actividades de la oficina de Salud y Seguridad.

Reclutamiento, orientación y coordinación de nuevos ingresos.

• Apoyar y asegurar la incorporación de nuevo personal: correo electrónico y solicitud de equipo, bienvenida a la oficina, resumen en procesos y formularios básicos de recursos humanos.
• Asegurarse que cada nuevo empleado reciba una inducción que incluya información sobre International Medical Corps, proyectos, actividades y objetivos laborales, Código de conducta y ética, capacitación y condiciones de trabajo.
• Ayudar a los gerentes en las contrataciones, incluida la canalización de solicitudes y la participación en entrevistas.

Desempeño, desarrollo de capacidades y bienestar

• Apoyar a los gerentes y supervisores en la gestión del personal, los procesos de evaluación del desempeño y el desarrollo de capacidades.
• Contribuir a la creación e implementación de un ambiente de trabajo seguro y armonioso para el personal.
• Brindar capacitación sobre el Código de conducta, técnicas de gestión de personas y otros temas y procesos relacionados con los recursos humanos.
• Asegurar la finalización de todos los entrenamientos MAST.

Cumplimiento y ética

• Promover y fomentar una cultura de cumplimiento y ética.
• Contribuir a la creación de una imagen positiva y credibilidad general de la organización, en particular a través de la aplicación del Código de Conducta, la ética, los valores y el punto de vista de la organización con respecto a los actores internos y externos.
• Realizar el trabajo con el más alto nivel de integridad, manteniendo una comprensión clara de los estándares de ética y cumplimiento de International Medical Corps y de los donantes y se adhiere a esos estándares.
• Promover activamente los estándares PSEA (Prevención de la explotación y el abuso sexuales) dentro del International Medical Corps y entre los beneficiarios atendidos por International Medical Corps. Los deberes y responsabilidades enumerados son representativos de la naturaleza y el nivel de trabajo asignado y no necesariamente incluyen todas las actividades

Requisitos mínimos:

• Licenciatura en campos relacionados con Recursos Humanos, Administración y Gestión de personal.
• Experiencia de 1 año trabajando en Recursos Humanos.
• Conocimiento de nómina, gestión de entes parafiscales y legislación laboral. Inglés intermedio.
• Excel intermedio. Microsoft Office – Intermedio.
• Excelente comunicación escrita y oral, culturalmente sensible, flexible al cambio, habilidad para improvisar, excelente para construir y establecer relación con personal interno y externo.