Asistente de Proyecto, Contratista de Servicios Personales – Guatemala – ASIST002480-00001

Quiénes Somos

La paz es nuestro compromiso. El Instituto de Paz de los Estados Unidos representa los valores compartidos del pueblo estadounidense y su compromiso con la paz a nivel mundial. Sabemos que la Paz es Seguridad – avanza tanto la seguridad de los EE. UU. como la seguridad internacional al prevenir, gestionar y mitigar los conflictos violentos.

Somos una institución independiente y no partidista, y estamos activamente comprometidos con los esfuerzos de construcción de paz a nivel mundial. Juntos enfrentamos los problemas más desafiantes y nos mantenemos firmes en la posibilidad de un mundo más pacífico. Para aprender más sobre los programas del USIP y las ofertas de trabajo, visite https://www.usip.org/about/careers.

Si tienes pasión por hacer del mundo un lugar mejor y quieres estar en primera fila en el escenario mundial, el USIP es el lugar para ti.

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

El/La Asistente de Proyecto (PA) brindará apoyo general para las operaciones diarias del proyecto “Diálogos Multisectoriales para abordar el conflicto social en Alta Verapaz”. El/La PA proporcionará apoyo programático, administrativo y logístico, mantendrá registros del proyecto, desarrollará y actualizará material informativo, apoyará actividades de gestión de presupuestos y contratos, organizará reuniones y eventos públicos y llevará a cabo otras tareas asignadas.

Este es un puesto de Contratista de Servicio Personal, Nacional del País Anfitrión, de tiempo completo, con base en Cobán, Alta Verapaz, Guatemala y reportará al Gerente de Proyecto.

RESPONSABILIDADES

Apoyo Programático y Administrativo:
* Proporcionar apoyo administrativo y general al equipo de trabajo del proyecto.
* Apoyar en el desarrollo, edición y actualización de materiales informativos del proyecto como notas conceptuales, hojas informativas, contenido web, páginas de proyectos, presentaciones, etc.).
* Apoyar en la redacción de documentos internos y públicos como actualizaciones del equipo, informes trimestrales y seguimiento de hitos.
* Brindar ayuda en el seguimiento de las actividades del proyecto y en la revisión de entregables.
* Mantener bases de datos, documentos y archivos relacionados con el proyecto.
* Programar reuniones y actividades, tanto internas como externas con socios.

poyo en Compras, Finanzas, Presupuesto y Viajes:
* Asistir en la gestión y ejecución de contratos, incluyendo, preparación de contratos, envío de solicitudes, procesamiento de facturas y gastos y seguimiento de pagos.
* Completar procesos administrativos para viajes nacionales e internacionales. Procesar autorizaciones de viaje, anticipos, solicitudes de efectivo, comprobantes de viaje y reembolsos de gastos para el equipo del proyecto.

Planificación de eventos:
* Coordinar todos los arreglos logísticos para los eventos del proyecto, incluida la reserva de salas, el desarrollo de invitaciones, el seguimiento de las confirmaciones de asistencia, el pedido de alimentos y suministros, la organización de la sala y servir como principal punto de contacto para los asistentes.
* Apoyar en el desarrollo de textos promocionales e informativos para eventos con personal interno de USIP e invitados externos.
* Coordinar viajes nacionales e internacionales y alojamiento para los participantes en los eventos.

Realizar otras tareas que le sean asignadas.

CALIFICACIONES
* Se requiere Licenciatura, de preferencia en relaciones internacionales, ciencias políticas, políticas públicas, o campo afín.
* Un (1) año o más de experiencia laboral profesional relevantes, preferentemente relacionada con el soporte a proyectos/programas, presupuesto, y/o tareas administrativas.
* Excelentes habilidades de escritura y comunicación verbal.
* Fuertes habilidades en Microsoft Office Suite, en particular MS Word, MS Outlook y MS Excel; y conocimientos en base de datos y/o herramientas de gestión;
* Excelentes habilidades de gestión del tiempo, con capacidad para priorizar el trabajo y cumplir con plazos;
* Se prefiere experiencia organizando conferencias y reuniones, así como realizando arreglos de viaje tanto nacionales como internacionales.
* Capacidad demostrada para trabajar en colaboración y establecer relaciones laborales efectivas y sólidas mediante habilidades interpersonales, incluida la comunicación intercultural.
* Se prefiere dominio del inglés.
* Se requiere dominio del español.

Todos los puestos contractuales y de empleado de USIP están sujetos a la finalización favorable de una investigación de antecedentes de idoneidad.

CÓMO PRESENTAR UNA SOLICITUD

Para ser considerado para este puesto, envíe un paquete de solicitud completa que incluya
* Solicitud de empleo completa, incluyendo títulos, fechas de contratación y requisitos salariales.
* Carta de presentación.
* Curriculum vitae.

Sólo nos pondremos en contacto con los candidatos seleccionados.

USIP es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. USIP no discrimina en el empleo por motivos de raza, color, religión, sexo (incluyendo embarazo, identidad de género y orientación sexual), origen nacional, afiliación política, estado civil, discapacidad, información genética (incluyendo historial médico familiar), edad, pertenencia a una organización laboral, represalias, situación parental, servicio militar u otros factores no basados en el mérito.