Asistente de Programas (Caracas)

OBJETIVO: El/la Asistente de Programas brinda asistencia operativa y administrativa al equipo de Programas, realiza una variedad de servicios administrativos, de coordinación y logísticos en apoyo de las operaciones del programa y ayuda con la gestión de la información del equipo.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES:

Soporte Operativo y Administrativo

• Ayuda a otros miembros del equipo a preparar y formatear documentos, incluidas presentaciones de PowerPoint.
• Ayudar con la preparación de informes de estado y progreso proporcionando información, prepara tablas, gráficos y borradores de secciones según sea necesario.
• Mantiene un sistema de seguimiento de las respuestas a las propuestas.
• Mantiene y actualiza las bases de datos y las listas de correo del equipo utilizando Microsoft Office Suite, incluidos Word, Excel, PowerPoint y Outlook.
• Coordina la traducción, revisión y edición de documentos según sea necesario.
• Toma minutas de las reuniones regulares del equipo y otras reuniones con la asistencia y coordinación con el Asistente Ejecutivo y el Oficial de Gestión de Programas, según sea necesario.
• Ayuda a los miembros del equipo a ingresar y editar informes continuos de finalización de proyectos.
• Garantizar que todos los archivos de subvenciones estén organizados y bien administrados para la planificación y preparación de informes de donantes y seguimiento de proyectos.
• Servir de enlace con los empleados de las Oficinas de terreno según sea necesario.
• Sirve de enlace con miembros de otros departamentos para coordinar los arreglos logísticos para las actividades del programa.
• Asistir en la supervisión del seguimiento y la presentación de informes de proyectos, garantizar el cumplimiento de las regulaciones de IMC y de los donantes, y apoyar la implementación de proyectos dirigidos por IMC.
• Trabaja con otros miembros del equipo de Programas para coordinar las actividades de trabajo, cumplir con los plazos y brindar apoyo cuando sea necesario.
• Realiza otras tareas relacionadas de acuerdo con las instrucciones de los miembros del equipo.
• Desarrolla y mantiene un sistema de archivo eficiente para el equipo, incluida la asistencia en el procesamiento de convocatorias de propuestas según sea necesario.

Prevención de la Explotación y el Abuso Sexual

• Promover activamente los estándares PSEA (Prevención de la Explotación y el Abuso Sexual) dentro de International Medical Corps y entre los beneficiarios atendidos por International Medical Corps.
• Otras funciones que le sean asignadas. Los deberes y responsabilidades enumerados son representativos de la naturaleza y el nivel de trabajo asignado y no necesariamente incluyen todo.

Cumplimiento y ética

• Asegurar que los informes de seguridad semanales se completen y envíen a la sede, brindando actualizaciones oportunas de todos los desarrollos situacionales y de seguridad, incluida la investigación de incidentes de seguridad.
• Realizar y enviar evaluaciones de riesgos de seguridad de los programas, según sea necesario.
• Realizar y enviar encuestas completas de seguridad del sitio de cada sitio visitado.
• Realizar y enviar informes de viaje de todas las implementaciones de campo de alto riesgo.
• Lo anterior debe completarse utilizando las plantillas aprobadas por el Departamento de Seguridad y enviarse al Director de Seguridad Global y al resto del personal de seguridad de la Sede.
• Mantener excelentes registros para garantizar la continuidad de esta posición.
• Promover y alentar una cultura de cumplimiento y ética en todo International Medical Corps. Según corresponda al puesto, mantiene una comprensión clara de los estándares de ética y cumplimiento de International Medical Corps y de los donantes y se adhiere a esos estándares. Realiza su trabajo con el más alto nivel de integridad.
• Requisitos mínimos:
• Licenciatura en administración, ciencias sociales o campo relacionados.
• Deseable experiencia en el sector humanitario.
• Se requiere fluidez en español e inglés, tanto verbal como escrito.
• Trabajo en equipo y capacidad para desarrollar varias tareas a la vez.
• Tipo de contrato: Consultor inicialmente hasta febrero 28 2023.