Asistente Administrativo(a) y Logístico(a)

Asistente Administrativo(a) y Logístico(a)

UBICACION: Bogotá

POLITICA DE MARCO DE SALVAGUARDA DE LA NIÑEZ:

Nivel 2: El titular del puesto tendrá acceso a los datos personales de niñas, niños o adolescentes como parte de su trabajo. Necesitamos mantener procesos seguros de selección, por lo cual se incluyen verificaciones rigurosas de antecedentes, lo cual refleja nuestro compromiso con la protección de los niños contra el abuso.

El Marco de Salvaguarda se compone por tres políticas y un Código de Conducta: Política de Salvaguarda de la niñez, Política para la Protección contra el Abuso, el Acoso y la Explotación Sexual (PSEAH) o Salvaguarda de la adultez y Política Antiacoso, Antidiscriminación y/o antibullyg.

Su responsabilidad principal es garantizar el suministro, administración y distribución de los bienes y servicios de la oficina País de Save the Children Colombia, en el marco de las actividades transversales de la Fundación.

En procesos de compras de bienes y/o servicios en general:

• Recepción de requisiciones de compras en la oficina país.
• Gestionar los procesos y procedimiento de compras de bienes y adquisición de servicios.
• Realizar solicitudes de cotización según procedimiento y buscar nuevos proveedores.
• Garantizar que todos los artículos-servicios adquiridos representan la mejor relación calidad- precio, cumpliendo las necesidades en los plazos y tiempos de entrega.
• Elaboración de cuadro comparativo para selección de proveedores.
• Hacer la solicitud de vetting a los nuevos proveedores.
• Crear información de proveedores en el sistema que corresponda.
• Elaboración orden de compra (OC) en el sistema que corresponda.
• Envío orden de compra al proveedor, previa aprobación del Budget Holder.
• Mantener la base de compras (Procurement Tracker) actualizada.
• Mantener actualizada la base de datos de proveedores.
• Asegurar el cumplimiento de los requisitos de facturas junto con los demás formatos del proceso de compras según las exigencias de las políticas internas.
• Verificar que los procesos de compras tienen la documentación completa (buen recibido, cotizaciones, actas, cuadros comparativos, facturas y/o documento equivalente, RUT).
• Entregar oportunamente a finanzas los procesos de compra para autorización y pago.
• Control de suministros papelería, aseo y cafetería de la oficina.
• Consolidar necesidades de dotación, útiles de oficina y elaboración de requisiciones.
• Mantener registro actualizado de inventario de mobiliario, equipos e insumos de oficina y materiales para talleres.
• Gestión y apoyo de organización y realización de eventos.
• Apoyar la elaboración de Planes de Compra cuando se requiera.
• Gestionar previa solicitud y aprobación, reservas en hoteles y contratación de servicio de transporte de personas.
• Gestionar previa solicitud y aprobación la entrega de material para actividades.
• Gestiona previa solicitud y aprobación la entrega de alimentación para actividades.
• Participar activamente en la implementación del sistema Pro Save.
• Coordinar y supervisar las labores del personal de servicios generales.

Correspondencia y archivo

• Asegurar el archivo adecuado de toda la información de los procesos gestionados.

Administración y funcionamiento de la oficina país:

• Asegurar el seguimiento al vencimiento de servicios públicos y otros que se requieran para el normal funcionamiento, coordinando los pagos con el área financiera.
• Asegurar la adecuada presentación de la oficina y permanente disposición de útiles, elementos de cafetería y recursos en general.
• Asegurar el uso razonable de inventarios de aseo y útiles de oficina.
• Garantizar las reparaciones y adecuaciones locativas que se requieran.
• Mantener contacto permanente con la administración del edificio a fin de resolver toda situación que se presente.

Tecnólogo o Profesional en áreas de Administración, Contaduría, Finanzas o Afines.

• Mínimo dos años de experiencia en cargos similares, de preferencia en Organizaciones No Gubernamentales o Entidades de Cooperación Internacional.
• Buenas habilidades de comunicación.
• Manejo de procedimientos, leyes y normas colombianas relacionadas con el área.
• Manejo de tablas dinámicas/bases de datos
• Buenos conocimientos en programas de computación, particularmente en programas básicos de Office y Outlook.
• Capacidad para trabajar bajo presión y facilidad para establecer prioridades y cumplir con plazos establecidos.
• Iniciativa para proponer nuevas ideas, pensamiento creativo y análisis.
• Buen criterio y capacidad para priorizar eficazmente múltiples tareas en un entorno de cambio constante.
• Capacidad comprobada para poder trabajar en equipo, multi-cultural, multi-disciplinario e interinstitucional.
• Disciplina en el cumplimiento de labores exclusivas para este cargo.
• Políticamente y culturalmente sensible, con cualidades de paciencia, tacto y diplomacia
• Alto nivel de compromiso con valores de Save the Children)

NOTA 1: Con la presentación para participar en la presente convocatoria se autoriza a Save the Children a comprobar la información personal suministrada, así como a hacer uso de los datos personales para efecto de comprobación en bases de datos públicas y privadas relacionadas con nuestras políticas antifraude, lavado de activos y financiación del terrorismo. Los datos utilizados serán los indicados en la cedula de ciudadanía entregada.

NOTA 2: En todo caso, la solución a la prueba técnica será un criterio de evaluación y selección del personal, por lo que solo se usará el contenido para los efectos del proceso de selección y se respetará la propiedad intelectual del mismo, no genera en ningún caso remuneración alguna.

Se recibirán hojas de vida desde el 09 hasta el 16 de noviembre de 2022.

Las propuestas presentadas una vez cumplida y pasada la hora fijada para el efecto, o radicadas en dependencia distinta a la enunciada en este documento, NO SERÁN RECIBIDAS.

Esta oferta de empleo se encuentra abierta para ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia y que cumplan con los requisitos establecidos en la convocatoria.