ASISTENTE ADMINISTRATIVO(A)

Acerca de CRS:
CRS cumple el compromiso de los Obispos de los Estados Unidos de atender a los pobres y vulnerables en el Mundo. El Evangelio de Jesucristo nos motiva a valorar, preservar y defender la dignidad de toda vida humana, fomentar la caridad y la justicia y personificar la enseñanza católica social y moral conforme actuamos. Como parte de la misión universal de la Iglesia Católica, trabajamos con las instituciones y estructuras católicas locales, nacionales e internacionales, así como con otras organizaciones, para asistir a las personas de acuerdo con sus necesidades y no por su credo, raza o nacionalidad. Damos la bienvenida como parte de nuestro personal y nuestros socios, a personas de todas las religiones y tradiciones seculares que comparten nuestros valores y nuestro compromiso de servir a aquellos que lo necesitan.
Resumen del Proyecto:
El área de Construcción de Paz y Justicia ha priorizado programas que buscan fortalecer la cohesión social y equidad económica, propiciando la paz, la reconciliación y la reducción de la violencia. Se busca desarrollar un mejor entendimiento de los procesos que llevan a una transformación en aspectos personales para reducir la violencia y aumentar la capacidad de tener relaciones sanas y pacificas. Por otra parte, se busca que los jóvenes que participan en estos procesos a través de los proyectos que se ejecutan, se conviertan en agentes de cambio para promover la paz y la reconciliación aportando a una vida productiva y sostenible en sus comunidades.
En esa línea, Catholic Relief Services, CRS, con el apoyo de la Oficina Internacional de Asistencia Antinarcóticos y Cumplimiento de la Ley, INL, por sus siglas en inglés, trabajará directamente con el Consejo Nacional de la Primera Infancia, Niñez y Adolescencia, CONAPINA, para fortalecer su capacidad de implementar programas de alta calidad para jóvenes con responsabilidad penal1, con el objetivo de preparar condiciones favorables a la rehabilitación y la reintegración.
Resumen del Puesto:
El/la Asistente Administrativo(a) del Proyecto “Segundas Oportunidades” – INL, brindará apoyo efectivo, atento y eficiente en los procesos administrativos relacionados con el proyecto, como parte de su contribución al cumplimiento de la misión de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Dará un servicio consistente y de alta calidad y contribuirá a la administración correcta de los recursos del proyecto para ayudar a asegurar efectividad operativa, en apoyo a una programación de alta calidad y dando cumplimiento a las políticas de CRS y las de los donantes, así como a sus normativas y reglamentos.
1 Jóvenes con Responsabilidad Penal: JCRP
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Principales Responsabilidades del Puesto:
• Facilitar la comunicación con todas las unidades de la organización y con los interesados externos, según sea necesario y requerido.
• Realizar transacciones y procesos administrativos especializados relacionados con las actividades del proyecto (Por ejemplo: digita, revisa y/o da formato a documentos; graba y transcribe minutas de reuniones; toma notas de acuerdos y da seguimiento al cumplimiento y las responsabilidades asignadas).
• Preparar documentos y contribuir a la coordinación del procesamiento de transacciones en apoyo a los procesos operativos generales (Requisiciones de compras, de pago, autorizaciones de viajes, anticipos de viajes, visas, etc.).
• Recopilar datos, realizar ingreso y verificación de datos relacionados con los procesos administrativos generales (Varias listas de contactos, reportes de asistencia de empleados, revisión de Hojas de Registro de vehículos, paquetes de bienvenida para visitantes, etc.).
• Apoyar procedimientos logísticos involucrados en la organización de reuniones, capacitaciones y cualquier otro tipo de evento; así como los arreglos de viaje y logísticos para personal y visitantes del proyecto, incluyendo visitas VIP, de acuerdo con las solicitudes del equipo técnico.
• Participar en reuniones y otros eventos estratégicos a los que se le convoque para sistematizar y llevar un hilo conductor de los avances del proyecto.
• Apoyar en las revisiones y en el control presupuestario que realiza la/el Coordinador(a) del proyecto, con el fin de fortalecer la gestión financiera del mismo.
• Ayudar en la preparación de historias de éxito, briefs, y otros documentos del proyecto, o su seguimiento, en coordinación con el área de Comunicaciones.
• Contribuir, oportunamente, en la preparación de informes a donantes, tablas de seguimiento de indicadores, informes de línea de base y evaluación final, así como con otros informes necesarios requeridos para los proyectos, según se necesario.
Educación, Experiencia y Habilidades Requeridas:
Educación y Experiencia
• Carrera Universitaria en Administración de Empresas, Relaciones Internacionales, Gestión de Proyectos u otras carreras similares.
• Experiencia laboral mínima de 2 años desempeñando tareas administrativas y programáticas en un ambiente de oficina.
• Se requiere experiencia de trabajo en organizaciones similares (Proyectos de Desarrollo, Cooperación Internacional, Asistencia Humanitaria y otros, relacionados).
• Dominio de los principales paquetes y herramientas tecnológicas (Microsoft Office, Zoom y otras plataformas de comunicación virtual, sistemas ERP, sistemas de recolección de datos).
• Experiencia en redacción y preparación de documentos a diversas audiencias. Muy buena ortografía y redacción.
Habilidades Personales
• Buenas habilidades en la administración del tiempo, con capacidad de trabajar en varias tareas. Fuertes habilidades de organización, planificación, revisión y monitoreo.
• Fuerte orientación de servicio al cliente, con buenas habilidades de comunicación y relaciones interpersonales.
• Proactividad, ingenio y orientación a soluciones y a resultados.
• Capaz de mantener información confidencial.
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Lengua Extranjera Requerida/Deseada: Nivel intermedio de idioma inglés es preferido.
Disponibilidad para viajar: Este puesto tendrá como base la ciudad de San Salvador, con eventual acompañamiento de actividades en campo.
Relaciones Laborales Clave:
De Supervisión: se reporta al Coordinador(a) del Proyecto “Segundas Oportunidades” – INL.
Interno: Equipo técnico del proyecto; Personal administrativo de la oficina de CRS El Salvador.
Externo: Socios (equipo técnico).
Competencias Institucionales:
(Estas están arraigadas en la misión, los valores y los principios rectores de CRS y son utilizados por cada miembro del personal para cumplir con sus responsabilidades y lograr los resultados deseados): 1. Integridad; 2. Mentalidad estratégica; 3. Mejora e innovación constantes; 4. Desarrolla talento; 5. Construye relaciones; 6. Rendición de Cuentas y Aprendizajes; 7. Trabaja en base a la Estrategia de la Agencia.
Descargo de Responsabilidad: Esta descripción de puesto no es una lista exhaustiva de la habilidad, esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición. La duración de la contratación de esta posición está sujeta a la duración de los fondos del proyecto y/o programa de país, así como otros procesos internos basados en la ley local.
Altamente Importante considerar:
Al solicitar este trabajo, se entiende y reconoce que CRS requiere que su personal trate a todas las personas con dignidad y respeto y que prevenga activamente el acoso, el abuso, la explotación y la trata de personas. Además, se entiende que, si es un candidato preseleccionado, estará sujeto a una verificación integral de antecedentes y sus referencias personales/profesionales se solicitaran para evaluar comportamientos relacionados con los temas relativos a la salvaguardia anterior.
Los procedimientos de adquisición de talento de CRS reflejan nuestro compromiso en la protección de niños y adultos vulnerables del abuso y la explotación.
CRS es un empleador que brinda Igualdad de Oportunidades.