Asistente Contable

1. Contexto
AVSI Venezuela es una organización venezolana sin ánimo de lucro, creada en 2022, para contribuir a la mejora de las condiciones de vida de las personas que viven en situación de vulnerabilidad. Somos una organización local vinculada al contexto internacional, a través de una asociación con la Fundación AVSI, una organización no gubernamental sin fines de lucro que apoya 329 proyectos de cooperación de desarrollo en 39 países, con sede principal en Italia, que opera en Venezuela desde el 2000 y que impulsó la creación de AVSI Venezuela.
El Programa Basado en la Escuela de WFP en Venezuela incluye comidas escolares servidas en las escuelas y comidas escolares para llevar a casa. De acuerdo a cada modalidad, WFP ha establecido procesos y actividades que requieren de coordinación entre distintas áreas y actores. A través del Asistente Contable se garantizará la correcta contratación de servicios y compra de bienes.

2. Objeto
Con este anuncio, AVSI Venezuela selecciona un/a Asistente Contable responsable de gestionar el área administrativa financiera y garantizar el buen uso de los recursos enfocados a la gestión e implementación del proyecto; asegurar el correcto cumplimiento de la Ley Venezolana y la transparencia y cumplimiento de los procesos establecidos; y coordinar la administración de los recursos económicos de acuerdo a los lineamientos corporativos, políticas y reglamentos de WFP y Fundación AVSI Venezuela.

3. Descripción de las funciones
1. Realizar las transacciones financieras vinculadas al proyecto aprobadas por el/la Coordinador/a Estatal, el/la Administrador/a y el/la directora/a de AVSI Venezuela, incluyendo la adquisición de bienes, contratación de servicios de funcionamiento y contratación de servicios técnicos para la ejecución del proyecto, atendiendo a las exigencias de WFP:
 Coordinar la implementación de procedimientos y herramientas y socializarlos con los equipos de trabajo.
 Coordinar con el/la Coordinador/a Estatal, el/la Administrador/a y el/la Logista la realización de cotizaciones, compras o contrataciones, recepción de mercancías, recepción de facturas y elaboración de contratos según proceda para garantizar la trazabilidad y documentación del proceso de acuerdo a las normas de justificación de subvenciones de WFP.
 Planificar las compras mensualmente en coordinación con el/la Coordinador/a Estatal, el/la Administrador/a y Logista para garantizar la máxima eficiencia.
 Crear y gestionar la base de datos de proveedores a nivel nacional.

2. Supervisar y controlar la caja chica en coordinación con el/la Coordinador/a Estatal, el/la Administrador/a y el/la Logista:
 Coordinar la implementación del procedimiento y las herramientas de uso.
 Verificar aleatoriamente y de forma planificada del registro de los gastos realizados en efectivo y verificar la justificación documental de los mismos conforme a los requisitos del proyecto.
 Verificar el registro del arqueo sistemático de la caja.

 Reponer el valor de la caja chica bajo solicitud.

3. Mensualmente y anualmente realizar tareas relacionadas a la contabilidad:
 Abrir y cerrar balances mensuales y anuales.
 Crear y mantener los registros contables.
 Presentación de los balances mensuales al Responsable Legal para su aprobación.
 Responsable sobre la contabilidad e información tributaria, ante el SENIAT, el/la directora/a de AVSI Venezuela y todos los organismos de control.

4. Preparar informes financieros para WFP, AVSI Venezuela y los socios implementadores del proyecto, respetando los plazos y formatos indicados por WFP y AVSI Venezuela.

5. Verificación de transferencias:
 Verificar que las transferencias llegan a la cuenta y que se efectivizan.
 Verificar y reportar saldos bancarios.

6. Coordinar y facilitar las auditorias dentro de los tiempos especificados por AVSI LATAM y Fundación AVSI.

7. Brindar apoyo en los procedimientos administrativos de la oficina de proyecto.

8. Responsable de la gestión del inventario:
 Periódicamente verificar con el equipo local, el/la Administrador/a y el/la Logista la implementación del procedimiento.
 Periódicamente verificar que se están aplicando controles de inventario y almacén para garantizar el buen uso de los recursos.
 Supervisar la planificación, realización y documentación del proceso de transferencia de bienes según las normas de WFP.

9. Responsable de supervisar el uso de los recursos comunes:
 Coordinar la implementación de los procedimientos y las herramientas para la buena aplicación de los recursos comunes.
 Verificar los procesos generales relativos al uso de los recursos que se requieran según las normas de WFP (vehículo, personal, etc.)

10. Responsable de los archivos de documentación y orden:
 Elaborar el procedimiento y las herramientas para guardar documentación vinculada con el proyecto.
 En coordinación con el equipo local disponer de los espacios tanto en físico como en digital que faciliten el acceso a la información de modo ágil y sencillo, así como su custodia con los sistemas de seguridad necesarios y que faciliten la rendición de cuentas.
 Velar por el cuidado y orden del archivo y de los espacios de trabajo.

11. Participar en reuniones, talleres, y formación para recoger información para su buen desempeño profesional.
 Garantizar que se cumpla la Legislación Venezolana y sus actualizaciones.

12. Realizar otras tareas que le solicite su supervisor, dentro del ámbito del trabajo.

4. Requisitos claves y cualificaciones
 Formación: 3er Nivel en Administración; Contabilidad; Economía o áreas afines.
 Experiencia requerida obligatoria: Mínimo 1 año en la gestión administrativo financiera de proyectos de ayuda humanitaria y cooperación internacional.
 Competencias: gestión de recursos; manejo de declaraciones antes instancias Estatales y cumplimientos de mandatos administrativos legales, capacidad de utilizar sistema Office completo, análisis y gestión de presupuestos orientados a resultados y planificación ágil, conocimiento de herramientas de gestión del ciclo del proyecto (marco lógico; matriz de planificación y seguimiento de indicadores, matriz financiera), conocimiento de plataformas virtuales (Zoom, Google Teams, etc.).
 Requisitos diferenciales: valoración adicional de experiencia de trabajo con equipos multidisciplinarios, experiencia en proyectos financiados por Naciones Unidas, Unión Europea, entre otras instituciones de la cooperación internacional.

5. Conocimientos, habilidades y destrezas:
 Habilidades blandas: pensamiento analítico, gestión orientada a resultados, análisis de impacto en la toma de decisiones, claridad, planificación, gestión del tiempo, previsión de riesgos, comunicación asertiva, excelentes relaciones interpersonales.
 Respeto por los principios humanitarios.
 Disposición e interés en participar en los procesos de capacitación dictados por WFP.
 Habilidades de comunicación y liderazgo.
 Empatía.
 Experiencia en levantamiento y digitalización de datos.
 Adaptabilidad a las condiciones y dinámicas del trabajo en terreno.
 Interés y compromiso por permanecer en el equipo de seguimiento.
 Comprensión del principio de confidencialidad ante la información compartida por participantes y
beneficiarios.

6. Coordinación del trabajo
El/la Asistente Contable responderá directamente a el/la Director/a de AVSI Venezuela, a el/la Coordinador/a Estatal y a el/la Administrador/a, a partir de los lineamientos emitidos por la oficina Regional LATEAM, la Sede Matriz en Italia de la Fundación AVSI y el Programa Mundial de Alimentos (WFP).

7. Tipo de contratación
Contrato a tiempo determinado.
Fecha de inicio: 15 de octubre de 2023.
Fecha de terminación: 30 de septiembre de 2024.

8. Lugar de Trabajo
Se realizará el trabajo en la oficina de AVSI Venezuela en Yaracuy, por lo cual residir en San Felipe o ciudades aledañas es altamente deseable; caso contrario, disponibilidad para reubicarse en Yaracuy. Disponibilidad para viajes eventuales a otros municipios y/o estados donde se ejecuta el proyecto a nivel nacional. Se valorará el conocimiento del territorio.