Creative Associates International
Overview
ANTECEDENTES
Creative Associates International Inc es una firma de servicios profesionales dinámica y de rápido crecimiento, especializada en desarrollo internacional, en las áreas de educación, transiciones democráticas y estabilización en entornos de postconflicto. Con sede en Washington, DC, la firma tiene presencia alrededor del mundo en 30 países, con un portafolio sólido y diverso que incluye contratos globales con la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) y otros clientes, incluidos el Departamento de Estado y el Departamento de Defensa de los Estados Unidos. La firma se ha ganado una sólida reputación entre sus clientes y misiones en todo el mundo, además de ser bien considerada por competidores y socios por igual.
DESCRIPCION DEL PROGRAMA
En estrecha coordinación con USAID, el programa contribuirá a los esfuerzos del gobierno de EE. UU. Para abordar las causas fundamentales de la migración irregular desde Guatemala, Honduras y El Salvador, incluyendo, el aumento de la resiliencia comunitaria e institucional.
DESCRIPCION DEL PUESTO
El Asistente de Adquisiciones y Logística será responsable de revisar los procesos generales de adquisiciones, realizar un seguimiento de las adquisiciones de bienes y servicios a lo largo del ciclo de adquisiciones, garantizar que se logre una competencia adecuada para las adquisiciones y brindar asesoría periódica sobre adquisiciones al personal para respaldar la ejecución del proyecto. Brindará servicios al equipo de manera puntual y manejo del inventario en conjunto con el Oficial de Operaciones.
REPORTE & SUPERVISION
Reporta al Oficial Senior de Adquisiciones y Logística en Ciudad de Guatemala.
Responsibilities
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
- Mantener archivos completos de compras, incluyendo solicitudes, propuestas, evaluaciones, documentos de adjudicación, contratos oficiales y correspondencia sobre todas las compras, siguiendo las políticas y la legislación local;
- Supervisar y verificar la adquisición de materiales según las necesidades del proyecto;
- Garantizar la presentación de una selección que cumpla los requisitos de garantía de calidad, entrega y transparencia;
- Procesar las compras de acuerdo con las normas y reglamentos respectivos;
- Recopilar toda la documentación requerida para las adquisiciones, incluso los presupuestos revisados, las cotizaciones solicitadas, documentación de las negociaciones, y hacer un análisis para recomendar proveedores para la prestación de servicios y la entrega de mercancías.
- Verificar que las entregas estén completas y se realicen de manera oportuna;
- Garantizar la rápida actualización de los expedientes de compras en la base de datos;
- Responder a las solicitudes de compras/logística relacionadas con suministros, materiales para las actividades del proyecto;
- Gestionar todas las consultas generales por correo electrónico, correo y teléfono y las solicitudes de información y material;
- Recopilar las actualizaciones logísticas del departamento para el informe mensual de la organización;
- Gestionar pedidos de materiales e inventario de la sala de fotocopias, según sea necesario;
- Ayudar con los informes de gastos de viajes, fotocopias, pedidos de libros y materiales, según sea necesario;
- Ayudar al personal en los proyectos de correo y proporcionar asistencia de apoyo;
- Realizar otras tareas, según se le asigne.
Qualifications
HABILIDADES Y CALIFICACIONES REQUERIDAS
- Se requiere diploma de escuela secundaria. Título universitario en administración, administración de empresas, derecho o campo relacionado deseado.
- Al menos 1 año de experiencia relevante en adquisiciones con al menos 2 años de experiencia laboral general.
- Es muy deseable tener experiencia previa con USAID u otro donante.
- Experiencia en elaboración de presupuestos y análisis de costos.
- Dominio de MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.
- Gran atención a los detalles y capacidad para desarrollar sistemas de seguimiento.
- Fuertes habilidades de comunicación y la capacidad de funcionar bien en un entorno de equipo.
- Capacidad demostrada para resolver problemas administrativos desafiantes y complicados.
- Fluidez en español requerido.
- Debe tener autorización de trabajo vigente en Guatemala.
PI200757058