Danish Refugee Council
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CARGO:
El asistente de Cadena de Abastecimiento y compras es responsable de apoyar todas las adquisiciones de bienes y servicios, almacenamiento, transporte de bienes y personas, gestión de flota terrestre y fluvial, gestión de activos e inventario de la organización y de la logística general para la base de Nariño, de conformidad con el marco interno de Danish Refugee Council – DRC y las regulaciones determinadas por los donantes.
Responsabilidades:
Adquisiciones y Administración
• Apoyar el cumplimiento de los procesos de compra requeridos para el adecuado funcionamiento de las operaciones de DRC en la oficina de Barbacoas y municipios de intervención de la base de Nariño.
• Validar la integridad documental de los procesos de compra según los requerimientos de los donantes. • Generar seguimiento y trazabilidad de las solicitudes de compra, gestionando las ordenes de requisición y seguir el proceso de aprobación de pago para las solicitudes de compras según los procedimientos de DRC.
• Notificar oportunamente a finanzas los procesos de adquisición y compras completados para que sean gestionados los pagos oportunamente.
• Liderar, bajo el lineamiento técnico del Oficial de Cadena de Abastecimiento, el proceso de selección de proveedores según los procedimientos de DRC: Coordinar, en conjunto con los asistentes de Supply Chain, la actualización, renovación y correcto registro de proveedores en las bases de datos correspondiente, así como su cumplimiento con los requerimientos legales en Colombia para ser elegibles a contrataciones.
• Promover y/o propiciar la creación de acuerdos marco para la base de Nariño, así como ser garante de los procesos de creación de PA que se implementen para la base.
• Preparar y gestionar los procesos de licitación.
• Garantizar la correcta implementación de los Procurement Plan de los proyectos que se manejen en la base.
• Acompañar los equipos de programa en la planificación de las necesidades de compra y logística.
• Mantener seguimiento de los indicadores ERP (DRC Dynamics).
• Actualizar y dar seguimiento a los convenios marcos con proveedores utilizando la plataforma Dynamics. • Apoyar a la organización en ejecución de auditorías externas, internas y solicitud de información de donantes.
Logística:
• Bajo solicitud del área correspondiente, gestionar los requerimientos logísticos y programáticos de tal manera que las misiones se lleven adecuadamente y cumplan con los objetivos socializados en los briefing de misión.
• Apoyar con la identificación de retos logísticos que se afronten en la ejecución de las operaciones de la base de Nariño, tanto en actividades de oficina como actividades de terreno.
• Supervisar las notas de bienes recibidos, notas de entrega, listas de empaque, y asegurar la entrega oportuna de los elementos solicitados según el proceso de adquisición correspondiente.
• Asegurar el mantenimiento de la oficina, a través de las cotizaciones de proveedores y el seguimiento a las actividades establecidas.
• Coordinar, bajo el lineamiento técnico del Oficial de Cadena de Abastecimiento, la gestión de entrega de materiales, elementos y activos de la organización.
• Coordinar, bajo el lineamiento técnico del Oficial de Cadena de Abastecimiento, el movimiento de carga y CT HR 1 Job Description 2 transporte desde la bodega hasta los sitios de intervención de los proyectos. • Asegurar el transporte de los funcionarios de DRC, transporte de elementos (carpas, herramientas, acomodación, suministros, etc.).
• Producción de informes mensuales sobre los movimientos de flota de vehículos y lanchas de la base.
• Realizar controles para el uso correcto, mantenimiento y estado de la flota, incluyendo la revisión física/mecánica de los vehículos, a través de los procesos determinados.
• Asegurar el cumplimiento de los manuales de operaciones de Cadena de Abastecimiento de DRC en todos los procesos asociados a compras, logística y transporte.
• Supervisar y controlar la bodega logística (revisión, rotación y estado de inventarios).
• Apoyar todas las tareas no especificadas y espontáneas con relación a la gestión logística para dar cumplimiento a algún evento de la Organización.
Gestión de activos fijos, muebles y enseres e insumos
• Apoyar a controlar, registrar y dar seguimiento a los activos fijos de la base.
• Apoyar a controlar, registrar y dar seguimiento a los muebles y enseres de la base.
• Apoyar a controlar, registrar y dar seguimiento a la visibilidad de la base.
• Apoyar a controlar, registrar y dar seguimiento de los insumos de papelería, aseo y cafetería de la base. • Apoyar a registrar la asignación de activos, muebles y enseres y visibilidad de la base.
• Realizar los inventarios y llevar el control detallado.
• Preparar y registrar la documentación de donaciones.
• Administrar y controlar la bodega.
Gestión de flota
• Apoyar con el cumplimiento de los procesos de gestión de flota de DRC para la base.
• Apoyar la gestión de la disponibilidad de los vehículos para las operaciones de programa.
• Coordinar las revisiones periódicas y mantenimiento de los vehículos y lanchas.
• Coordinar la oportuna realización de la revisión técnico-mecánica para los vehículos
• Asegurar que los vehículos cuenten con pólizas SOAT vigentes, extintores con fecha de revisión inferior a un año, equipo de carretera completo y botiquines con insumos no vencidos.
• Mantener actualizado el registro de conductores habilitados, licencias de conducción
• Dar respuesta oportuna a las necesidades de reparación y/o reposición de partes de los Vehículos y lanchas.
• Mantener seguimiento al registro de los GPS instalados para la flota.
• Controlar el uso y consumo del combustible de la flota de la oficina local.
• Realizar inducción, capacitación, seguimiento y retroalimentación al equipo de conductores
Otros
• Apoyar en las capacitaciones de nuevos integrantes en la utilización de la Plataforma Dynamics.
• Participar en las reuniones de seguimiento de la oficina nacional.
• Participar en las reuniones del área de soporte.
• Realizar inducción, capacitación, seguimiento y retroalimentación al equipo de asistentes de Supply Chain.
• Realizar inducción, capacitación, seguimiento y retroalimentación al auxiliar de limpieza.
• Las demás asignadas por el Gerente de Área y el Líder de Equipo de Soporte, de acuerdo con las necesidades programáticas de la base.
Seguridad y Salud en el Trabajo
- Procurar el cuidado integral de su salud.
- Participar activamente en la conformación del COPASST – Comité de Convivencia Laboral –Brigadas de emergencia, así como las actividades que los mismos realicen.
- Cumplir con las normas reglamentos e instrucciones del SG SST.
- Informar oportunamente de los peligros y riesgos latentes con su sitio de trabajo.
- Asistir a las capacitaciones en SST definidas por el programa de capacitación del SG-SST.
- Velar por el mantenimiento del orden y aseo de su puesto y área de trabajo.
- Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
- Reportar inmediatamente al área de SST y su jefe inmediato los accidentes de trabajo que se presenten, incidentes (casi Accidentes) y enfermedades diagnosticadas como laborales.
- Reportar al jefe inmediato la necesidad de tomar acciones correctivas o preventivas, que correspondan ante no conformidades reales o potenciales del proceso al cual pertenece.
- Participar en las actividades de capacitación, simulacros y las que sean programadas desde seguridad y salud en el trabajo
- Participar y contribuir con el cumplimiento de la política y los objetivos del SG-SST.
Experiencia Y Competencias Técnicas:¡
• Vocación de servicio
• Enfoque al detalle
• Capacidad de auto-organización.
• Conocimiento e interés por el sector humanitario
• Conocimiento intermedio de Excel
• Manejo Avanzado de Office y Adobe PDF
• Capacidades analíticas
Educación (Incluir certificados, licencias)
• Profesional con 1 año de experiencia (Administración, Logística y afines es deseable pero no es limitante)
Idiomas (Indicar el nivel de manejo)
• Español Nativo
• Inglés Básico
Deseable:
- Experiencia de terreno y de trabajo con refugiados, migrantes, desplazados internos, comunidades étnicas.
- De carácter tranquilo(a) y diplomático(a).
- Buen trabajo en equipo; habilidad para crear buen ambiente.
- Dominio de inglés es una ventaja
Todas las funciones de DRC requieren que el titular domine las competencias básicas de DRC:
• Lograr la excelencia: centrarse en alcanzar resultados y garantizar procesos eficientes
• Colaboración: involucrar a las partes relevantes y alentar la retroalimentación
• Tomar la iniciativa: tomar posesión e iniciativa mientras se busca la innovación
• Comunicar: escuchar y hablar con eficacia y honestidad
• Demostración de integridad: actuar de acuerdo con la visión y los valores de DRC
Ofrecemos:
• La oportunidad de pertenecer a una de las mejores ONG’s a nivel mundial.
• Acceso a más de 1,000 capacitaciones y certificados en línea gratuita.
• Medicina prepagada, cubrimiento del 100% de la póliza para el empleado y precio especial para
beneficiarios.
• Contrato nacional a término fijo a 6 meses con todas las prestaciones de ley posibilidad, con posibilidad
de renovación de contrato de acuerdo con desempeño y disponibilidad de fondos.
• Salario iniciando en $ 2.367.000 según experiencia y competencias del candidato.
• Fecha de inicio: Julio 2024
• Salario y condiciones de acuerdo con los términos de empleo en Colombia.
Nota 1: El postulante que aplique a esta convocatoria autoriza a DRC a validar la información personal suministrada en la hoja de vida. Su identificación será comprobada en las bases de datos públicas y privadas con el uso exclusivo de convalidar la información, de acuerdo con nuestras políticas antifraude, lavado de activos y financiación del terrorismo.
Nota 2: El/la postulante que de forma libre y voluntaria deseen hacer parte del proceso de selección para ocupar la posición de la presente convocatoria, deberán observar un estricto apego a las normas que apliquen para la materia (idoneidad en los títulos presentados, ejecución de pruebas de forma personal e individual y veracidad en la información) adhiriéndose a los manuales y Políticas anti fraude de DRC, so pena de declarar descalificado el postulante que incurra en cualquier irregularidad a juicio de la organización, aún por la mera sospecha, e incluso en posibles conductas de tipo penal conforme la legislación colombiana.
How to apply
Deadline: 27-Jun-24